Сайт использует временные файлы cookie, содержащие ip-адрес устройства, с которого Вы заходите на сайт, и параметры текущей сессии. Если Вы не согласны, то Вы должны соответствующим образом установить настройки используемого браузера.
ПринятьРОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГЛАВА ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА - МЭР ГОРОДА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 июня 2006 года N 428-р
г.Калининград
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в мэрии
города Калининграда
В целях дальнейшего совершенствования документационного
обеспечения управления, установления общих требований к
документированию управленческой деятельности и организации работы с
документами, руководствуясь Уставом муниципального образования
"Город Калининград",
1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в мэрии города
Калининграда согласно приложению.
2.Руководителю аппарата, управляющему делами мэрии Л.П. Донских:
-довести Инструкцию до сведения всех должностных лиц и
структурных подразделений мэрии города;
-обеспечить методическое руководство по организации
делопроизводства в структурных подразделениях мэрии города согласно
Регламенту мэрии и настоящей инструкции и контроль за соблюдением
их требований.
3.Контроль за выполнением распоряжения возложить на руководителя
аппарата, управляющего делами мэрии Л.П. Донских.
Глава города - мэр Ю.А. Савенко
Приложение
к распоряжению главы города
Калининграда - мэра города
от 30 июня 2006г. N 428-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в мэрии города Калининграда
Содержание
1.Общие положения
2.Составление и оформление отдельных видов документов:
2.1. Документирование управленческой деятельности города
2.2. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений
2.3. Порядок согласования проектов документов
2.4. Информационно-справочные документы
3.Правила подготовки и оформления документов:
3.1. Состав реквизитов
3.2. Требования к оформлению документов
3.3. Требования к бланкам документов
4.Требования к текстам документов
5.Организация документооборота и исполнения документов:
5.1. Организация документооборота
5.2. Организация доставки документов
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
6.Регистрация документов
7.Контроль исполнения документов:
7.1.Основные требования к организации контроля исполнения
документов:
7.2. Сроки исполнения документов
7.3. Организация контроля исполнения
8.Порядок рассмотрения письменных обращений граждан и
организация работы по приему граждан
9.Особенности оформления, порядок подготовки и передачи
документов, передаваемых по каналам факсимильной связи
10.Оформление документов с помощью печатных устройств.
Копировально-множительные работы
11.Составление номенклатуры и формирование дел:
11.1. Составление номенклатуры дел
11.2. Формирование дел
12.Подготовка документов к последующему хранению и использованию:
12.1. Экспертиза научной и практической ценности документов
12.2. Оформление дел
12.3. Составление описей дел постоянного хранения
12.4. Обеспечение сохранности документов
1. Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в мэрии города
Калининграда (далее - Инструкция) разработана в соответствии с
Федеральным Законом "Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации" и другими
нормативно-правовыми актами РФ, Калининградской области,
нормативно-методическими документами Государственной архивной
службы России, ГОСТОМ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы
документации". Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов, ГОСТОМ Р 51141-98 "Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения", Уставом муниципального
образования "Город Калининград", Регламентом мэрии.
1.2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и
организации работы с документами несекретного характера,
обращениями юридических лиц во всех структурных подразделениях
мэрии города. Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами, независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых
с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные
Инструкцией, обязательны для всех работников мэрии города и ее
структурных подразделений. Все работники ответственны за выполнение
требований инструкции, сохранность служебных документов и
неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Дисциплинарную ответственность за организацию и состояние
делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение
установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами
несут руководители структурных подразделений мэрии города.
1.5. Руководитель структурного подразделения в установленном
порядке определяет ответственного за ведение делопроизводства в
подразделении.
1.6. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его
организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников
подразделения с нормативными и методическими документами по
делопроизводству.
1.7. Организация работы с документами, содержащими информацию
ограниченного доступа, регулируется специальными инструкциями,
утверждаемыми главой города Калининграда - мэром города.
1.8. Передача служебных документов и их копий сторонним
организациям допускается только с разрешения руководителя аппарата,
управляющего делами мэрии города, в структурных подразделениях - с
разрешения их руководителей.
1.9. При отсутствии ответственного за делопроизводство работника
(отъезд в командировку, отпуск, увольнение, перевод на другую
работу), имеющиеся у него документы по указанию руководителя
подразделения передаются другому работнику.
1.10. Организация, ведение и совершенствование документационного
обеспечения управления на основе единой технической политики и
применения современных технических средств в работе с документами,
методическое руководство и контроль за соблюдением установленного
порядка работы с документами в подразделениях мэрии города
осуществляются общим отделом мэрии города.
2. Составление и оформление отдельных видов документов
2.1. Документирование управленческой деятельности мэрии города:
2.1.1.Управленческая деятельность мэрии города выражается
посредством издания распорядительных документов. Распорядительными
документами мэрии города согласно Регламенту мэрии города являются
постановления, распоряжения и поручения главы города
Калининграда-мэра города, распоряжения вице-мэра, председателя
комитета муниципального имущества и приказы руководителей служб,
подразделений мэрии, руководителя аппарата, управляющего делами
мэрии.
2.1.2.Распоряжения принимаются в целях разрешения оперативных
вопросов, организации работы мэрии.
2.2.Подготовка и оформление распорядительных документов мэрии:
2.2.1. Подготовка и оформление постановлений, распоряжений и
приказов должны отвечать требованиям настоящей Инструкции,
Регламента мэрии города, и по содержанию соответствовать
действующему законодательству.
2.2.2. Требования при подготовке проектов:
-заголовок документа начинается с предлога "О" или "Об", о чем,
должен быть предельно кратким, соответствующим его содержанию;
-изложение содержания - должно быть точным, последовательным,
исключающим возможность различного толкования;
-поставленные задачи - конкретными, с четким указанием на то, что
должно быть сделано, в какой срок, кто исполнитель, обеспеченными
необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не
противоречить действующему законодательству:
-объем документа не должен превышать 2-3 страниц;
- не допускается употребление сокращенных слов, наименования
предприятий, организаций приводятся в соответствии с их
учредительными документами;
- текст документа начинается словами: "В целях...", "В связи..."
и т.п. Если проект документа издается на основе других правовых
актов, констатирующая часть оформляется предложениями,
начинающимися выражениями "В соответствии..., на основании. ....",
при этом указываются вид правового акта, орган его издавший, дата,
номер, наименование. Если в документ вносились изменения или
дополнения, то после его наименования указывается дата их внесения.
Например: в соответствии с Законом Калининградской областной Думы
от 08.05.2005 г. N 26 "О муниципальной службе" (с изменениями от
24.05.2000г)
- в проекте учитываются ранее принятые по данному вопросу
документы (если таковые имеются), не допускаются повторения и
противоречия с ними;
- наличие всех приложений, на которые имеются ссылки в проекте.
2.2.5. Текст проекта постановления содержит констатирующую и
постановляющую части и может иметь приложения. Констатирующая часть
излагается кратко, не превышая 1/3 документа. Если предписываемые
действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может
отсутствовать. Проекты распоряжений могут и не иметь констатирующей
части, начинаться с глаголов "утвердить, разрешить".
2.2.6. Констатирующая и постановляющая части проекта документа
разделяются двоеточием, текст постановляющей части начинается с
новой строки. Констатирующая и постановляющая части не разделяются
в случае, если постановляющая часть состоит из одного пункта.
2.2.7. Постановляющая часть документа излагается в повелительной
форме. Если постановляющая часть предполагает различные по
характеру предписываемые действия, она делится на пункты. Каждый
пункт текста должен содержать законченную информацию и включать,
как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых
действий объединяют в один пункт, если они взаимосвязаны. Пункт
может разбиваться на подпункты, однако не следует помещать в одном
пункте большое количество подпунктов. Пункты размещаются по их
значимости от наиболее существенных к второстепенным или в
последовательности развития вопроса. Возможна группировка пунктов
по исполнителям, срокам исполнения.
Пункты и подпункты постановляющей части нумеруются арабскими
цифрами, номер подпункта состоит из порядкового номера пункта и
порядкового номера подпункта (1.1, 1.2., 1.3., и т.д.) Каждый пункт
или подпункт заканчивается точкой (1.1. и т.д.).
2.2.8. Пункты постановляющей части проекта документа могут
начинаться:
- с указания исполнителя (структурного подразделения мэрии
города, предприятия, организации с указанием инициалов фамилии
руководителя) и конкретного предписываемого действия. Например:
Комитету по финансам и контролю (Заремба Р.И.) разработать....; Или
с указания должности руководителя структурного подразделения с
указанием инициалов, фамилии руководителя. Например: Председателю
комитета по финансам и контролю Р.И. Заремба разработать... .
- с указания предписываемого действия, а затем исполнителя
(Запретить руководителям структурных подразделений....);
- с указания действия в случае, если оно не связано с
определенным исполнителем ("Утвердить состав... );
- в каждом пункте постановляющей части проекта документа,
предписывающего какие-либо действия, как правило, указываются
конкретные сроки их исполнения;
- предписания формулируются в категоричной форме и выражаются
глаголом в неопределенной форме (подготовить, установить,
обеспечить, обязать и т.д.). Не допускается использование
неконкретных расплывчатых выражений, проверка исполнения которых
затруднена.
2.2.9. При необходимости в проекте документа указываются:
- дата введения в действие документа;
- указание о признании утратившими силу распорядительных
документов или их отдельных пунктов;
- указание об отмене распорядительных документов или отдельных
пунктов;
- поручение о контроле за выполнением данного распорядительного
документа (Контроль за выполнением распоряжения возложить на
вице-мэра города....).
При утверждении состава комиссии должность, фамилия, имя,
отчество указываются полностью.
В распорядительных документов наименования предприятий,
организаций, учреждений указываются полностью в соответствии с их
учредительными документами. В постановляющей части проекта
документа фамилия, имя, отчество физических лиц указываются
полностью.
Постановляющая часть документа может быть сокращена за счет
вынесения информации в приложение. Приложение является неотъемлемой
частью документа. В правом верхнем углу располагаются слова:
Приложение 1
к постановлению главы
города Калининграда-
мэра города
от _____________
N _______
Далее следует заголовок.
2.3. Информационно-справочные документы:
2.3.1. В деятельности мэрии города создаются следующие виды
справочно-информационных документов: письма, справки, протоколы,
информации, докладные записки, объяснительные записки, телеграммы,
телефонограммы, акты.
2.3.2.Письмо - обобщенное название различных по содержанию
документов, пересылаемых по почте, оформляется только на бланке
письма. Наиболее часто используются три вида писем: письмо-запрос,
письмо-ответ, сопроводительное письмо. Письмо должно составляться
по одному вопросу. Текст письма состоит из двух частей. В первой
части излагаются факты или документы, послужившие основанием для
создания документа. Во второй части излагаются ответ на обращение,
просьбы или предложения.
Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст
которых не содержит пояснения о цели направления.
2.3.3. Справка-документ, содержащий описание или подтверждение
тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы:
справки информационного характера, описывающие и устанавливающие
факты, события и содержащие сведения служебного характера, и
справки, удостоверяющие юридический факт, и выдаваемые
заинтересованным гражданам или учреждениям.
Обе группы справок оформляются на бланке мэрии или структурного
подразделения в соответствии с установленными стандартами.
Справки финансового характера подписываются главой города
Калининграда - мэром города и главным бухгалтером, а в структурных
подразделениях руководителем и главным бухгалтером.
2.3.4. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы
могут быть краткими и полными.
Реквизиты протокола: вид документа (ПРОТОКОЛ), наименование
структурного подразделения, дата, номер документа, заголовок,
текст, подписи. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты:
-председатель или председательствующий;
-секретарь;
-присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших;
-повестка дня;
-докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание
докладов и выступлений помещается в тексте протокола или
прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска
"Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте
протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги
голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время
обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения). В краткой форме протокола фиксируются
только принятые решения по соответствующим вопросам.
2.3.5. Акт - документ, подтверждающий факты, события. Реквизиты:
наименование структурного подразделения, вид документа, дата,
номер, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подписи. Акт
состоит из двух частей:
-основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке,
председатель;
- цели, задачи, суть проведенной работы.
2.3.6. Докладная записка - документ, адресованный руководителю,
содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями. Реквизиты: наименование структурного подразделения,
вид документа, заголовок, отражающий содержание, дата, текст,
подпись. Цель докладной записки - побудить руководителя принять
определенное решение, поэтому текст, как правило, делится на две
части. Первая - констатирующая или описательная, где описывается
ситуация или излагаются имеющиеся факты. Во второй части излагаются
просьбы и предложения. Внутреннюю докладную записку, подаваемую
руководителю, оформляют на бланке структурного подразделения, и
подписывает ее руководитель структурного подразделения.
2.3.7. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины
какого-либо события, факта, поступка.
Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать
неопровержимые доказательства. Оформляются они на чистых листах
бумаги с указанием должностного лица, которому они представляются и
подписываются составителем.
2.3.8. Телеграмма оформляется на обычной бумаге. Печатают
телеграмму в двух экземплярах, на одной стороне листа, через два
интервала, прописными буквами. Первый экземпляр отправляется на
телеграф, второй передается в бухгалтерию. Информация, не
подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись
должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме
заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который
подлежит передаче.
Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков
препинаний (если при этом не искажается содержание), без переноса
слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. Знаки препинания
обозначаются условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ,
двоеточие -ДВТ, кавычки - КВЧ, условно обозначается слово
"номер"-НР. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается
руководителем и заверяется печатью. Исправления, внесенные при
подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка.
Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном
экземпляре. На экземпляре, остающемся в общем отделе мэрии или
структурных подразделениях, указываются все адреса и прилагается
список адресатов.
2.3.9. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование
организации, вид документа, дата, номер, место составления,
адресат, текст, подпись, отметка о времени передачи и приема и
указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и
передавших телефонограмму. Телефонограммы составляются в одном
экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным
исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50
слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то
прилагается список учреждений адресатов и номеров телефонов.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов в мэрии города используют
следующие реквизиты:
-наименование структурного подразделения - исполнителя документа;
-справочные данные о структурном подразделении;
-наименование вида документа;
-дата документа;
-регистрационный номер;
-ссылка на регистрационный номер и дату документа;
-место составления документа;
-гриф ограничения доступа к документу;
-адресат;
-гриф утверждения документа;
-резолюция;
-заголовок к тексту;
-отметка о контроле;
-текст документа;
-отметка о наличии приложений;
-подпись;
-гриф согласования документа;
-визы согласования документа;
-печать;
-отметка о заверении копии;
-отметка об исполнителе;
-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
-отметка о поступлении документа в структурное подразделение;
-идентификатор электронной копии документа.
3.2. Требования к оформлению документов:
3.2.1.Наименование структурного подразделения, являющегося
автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в Положении о данном подразделении.
3.2.2. Справочные данные о структурном подразделении: почтовый
адрес, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты.
3.2.3. Наименование вида документа, составленного или изданного
структурным подразделением, регламентируется положением о
структурном подразделении и должно соответствовать видам
документов, предусмотренных УСОРД (унифицированная система
организационно-распорядительных документов).
В письме наименование вида документа не указывают.
3.2.4. Датой документа является дата его регистрации
(распорядительные документы, письма) или дата события,
зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого
документа (план, инструкция, положение, отчет) дата утверждения.
Нормативно-правовые акты, изданные совместно с другими органами
исполнительной власти, должны иметь соответствующие номера и единую
дату.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками,
год-четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2006 года
можно оформлять 05.01.2006 года или 05.01.06 г. Допускается
словесно-цифровой способ оформления даты в финансовых документах
например: 5 января 2006 года. Все служебные отметки на документе,
связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и
подписываться. В некоторых ответственных или чрезвычайных ситуациях
на документе может указываться не только дата, но и время его
издания, например: 21 сентября 2006 года 20.00
3.2.5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера или порядкового номера и литера (буквы). Порядковые номера
присваиваются в пределах каждого вида документов в течение
календарного года. Регистрационный номер документа, составленный
совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из
регистрационных номеров документа каждого из этих структурных
подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания
авторов документа.
3.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на
который дается ответ.
Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах. Наличие
этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражение
типа:
"На ваше письмо от __________N ___________ сообщаем...".
3.2.7. В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному или физическому лицу
инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее
структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в
дательном падеже.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить
почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово "Копия"
перед вторым, третьим, адресатами не указывают. При большом
количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если
письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем
почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу
указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя.
3.2.8. Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым
документом.
Гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ
(без кавычек и двоеточий), наименования должности лица,
утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Глава города Калининграда-
мэр города
______________Ю.А. Савенко
"___"______________2006 г.
Документ может быть утвержден коллегиальным органом. Решение об
утверждении заносится в протокол заседания. Утверждение документов
может осуществляться распорядительными документами. При утверждении
документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или
УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты и номера.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне. Допускается в реквизите "Гриф
утверждения документа" центрировать элементы относительно самой
длинной строки. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу
документа.
3.2.9. Резолюция
Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает
фамилии исполнителей, содержание поручений, срок исполнения,
подпись и дату. На документе не должно быть более четырех
резолюций. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.2.10. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Он
состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может
отвечать на вопросы: о чем? о ком? В конце заголовка точка не
ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчеркиваются,
шрифт не выделяется.
3.2.11. Отметка о контроле - это отметка о контроле за
исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или
штампом "Контроль". Тексты документов составляются на русском
языке.
Тексты оформляются в виде анкет, таблиц, связного текста или в
виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь
заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы
должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются
только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указывают причины, основания, цели составления документа, во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть
(например, распоряжения - распорядительную часть без
констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки,
докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа,
подготовленного на основании документов других организаций или
ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование
документа, наименование организации - автора документа, дату
документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его
следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют
арабскими цифрами.
В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим направить,
направляем на рассмотрение);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу
выделить);
- от третьего лица единственного числа (мэрия предлагает).
3.2.13.Отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование, количество листов и количество
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,
например:
Приложение: 1. Положение об управлении на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов управления на 7 л.
2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в
правом верхнем углу пишут: Приложение - с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
Приложение 1
к распоряжению главы
города Калининграда -
мэра города
от ____________ N____
3.2.14. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование
должности лица, подписавшего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе,
оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи
(инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности.
Глава города - мэр Ю.А. Савенко
Главный бухгалтер мэрии И.Н. Федорова
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне, например:
Глава администрации Глава администрации
Балтийского района Ленинградского района
А.В. Булкин В.А. Лучников
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного
лица с указанием его должности и фамилии (если исполнение
обязанностей не возложена на него распорядительным документов).
Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или
косую черту перед наименованием должности.
3.2.15. Гриф согласования документа состоит из слова
СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета
по финансам и контролю мэрии
___________Р.И. Заремба
23.01.2006
Если согласование оформляется в виде письма, протокола или других
документов, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо комитета по
финансам и контролю
от 30.01.2006 N 451
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
координационного совета
от 21.02.2006 N25
3.2.16. Согласование документа сопровождается визой, включающей
подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и
дату подписания. Например:
Начальник правового управления мэрии
Личная подпись Г.А. Варфоломеева
"___"___________ 2006
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления мэрии
Личная подпись Г.А. Варфоломеева
25.01.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и
прилагаются к документу.
Визы могут быть оформлены как на документе, так и на отдельном
листе согласования.
3.2.17. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, предусмотренных специальными нормативными актами,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
распоряжением финансовыми средствами.
3.2.18. Копии документов заверяются для придания им юридической
силы. Мэрия города или структурные подразделения могут выдать копии
только тех документов, которые создаются в самой мэрии или
структурных подразделениях. Копия документа заверяется
руководителем или другими уполномоченными должностными лицами.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку
подписи, дату заверения, например:
Верно
Специалист отдела Личная подпись Е.Л. Румянцева
06.02.2006
Допускается копию документа заверять печатью структурного
подразделения мэрии, если иное не предусмотрено действующими
нормативно-правовыми актами.
3.2.19. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию,
имя, отчество - в сокращенном виде) исполнителя документа и номер
телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров
924456
3.3. Требования к бланкам документов:
3.3.1 Документы должны оформляться на бланках. Устанавливаются
два основных формата бланков документов А4 и А5. Форматы по ГОСТ
9327-60:
-А4 210 x 297
-А5 148 x 210
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля не менее, мм:
20 - левое (в распорядительных документах -30);
10 - правое;
15 - верхнее;
20 - нижнее.
3.3.2 Бланки документов изготавливаются на белой бумаге. Бланки
допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств
оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств
вычислительной техники непосредственно при подготовке конкретного
документа.
3.3.3. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на
бланках - угловой и продольный.
3.3.4. В мэрии города установлены следующие бланки документов:
- личный бланк главы города Калининграда- мэра города;
- первого вице-мэра города;
- вице-мэра города, председателя комитета;
- руководителя аппарата, управляющего делами мэрии
- общий бланк мэрии города;
- бланки администраций районов;
- бланки структурных подразделений мэрии.
Общий бланк мэрии города используется для изготовления писем за
подписью главы города Калининграда -мэра города и вице - мэров
города, другие бланки для писем первого вице-мэра, руководителей
структурных подразделений мэрии.
3.3.5. Документы изготавливаются при помощи печатающих устройств
вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются
должностные лица, допускается писать на бланке (заявление,
объяснительная записка и т.д.).
3.3.6. При изготовлении документов на двух и более страницах
вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют в середине верхнего поля листа или в
верхнем правом углу.
4. Требования к текстам документов
4.1. Тексты документов мэрии города рекомендуется разделять на
две части. В первой указываются основания, цели, причины
составления документа, во второй излагаются выводы, решения,
просьбы, предложения. Текст документа может состоять из одной
фразы, в первой ее части также сообщается основание или причины
создания документа, во второй - решение, распоряжение или просьба.
В отдельных случаях текст документа может содержать одну
заключительную часть. Документы, содержащие информацию большого
объема и по различным вопросам, следует разбивать на разделы,
подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами.
4.2. В постановлениях, распоряжениях, приказах, в документах,
адресованных руководству (заявление, докладная записка,
объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от
первого лица единственного числа (постановляю, приказываю,
предлагаю, прошу).
4.3. В распорядительных документах коллегиальных органов
(коллегия, комиссия) текст излагается от третьего лица
единственного числа (постановляет, решила). В совместных
распорядительных документах используется форма изложения текста от
первого лица множественного числа (постановляем, решили,
предлагаем).
4.4. В протоколах используется форма изложения текста от третьего
лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание
выступления излагается от третьего лица единственного числа.
4.5. В документах, устанавливающих права и обязанности
(положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или
оценку фактов и событий (акт, заключение, справка), используется
форма изложения от третьего лица единственного или множественного
числа (отдел осуществляет функции, комиссия установила, в состав
управления входят).
4.6. В письмах используется форма изложения текста:
- от первого лица множественного числа (просим представить,
направляем для сведения);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу
выделить);
- от третьего лица единственного числа (мэрия не возражает,
управление считает возможным).
4.7.Оформление всех текстовых документов в электронном виде, в
формате "Times New Roman" - 14 шрифт.
5. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Организация документооборота:
5.1.1. Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки образует документооборот.
5.1.2. Порядок прохождения документов регламентируются настоящей
Инструкцией по делопроизводству мэрии г. Калининграда, положениями
о структурных подразделениях и должностными инструкциями их
работников.
5.2. Организация доставки документов:
5.2.1. Доставка документов в мэрию осуществляется средствами
почтовой, курьерской связи, лично заявителями. С помощью почтовой
связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых
регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких
пакетов, а также печатные издания.
5.2.2. По каналам средств связи поступают телеграммы,
факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов:
5.3.1. Документы, поступающие в мэрию города на бумажных
носителях, проходят первичную обработку, предварительное
рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям, согласно общему порядку, предусмотренному Регламентом
мэрии.
5.3.2. Прием и первичная обработка документов на имя главы города
Калининграда-мэра города производится в общем отделе мэрии. При
приеме документов проверяется правильность доставки, при вскрытии
конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и
приложений, конверты с надписью "лично" не вскрываются. При
поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные
ранее документы. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается
по назначению. При обнаружении повреждения, отсутствия документов
или приложений к ним сообщается об этом отправителю. Конверты
уничтожаются кроме случаев, когда только по конверту можно
установить отправителя или время отправления и получения документа.
На полученном документе в правом нижнем углу первого листа
проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и дату
поступления документа.
5.3.3. После регистрации документы передаются на доклад
руководителю. В том случае, когда в поступившем документе имеется
ссылка на другие документы, последние передаются руководству мэрии
вместе с поступившим документом. После возвращения документов от
руководства содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии
исполнителей заносятся в журнал регистрации и компьютерный банк
данных. Затем документы передаются непосредственно исполнителям. В
случае необходимости документ ставится на контроль.
5.3.4. Размножение, оформление, учет и рассылка других документов
мэрии осуществляется работниками структурных подразделений мэрии,
на которых возложены соответствующие должностные обязанности.
5.3.5. Прием и передача входящих, исходящих документов мэрии
осуществляется с обязательной отметкой в автоматизированной системе
"Lotus Notes".
5.3.6. Исходящие документы, подписанные главой города
Калининграда - мэром города регистрируются в общем отделе мэрии, за
подписью руководителей структурных подразделений в самих
подразделениях. Письма для регистрации в общем отделе мэрии города
представляются в трех экземплярах: первый отправляется адресату,
второй остается в отделе, третий передается исполнителю в
структурное подразделение. Документы, предназначенные для отправки,
принимаются полностью оформленными, подписанными. Конверты,
уведомления оформляются структурными подразделениями. Неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Для
доставки документов в срочном порядке могут привлекаться работники
структурных подразделений.
6. Регистрация документов
6.1. Регистрация документов (на имя главы города
Калининграда-мэра) осуществляется (общим отделом мэрии). В
соответствии с Регламентом мэрии входящие документы регистрируются
в день поступления, исходящие - в день подписания.
Каждый документ регистрируется в общем отделе, др. структурных
подразделениях мэрии только один раз.
6.2.При регистрации на документе проставляется номер. Номерами
распорядительных документов и протоколов являются их порядковые
номера в пределах каждого вида документа, которые им присваиваются
в рамках календарного года.
6.3.Журналы (картотеки) регистрации всех категорий документов
являются справочным материалом по документам мэрии.
7. Контроль исполнения документов
7.1.Основные требования к организации контроля исполнения
документов: изложены в Регламенте мэрии города.
7.2. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по
срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
7.3. Сроки исполнения документов (согласно Регламенту мэрии
города Калининграда, утвержденному постановлением главы города
Калининграда-мэра города от 10.05.2006. N1010).
7.4. Организация контроля исполнения:
7.4.1. Контроль исполнения документов в мэрии города
осуществляется по системе АКИД (автоматизированный контроль
исполнения документов).
7.4.2. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
7.4.3. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае
болезни, увольнения или перемещения, работник, ответственный за
контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику
по согласованию с руководителем все документы, находящиеся на
контроле.
7.4.4. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем
порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в
месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до исполнения
срока.
Все напоминания исполнителям и информации фиксируются в контрольных
карточках.
7.4.5. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель
структурного подразделения. Снятие документа с контроля оформляется
отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие
сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер),
свидетельствующий об исполнении, отметка "в дело", номер дела, в
котором будет храниться документ, дата.
7.4.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам.
7.4.7. Общий отдел мэрии на основании еженедельных информаций,
полученных от структурных подразделений, готовит сводные данные о
состоянии исполнительской дисциплины.
8. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан и
организация работы по приему граждан.
8.1.Ответственность за правильную организацию работ по
рассмотрению обращений граждан, поступающих в мэрию города,
возлагается на руководителя аппарата, управляющего делами и отдел
по работе с населением. Обращения граждан, поступающие в мэрию
города на имя главы города-мэра, регистрируются в отделе по работе
с населением.
8.1.2. Обращения, адресованные главе города Калининграда мэру
города, передаются ему на рассмотрение, в других случаях обращения
передаются на рассмотрение первому вице - мэру города согласно
Регламенту мэрии и его компетенции.
Анонимные обращения, как правило, не подлежат регистрации и
соответственно рассмотрению.
Анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или
совершенном преступлении, незамедлительно направляются руководителю
аппарата, управляющему делами мэрии для сообщения в
правоохранительные органы.
8.1.3. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи
первого обращения истек установленный законодательством срок
рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению
решением. Повторные обращения граждан, как правило, ставятся на
контроль.
Обращения одного и того же автора, по одному и тому же вопросу,
поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по
разным вопросам.
8.1.4.Срок рассмотрения обращений граждан не должен превышать 30
дней со дня регистрации, если в резолюции не указан другой срок
исполнения. Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата
направления письменного ответа заявителю и полное выполнение
резолюции.
8.1.5.Срок рассмотрения обращений граждан исчисляется от даты
регистрации письма в отдел по работе с населением. При
невозможности исполнения обращения в указанные сроки, необходимо
заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения.
Продлить срок рассмотрения обращения может только руководитель,
заместитель руководителя или руководитель аппарата, управляющий
делами мэрии города, но не более чем на один месяц, с сообщением об
этом обратившемуся лицу.
8.1.6. Для продления срока рассмотрения обращения необходимо
подготовить справку с указанием проделанной работы за установленный
период по выполнению поручения, обоснованием невозможности
рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложений по
продлению срока рассмотрения. Справка должна быть подготовлена на
бланке структурного подразделения и подписана руководителем или
лицом официально его замещающим.
8.1.7. Обращение может быть зарегистрировано, но не рассмотрено
по существу, если:
- обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было
ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют
основания для пересмотра ранее принятого решения;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в
законную силу судебное решение;
- обращение направлено лицом, которое признано недееспособным
решением суда, вступившим в законную силу;
- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают
против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц).
В этих случаях лицу, направившему обращение, направляется ответ с
указанием одной из перечисленных причин.
8.1.8. В ответах на письменные обращения граждан не допускаются:
- взаимоисключающая по содержанию информация;
- формальный подход к решению поставленных в обращении вопросов;
- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения
выявленных недостатков;
- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного
из поставленных в обращении вопросов;
- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если
такое имеется) с сообщением об этом обратившемуся лицу.
Если рассмотрение обращения поручено группе лиц и в резолюции не
указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку
ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
8.1.9. Если в поручении по обращению несколько исполнителей, то
они не позднее, чем за 5 дней до истечения срока ответа на
обращение, представляют ответственному исполнителю справки для
составления ответа.
8.1.10. Исполненными считаются обращения граждан, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые
меры и авторам даны исчерпывающие ответы.
8.1.11. В случае, если на обращениях стоит отметка "Подлежит
возврату", такие обращения при ответе подлежат возврату в сектор по
работе с населением.
8.1.12. В ответах о результатах рассмотрения обращений граждан
необходимо:
-сослаться на номер и дату карточки обращения отдела по работе с
населением;
-кратко изложить содержание обращения гражданина (указать
фамилию, имя, отчество);
-если в обращении поставлено несколько вопросов, ответ строится
раздельно по каждому рассмотренному вопросу, абзацы нумеруются
арабскими цифрами и начинаются подзаголовком, отражающим существо
поставленного вопроса;
-при невозможности решения вопроса в установленный
законодательством срок, изложить причины задержки и срок
окончательного разрешения (для снятия обращения с
контроля-дополнительно сообщить об окончательных результатах
разрешения);
-указать виновных должностных лиц, дать оценку их действиям,
послуживших причиной для возникновения обращения, сообщить о мерах
взыскания (в случае отсутствия виновных - изложить ответ на данный
вопрос по существу со ссылкой на законодательство Российской
Федерации и нормативные акты).
8.2. Организация работы по приему граждан:
8.2.1. Глава города Калининграда -мэр города, его вице - мэры
города, руководитель аппарата, управляющий делами мэрии,
руководители структурных подразделений, главы районных
администраций ведут прием граждан по личным вопросам согласно
графику приема. Запись на прием к главе города - мэру производится
начальником отдела по работе с населением. Учет приема посетителей
и результатов рассмотрения их устных обращений ведется по
учетно-контрольным карточкам и с использованием электронного
носителя.
Отдел по работе с населением еженедельно анализирует и
представляет руководителю аппарата, управляющему делами мэрии
информации о количестве принятых посетителей и результатах
рассмотрения их обращений.
8.2.2. Личный прием граждан в структурных подразделениях мэрии
города включает следующее:
- назначение дня приема граждан по личным вопросам руководителем
подразделения;
- запись населения на прием;
- ведение делопроизводства по обращениям граждан;
- осуществление контроля за исполнением поручений руководителей
по рассмотрению обращений граждан, принятых на личном приеме;
- оказание консультативно-правовой помощи гражданам;
- информирование руководителей по итогам обращений граждан.
8.2.3. Запись граждан на прием к руководителю структурных
подразделений мэрии осуществляет помощник руководителя.
8.2.4. На каждого заявителя, обратившегося на личный прием,
вводятся данные в компьютер с распечаткой карточки приема.
8.2.5. Руководитель, ведущий прием, рассмотрев и проанализировав
представленные материалы, делает в карточке приема аннотацию
вопроса обращения и резолюцию для исполнителя.
8.2.6. В случае необходимости руководитель вправе запрашивать от
заявителя дополнительные материалы.
8.3.7. По результатам приема и визы руководителя специалист
вводит указанные реквизиты в базу данных и направляет материалы с
личного приема исполнителям.
8.2.8. Поручение снимается с контроля руководителем, если:
- вопрос решен положительно;
- дан обоснованный отказ;
- дано разъяснение на все поставленные заявителем вопросы.
8.2.9. В карточке личного приема делается отметка об исполнении:
9. Особенности оформления, порядок подготовки и передачи
документов, передаваемых по каналам факсимильной связи
9.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с
бумажного носителя и прием этой информации в виде копий.
9.2. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов.
9.3.Отправляемые документы должны соответствовать следующим
правилам:
-документ должен быть подлинником или заверенной копией, с четким
изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор,
протокол и т.д.) на белой бумаге формата А4;
-объем передаваемого за один сеанс документа не должен превышать
5 листов;
-запрещается передавать по телефаксу документы с грифом "Для
служебного пользования".
9.4. Работа с факсограммой производится как с обычным входящим
документом.
9.5. Ответственность за содержание информации и оформление
документа, передаваемого по каналам факсимильной связи, возлагается
на исполнителя, подготовившего материал, на руководителя
соответствующего адресата.
9.6. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их
приема, срочные - немедленно.
10. Оформление документов с помощью печатных устройств.
Копировально - множительные работы
10.1. Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных
устройств:
10.1.1. Печатание документов главы города - мэра (подготовленные
сотрудниками аппарата управления) производится в машинописном бюро.
10.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы в
порядке поступления. Срочные материалы печатаются вне очереди.
Порядок выполнения срочных работ определяется начальником общего
отдела мэрии по согласованию с исполнителем, передавшим материал
для печатания.
10.1.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны
разборчиво, аккуратно, на одной стороне листа. Небрежно и
неразборчиво написанные материалы для печатания не принимаются. При
подготовке материалов для печатания особое внимание следует
обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения
слов применяются только общепринятые. Не следует употреблять слова
и выражения, вышедшие из употребления. Использование новых и
заимствованных слов должно быть оправданным.
10.2. Копировально-множительные работы:
10.2.1. Копировально-множительные работы для аппарата управления
мэрии производятся в общем отделе. На размножение сдаются только
служебные документы.
10.2.2. Документы и материалы (как правило, первые
экземпляры-подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном
виде, качественно и четко напечатанными.Тираж размноженных
материалов должен фиксироваться в учетном журнале.
10.2.3. Структурные подразделения мэрии города, имеющие
копировально-множительную технику, производят размножение
документов самостоятельно.
11. Составление номенклатуры и формирование дел
11.1. Составление номенклатуры дел:
11.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный список
наименований дел, заводимых в мэрии города, с указанием сроков их
хранения. Номенклатура дел служит для распределения и группировки
исполненных документов в дела, для установления сроков их хранения,
в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные
документы и является учетным документом в архиве мэрии для дел
временного хранения (до 10 лет включительно).
Номенклатура дел оформляется по форме, установленной
Государственной системой документационного обеспечения управления
(ГСДОУ).
11.1.2.Номенклатура дел составляется каждым структурным
подразделением мэрии.
Номенклатура дел утверждается руководителем структурного
подразделения.
11.1.3. Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение
5 лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в
случае коренных изменений в структуре и функциях мэрии. Если таких
изменений не произошло, сводная номенклатура дел в конце каждого
года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 1 января
следующего года. Согласованный экземпляр сводной номенклатуры дел
является документом постоянного хранения и вносится в опись дел
постоянного хранения по году согласования.
11.1.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются
наименования структурных управлений и отделов подразделений мэрии,
расположенные в соответствии с утвержденной организационной
структурой.
11.1.5. В номенклатуру дел должны быть включены все дела и
документы, отражающие документированные участки работы.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры,
справочники и другие подобные документы.
11.1.6. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой
индекс. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и
порядкового номера дела в пределах структурного подразделения
мэрии.
11.1.7. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов
определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их
взаимосвязью, например:
-нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;
-постановления, распоряжения главы города - мэра города;
-протоколы заседаний коллегии, комиссий, документы к ним;
-планы;
-отчеты;
-справочные документы и т.д.
11.1.8. Заголовок дела должен кратко и четко формулировать род
дела (переписка) или вид документа (постановление), вопрос, к
которому относятся документы, период, к которому они относятся
(квартальные отчеты), корреспондентов (переписка с коммерческими
предприятиями).
11.1.9. Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь
возникших дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.
11.1.10. На начало года в структурных подразделениях мэрии
заводятся дела, предусмотренные номенклатурой, на которых
указываются номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год),
срок хранения дела.
11.1.11. По окончании делопроизводственного года в конце
номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных
дел.
11.2. Формирование дел:
11.2.1. Документы формируются в дела в строгом соответствии с
утвержденной номенклатурой.
11.2.2. При формировании дел необходимо выполнять следующие
правила:
-в деле размещаются только подлинные документы;
-в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублетных
экземпляров и документов, подлежащих возврату;
-документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей,
даты, регистрационного номера, и т.д.), неисполненные,
недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не
включаются;
-документы постоянного и временного срока хранения формируются в
разные дела;
-дело не должно содержать более 250 листов;
-дела документов с постоянным сроком хранения формируются только
из первых экземпляров документов, подписанных главой города - мэром
города или исполняющими его обязанности, руководителем структурного
подразделения.
-документы группируются в дела за один календарный год.
Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки
сотрудников, книги учета движения трудовых книжек), формирование
которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.
11.2.3. Расположение документов внутри дел производится в
логической последовательности решения того или иного вопроса, по
хронологии (по датам подписания, поступления, исполнения).
11.2.4. При хронологическом порядке расположения документов
постоянного хранения наиболее ранние документы находятся в начале
дела.
11.2.5. Постановления и распоряжения располагаются в
хронологической последовательности с относящимися к ним
приложениями в пределах календарного года.
11.2.6. В мэрии города создаются и отдельно формируются следующие
виды распорядительных документов:
-распоряжения и постановления по основной деятельности - срок
хранения постоянно;
-распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении,
перемещении, аттестации, доплатам, изменении фамилии) - срок
хранения 75 лет;
-распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков,
командировании, поощрении, взысканиях) - срок хранения 5 лет.
-сроки хранения других документов определяются сводной
номенклатурой дел мэрии.
11.2.7. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные
дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
11.2.9. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в
отдельные дела. Заявления и жалобы граждан по личным вопросам и
документы по их рассмотрению хранятся 5 лет.
11.2.10. Переписка группируется в дела за период календарного
года в хронологической последовательности. Документ-ответ
помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года
с указанием индекса за предыдущий год, в котором хранятся
предшествующие документы по этому вопросу. Переписка с вышестоящими
учреждениями группируется по вопросам.
11.2.11. Справки, информации, отчеты или другие документы
аналитического характера, отражающие деятельность мэрии,
формируются в самостоятельное дело со сроком хранения "Постоянно".
12. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
12.1. Экспертиза научной и практической ценности документов:
12.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию включает экспертизу научной и практической ценности
документов мэрии, оформление дел, описание дел, обеспечение
сохранности документов и передачу дел в ведомственный архив
структурного подразделения, а затем в МУ "Калининградский городской
архив".
12.1.2. Экспертиза ценности документа - это определение
политического, исторического, практического и иного значения
документов в целях отбора их на хранение и установления срока
хранения.
12.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующей экспертной комиссией мэрии (ЭК). Она назначается
распоряжением глава города Калининграда - мэра города в составе 3-5
человек. Членами комиссии являются работники аппарата мэрии города
и ее подразделений, знающие делопроизводство.
Экспертная комиссия руководствуется в работе методическими
указаниями архивных учреждений. Основанием при отборе дел на
постоянное хранение и уничтожение является "Перечень типовых
документов образующихся в деятельности организации с указанием
сроков хранения (Москва 2000 год)" и сводная номенклатура дел
мэрии.
Экспертная комиссия мэрии осуществляет следующие функции:
-рассматривает проект номенклатуры дел;
-организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение;
-рассматривает описи дел постоянного хранения, описи дел по
личному составу
-рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
дальнейшему хранению.
Заседания экспертной комиссии протоколируются.
12.1.4. Отбор документов к уничтожению оформляется актом. Акты
рассматриваются экспертной комиссией мэрии, подписываются
председателем экспертной комиссией и утверждаются главой города
Калининграда - мэром города.
12.2. Оформление дел:
12.2.1. Оформление дел включает в себя оформление реквизитов
обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление листазаверителя
дела.
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются
или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются черным
графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела на
отдельном листе составляется заверительная надпись, на обложке
указывается количество листов в деле.
12.2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, но
на обложках должен быть четкий заголовок, срок хранения и индекс по
номенклатуре.
12.2.3. По окончании года, законченного в делопроизводстве, в
структурных подразделениях мэрии на обложки дел постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) вносятся необходимые уточнения
заголовка, даты, подлинности или копийности документов в деле.
12.3. Составление описей дел постоянного хранения и по личному
составу:
12.3.1. По окончании года, законченного в делопроизводстве, в
структурных подразделениях мэрии производится отбор дел постоянного
хранения, подлежащих включению в опись. Опись состоит из годовых
разделов и представляет собой систематизированный перечень
заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании
дел.
12.3.2. Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение
нескольких лет и заканчивается по согласованию с МП
"Калининградский городской архив".
12.3.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения
составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем и
ответственным за делопроизводство и архив, одобряется ЭК мэрии.
12.3.4. При передаче документов на государственное хранение описи
должны иметь титульный лист. На титульном листе пишется официальное
название организации - фондообразователя со всеми его
переименованиями, изменениями подчиненности с указанием дат и
сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимся к периоду,
за который документы включены в опись в хронологической
последовательности.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в мэрии по
номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за
подписью руководителя аппарата, управляющего делами мэрии.
12.3.5. Описи дел по личному составу составляются по тому же
принципу и подлежат согласованию с экспертной комиссией мэрии
города.
12.4. Обеспечение сохранности документов:
12.4.1. В мэрии ответственность за обеспечение сохранности
документов возлагается на руководителей структурных подразделений.
12.4.2. При смене работника, ответственного за архив, все
документы должны передаваться по акту. Акт приема - передачи
документов утверждается руководителем.
12.4.3. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел
постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство
выписок из документов осуществляется с разрешения руководителя
аппарата, управляющего делами мэрии.
12.4.4. Дела постоянного хранения в течение 5 лет хранятся в
мэрии, а затем сдаются на хранение в МУ "Калининградский городской
архив". Дела по личному составу хранятся в мэрии города 75 лет.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Перечень реквизитов документов
Наименование реквизита Код реквизита
Государственный герб Российской Федерации 01
Герб субъекта Российской Федерации 02
Эмблема организации или товарный знак 03
Наименование организации 05
Справочные данные об организации 06
Наименование вида документа 07
Дата документа 09
Регистрационный номер документа 10
Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11
Место составления или издания документа 12
Гриф ограничения доступа к документу 13
Адресат 14
Гриф утверждения документа 15
Резолюция 16
Заголовок к тексту 17
Отметка о контроле 18
Текст документа 19
Отметка о наличии приложения 20
Подпись 21
Гриф согласования документа 22
Визы согласования документа 23
Печать 24
Отметка о заверении копии 25
Отметка об исполнителе 26
Отметка об исполнении документа и направлении его в 27
дело
Отметка о поступлении документа в организацию 28
Отметка для автоматического поиска документа 29
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
1.Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков
2.Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях
3.Сводки и сообщения, присланные для информации
4.Рекламные извещения и плакаты, прейскуранты, программы и
повестка дня совещаний, заседаний, конференций
5.Поздравительные письма и пригласительные билеты
6.Бухгалтерские документы
7.Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени)
8.Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы
статистической отчетности
9.Повестки в суд
10.Учебные программы, графики
11.Документы на иностранных языках без перевода
12.Планы основных мероприятий департамента, комитетов,
управлений, отделов
13.Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения
14.Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного
адреса
15.Переписка служб внутри мэрии города.
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Примерный перечень документов с утверждением в установленном
порядке
АКТЫ (проверок и ревизий, приема оборудования, экспертизы,
передачи дел, ликвидации организаций, и т.д.).
ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные, по делопроизводству, технике
безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-
исследовательских работах и т.д.).
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем,
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
организации с указанием сроков хранения).
ПЛАНЫ (производственные, работы комиссий, советов, и т.д.).
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении,
премировании).
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, и т.д.).
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений использования средств фонда предприятия, на
капитальное строительство, и т.д.).
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ К НИМ.
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Примерный перечень документов, которые удостоверяются гербовой печатью
1.Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования,
выполненных работ, списания, экспертизы, и т.д.)
2.Архивные справки
3.Архивные копии
4.Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,
ведение дел в арбитраже и т.д.)
5.Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах,
научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве
работ и т.д.)
6.Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство, технические и т.д.)
7.Заключение и отзывы
8.Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)
9.Исполнительные листы
10.Командировочные удостоверения
11.Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций
12.Представления и ходатайства (о награждении орденами и
медалями, премиями и т.д.)
13.Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг)
14.Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные)
15.Положения об организации
16.Реестры (чековые, бюджетных поручений, представляемые в банк)
17.Сметы
18.Соглашения
19.Титульные листы
20.Удостоверения
21.Уставы организаций
22.Штатные расписания
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма протокола
Наименование структурного подразделения
ПРОТОКОЛ
00.00.00 N00
г. Калининград
совещания
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь- Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О подготовке (доклад зам. директора)
2.О выполнении (Сообщение гл. бухгалтера)
1.СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. - Изложение содержания доклада
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О., должность - Содержание выступления
Фамилия И.О., должность - Содержание выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.Утвердить...
Голосование:
1.2.Представить...
2.СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Голосование:
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма сокращенного протокола
Наименование структурного подразделения
ПРОТОКОЛ
00. 00.00 N00
г. Калининград
совещания
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали:
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О ...
Доклад
(фамилии, инициалы выступивших)
ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить:
Голосование:
2.О ...
Доклад
(фамилии, инициалы выступивших)
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1.
2.2.
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
Визы ознакомления
заинтересованных лиц
В дело N00-00
Личная подпись 00.00.00
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма краткого протокола
Наименование структурного подразделения
ПРОТОКОЛ
00.00.00. N00
г. Калининград
совещания
Председатель
Секретарь
-
-
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должность, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О ...
(Сообщение)
ПОСТАНОВИЛИ:
2.О ...
(Сообщение)
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель
Секретарь
Личная подпись
Личная подпись
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
Визы ознакомления
заинтересованных лиц
В дело N00-00
Личная подпись 00.00.00
Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма выписки из протокола
Наименование структурного подразделения
ПРОТОКОЛ
00.00.00
N00
г. Калининград
совещания
Председатель
Секретарь
-
-
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должность, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
3.О: (Сообщение)
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. -Текст выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1.Установить...
3.2. ...
Председатель
Секретарь
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
Верно:
Должность
00.00.00
Личная подпись 00.00.00
Расшифровка подписи
Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Пример телеграммы
ТЕЛЕГРАММА
СРОЧНАЯ
НЕФТЕЮГАНСК (АДРЕС)
ТКАЧЕВУ
ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ
ГЛАВА ГОРОДА-МЭР Ю.А. САВЕНКО
________________________________________________________
236000 г. Калининград, пл. Победы, 1
Мэр города
подпись Ю.А. Савенко
М.П.
"______" _______ 2006
Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.2006
10.:30
г. Калининград
Директору ДЖКХ
В.К.Афонину
т. 52-44-01
00.00.2006 в 12 часов в зале заседаний состоится семинар.
Просим направить на семинар представителей Вашего департамента.
Председатель комиссии
жилищно-коммунального хозяйства Ф.И.О
Передала
Приняла
Подпись
секретарь
секретарь
В.М.Катеринич
В.А.Барсукова 522006
М.А.Олейникова
Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма акта
Наименование организации
АКТ
___________________N_______
Калининград
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка
подпись подписи
00.00.00
О ...
Основание
Составлен комиссией:
Председатель ___ должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии:
1. (должность, фамилия, инициалы)
2.
3.
Присутствовали: (должность, фамилии, инициалы)
ТЕКСТ
Составлен в ____экземплярах:
1-й экз.- куда, кому
2-й экз.
3-й экз.
-
Приложение: наименование документа на______ л. в _____экз.
Председатель
Члены комиссии
Личная подпись
Личная подпись
Расшифровка подписи
Расшифровки подписи
С актом ознакомлены:
Должности
Личные подписи
Расшифровки подписей
В дело N00-00
Личная подпись 00.00.00
Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма объяснительной записки
Наименование структурного подразделения
Адресат
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
00.00.00 N00
ТЕКСТ
Наименование
должности
Личная подписи
Расшифровка подписи
В дело N00-00
Личная подпись 00.00.00
Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма докладной записки
Наименование структурного подразделения
Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.00 N00
О ...
ТЕКСТ
Наименование
должности
Личная подпись
Расшифровка подписи
В дело N00-00
Личная подпись 00.00.00
Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма номенклатуры дел
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.00 N00
г. Калининград
на_________год
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель структурного
подразделения
Личная Расшифровка
подпись подписи
1. Индекс дела
2. Заголовок дела
3. Количество дел
4. Срок хранения
5. N статьи по Перечню
6. Примечание
Должность
руководителя
структурного подразделения
Подпись
Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
ЭК организации
от 00.00.00 N 00
Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков
хранения и по личному составу
Наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель структурного
подразделения
Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата 00.00.00
ОПИСЬ N
Название раздела
1. N п/п
2. Индекс дела (тома, части)
3. Заголовок дела (тома, части)
4. Дата дела (тома, части)
5. Количество листов в деле
6. Срок хранения дела
7. Примечание
В данную опись внесено (цифрами и прописью) дел с N по N, в том
числе: литерные номера: пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Личная подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя структурного подразделения
от________N______
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
Личная
подпись
дата
Расшифровка
подписи
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
Форма акта о выделении документов к уничтожению
Наименование структурного подразделения
АКТ
_______N___________
место составления
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель структурного
подразделения
Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата 00.00.00
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании (название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения)
Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда
N(название фонда)
N п/п
Заголовок дела или групповой заголовок дела
Дата дела или крайние даты дел
Номера описей (номенклатур) за годы
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи
Количество дел
Сроки хранения дела и номера статей по перечню
Примечание
Итого (цифрами и прописью) дел за ____________годы.
Описи дел постоянного хранения за _____годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК (наименование архивного
учреждения)
(протокол от_______N_____)
Наименование
должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Личная подпись
Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _____N______
Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
(образец)
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
N______________ Дата приема " ______"__________200 ___г.
Время приема ____________________________
Ф.И.О.: _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Адрес:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Место работы и
должность__________________________________________________________
_______________________________________________________тел:________
Социальное положение
Содержание
заявления___________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция проводящего прием
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о предыдущих обращениях
┌────────┬───────────┬────────────────────┐
│ NN и дата │ Кем │ Указания исполнителю │
│ │ рассмотрено │ │
├────────┼───────────┼────────────────────┤
├────────┼───────────┼────────────────────┤
├────────┼───────────┼────────────────────┤
├────────┼───────────┼────────────────────┤
├────────┼───────────┼────────────────────┤
├────────┼───────────┼────────────────────┤
└────────┴───────────┴────────────────────┘ Приложение 18
Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в мэрии города Калининграда
(образец)
Регистрационно-контрольная карточка 06-1956 -н/2
___________________________________________________________________
Корреспондент
(ф. и. о., адрес, телефон)
___________________________________________________________________
Повторные обращения,
исполнители
___________________________________________________________________
Вид документа
___________________________________________________________________
Дата, индекс, автор
сопроводительного
письма
___________________________________________________________________
Дата регистрации
___________________________________________________________________
Краткое содержание
___________________________________________________________________
Резолюция
Автор резолюции Глава города- мэр Ю.А. Савенко
подпись
___________________________________________________________________
Срок исполнения
Регистрационно-контрольная карточка 06-1956 -н/2
Передается исполнителю
___________________________________________________________________
Корреспондент
(ф. и. о., адрес, телефон)
___________________________________________________________________
Повторные обращения,
исполнители
___________________________________________________________________
Вид документа
___________________________________________________________________
Дата, индекс, автор
сопроводительного
письма
___________________________________________________________________
Дата регистрации
___________________________________________________________________
Краткое содержание
___________________________________________________________________
Резолюция
Автор резолюции Глава города- мэр Ю.А. Савенко
подпись
___________________________________________________________________
Срок исполнения
Калининград
