РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
«ГОРОД КАЛИНИНГРАД»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 05 апреля 2013 г.
г. Калининград	№ 444	

О Регламенте администрации 
городского округа «Город Калининград»

В целях обеспечения условий для повышения эффективности деятельности администрации городского округа «Город Калининград», совершенствования взаимодействия должностных лиц, структурных подразделений администрации городского округа «Город Калининград», повышения уровня обоснованности принимаемых решений, организационного, документационного и информационного обеспечения муниципальных служащих и граждан, руководствуясь Уставом городского округа «Город Калининград», в соответствии с решением окружного Совета депутатов города Калининграда от 01.11.2012 № 320 «Об утверждении структуры администрации городского округа «Город Калининград»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Регламент администрации городского округа «Город Калининград» (приложение).
2. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа ознакомить под роспись муниципальных служащих и технических работников с Регламентом администрации городского округа «Город Калининград».
3. Считать утратившими силу постановление администрации городского округа «Город Калининград» от 23.08.2012 № 1620 «О Регламенте администрации городского округа «Город Калининград».
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации городского округа «Город Калининград» С.В. Воропаева.

Глава городского округа                                                                                А.Г. Ярошук

Приложение
к постановлению администрации городского округа «Город Калининград» от 05 апреля 2013 г. № 444

РЕГЛАМЕНТ
администрации городского округа «Город Калининград»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.	В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Калининградской области «О правовом регулировании вопросов организации местного самоуправления на территории Калининградской области» и Уставом городского округа «Город Калининград» (далее - Устав города) администрация городского округа «Город Калининград» является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования городской округ «Город Калининград» и действует под непосредственным руководством главы городского округа «Город Калининград» (далее - глава городского округа).
1.2.	Регламент администрации городского округа «Город Калининград» (далее - Регламент) является правовым актом, регулирующим деятельность администрации городского округа «Город Калининград» и главы городского округа при исполнении им полномочий главы администрации городского округа, подписании и обнародовании в порядке, установленном Уставом города, нормативных правовых актов, принятых городским Советом депутатов Калининграда, определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности администрации городского округа «Город Калининград».
1.3.	Администрация городского округа «Город Калининград» (далее - администрация городского округа) осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Калининградской области, Уставом города, решениями городского Совета депутатов Калининграда, постановлениями и распоряжениями главы городского округа, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа, настоящим Регламентом.
Администрацию городского округа возглавляет на принципах единоначалия глава городского округа «Город Калининград».
Администрация городского округа и глава городского округа в соответствии с Федеральным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» имеют печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
1.4.	Глава городского округа и администрация городского округа в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Калининградской области решают вопросы местного значения городского округа и выполняют отдельные государственные полномочия, переданные федеральными законами и законами Калининградской области.
1.5.	Глава городского округа осуществляет в соответствии с федеральными законами международные и внешнеэкономические связи.
Реализация международных связей осуществляется в соответствии с подпунктами 1, 7 пункта 2 статьи 44 Устава города и решением окружного Совета депутатов городского округа «Город Калининград» от 09.12.2009 № 294 «О порядке осуществления городским округом «Город Калининград» международных и межмуниципальных связей, участия городского округа в организациях межмуниципального сотрудничества».
Организация работы по осуществлению международных и межмуниципальных связей осуществляется отделом международных связей. Организация работы по осуществлению внешнеэкономических связей осуществляется отделом социально-экономического развития и внешнеэкономических связей управления экономического развития комитета экономики, финансов и контроля.
Координация международной деятельности обеспечивается отделом международных связей администрации городского округа.
1.6.	Исполнительные функции глава городского округа осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнения определяется настоящим Регламентом.
1.7.	В случае временного отсутствия главы городского округа (командировка, отпуск и иные случаи невозможности исполнения должностных обязанностей) его полномочия, определенные пунктом 8 статьи 44 Устава города как полномочия главы администрации городского округа, возлагаются на первого заместителя главы администрации городского округа либо заместителя главы администрации городского округа по решению главы городского округа на основании соответствующего распоряжения.
1.8.	Положения о комитетах, управлениях, отделах администрации городского округа, за исключением положений о структурных подразделениях, наделенных правами юридического лица, утверждаются распоряжениями администрации городского округа.
Должностные инструкции муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются распоряжениями администрации городского округа.
1.9.	Структурные подразделения администрации городского округа, наделенные правами юридического лица, а также управление ЗАГС и его структурные подразделения, структурные подразделения, курируемые главой городского округа, управление организации документооборота и его структурные подразделения имеют печати, соответствующие бланки и штампы. Структурные подразделения администрации городского округа без права юридического лица могут иметь собственные печати, бланки и штампы.
Порядок использования бланков определяется Инструкцией по делопроизводству, утверждаемой распоряжением администрации городского округа.
Порядок изготовления, применения, хранения, уничтожения печатей и штампов определяется Положением о порядке применения печатей и штампов в администрации городского округа «Город Калининград», утверждаемым распоряжением администрации городского округа. Эскизы печатей и штампов согласовываются в правовом управлении администрации городского округа, которое ведет их учет.
Ответственность за использование и хранение бланков, печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.
1.10.	В администрации городского округа издаются распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, поручения), ведется работа по рассмотрению обращений юридических и физических лиц, заключению договоров, в том числе в целях обеспечения муниципальных нужд, в порядке, установленном действующим законодательством, настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству, другими правовыми актами.
1.11.	Информация о работе главы городского округа и администрации городского округа доводится до сведения населения управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации администрации городского округа в средствах массовой информации и на официальном сайте администрации городского округа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
1.12.	Информация о проводимых мероприятиях, имеющих общегородское значение, не позднее чем за трое суток до даты запланированного мероприятия направляется структурным подразделением, организующим данное мероприятие, в управление по связям с общественностью и средствами массовой информации.
1.13.	Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы главы городского округа и администрации городского округа несекретного характера и обязательны для всех сотрудников администрации городского округа.
1.14.	Нарушение требований настоящего Регламента влечет для работников администрации городского округа ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. СТРУКТУРА И ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА

2.1.	Структура администрации городского округа формируется и представляется на утверждение городского Совета депутатов Калининграда главой городского округа.
2.2.	Глава городского округа на основании структуры администрации утверждает штатное расписание администрации городского округа, должностные инструкции руководителей структурных подразделений, муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ, ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ОПЕРАТИВНЫХ И АППАРАТНЫХ СОВЕЩАНИЙ, ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

Планирование работы

3.1. Администрация городского округа осуществляет свою работу в соответствии с утвержденным главой городского округа планом основных мероприятий администрации городского округа на месяц (далее - План).
3.2. План состоит из следующих разделов:

-	мероприятия, проводимые под руководством главы городского округа и первого заместителя главы администрации городского округа;
-	мероприятия, проводимые под руководством заместителей главы администрации, председателей комитетов;
-	основные мероприятия, проводимые в структурных подразделениях администрации городского округа;
-	участие в работе комиссий городского Совета депутатов Калининграда;
-	культурно-массовые и спортивные мероприятия.
3.3.	План включает в себя следующие графы:

Дата, время	Мероприятия	Ответственный	Примечание	
1	2	3	4	

3.4.	Разработку проекта Плана осуществляет организационно-инспекторский отдел административного управления администрации городского округа (далее - организационно-инспекторский отдел) на основе предложений структурных подразделений администрации городского округа.
3.5.	Структурные подразделения администрации городского округа представляют свои планы мероприятий на очередной месяц и предложения в План, согласованные с курирующими заместителями главы администрации, председателями комитетов, в организационно-инспекторский отдел до 20 числа месяца, предшествующего планируемому, на бумажном и электронном носителях.
3.6.	Организационно-инспекторский отдел за 3 рабочих дня до истечения месяца, предшествующего планируемому, представляет проект Плана управляющему делами администрации городского округа.
3.7.	Подписанный управляющим делами администрации городского округа проект Плана представляется на утверждение главе городского округа. План утверждается не позднее последнего рабочего дня месяца, предшествующего планируемому.
План, утвержденный главой городского округа, рассылается организационно-инспекторским отделом в структурные подразделения администрации городского округа через СЭД «Дело».
3.8.	С учетом мероприятий Плана и текущих изменений и дополнений организационно-инспекторский отдел еженедельно в четверг до 17.00 часов готовит план основных мероприятий администрации городского округа на следующую неделю и рассылает его через СЭД «Дело» в структурные подразделения администрации городского округа. Об изменениях даты проведения мероприятия либо его отмене структурное подразделение администрации оперативно информирует организационно-инспекционный отдел.
3.9.	Контроль выполнения Плана и недельного плана осуществляет организационно-инспекторский отдел.
Организация проведения оперативных совещаний
3.10.	Оперативное совещание является формой коллегиального рассмотрения вопросов деятельности администрации городского округа.
3.11.	Основной задачей оперативного совещания является обеспечение контроля хода выполнения распорядительных документов главы городского округа и администрации городского округа, решений городского Совета депутатов Калининграда, а также оперативного решения вопросов, возникающих в процессе деятельности главы городского округа и администрации городского округа.
3.12.	Организационное и справочно-информационное обеспечение оперативного совещания осуществляет организационно-инспекторский отдел.
3.13.	Оперативные совещания проводятся еженедельно по вторникам. По мере необходимости по решению главы городского округа могут проводиться внеплановые или выездные оперативные совещания.
3.14.	Оперативные совещания проводятся в соответствии с планом оперативных совещаний на месяц, который формируется организационно- инспекторским отделом на основе поручений главы городского округа, а также предложений руководителей структурных подразделений, и утверждается главой городского округа.
План оперативных совещаний на месяц включает в себя перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению на совещании, с указанием по каждому вопросу даты его рассмотрения и должностных лиц, ответственных за подготовку вопросов (докладчиков и содокладчиков).
3.15.	Руководители структурных подразделений администрации городского округа к 20 числу месяца, предшествующего планируемому, представляют в организационно-инспекторский отдел:
1)	перечень вопросов, предлагаемых для рассмотрения на оперативных совещаниях, предполагаемую дату их рассмотрения;
2)	должность, фамилию, инициалы докладчика, содокладчиков.

3.16.	Вопросы, требующие оперативного рассмотрения, вносятся в повестку очередного оперативного совещания по решению главы городского округа либо по инициативе первого заместителя главы администрации городского округа, заместителей главы администрации, председателей комитетов по согласованию с главой городского округа.
3.17. План очередного оперативного совещания формируется из вопросов месячного плана, а также вопросов, требующих оперативного рассмотрения и внесенных главой городского округа.
3.18. Подготовленный проект плана очередного оперативного совещания не менее чем за 5 рабочих дней до совещания регистрируется организационно-инспекторским отделом в системе электронного документооборота «Дело» (далее - СЭД «Дело») в группе документов «Оперативное совещание» под соответствующим порядковым номером, а электронный вариант прикрепляется к регистрационной карточке, которая рассылается участникам оперативного совещания для информации и организации подготовки вопросов.
3.18.1. Руководитель структурного подразделения, являющийся докладчиком (или содокладчиком) по вопросам, рассматриваемым на совещании, вводит в регистрационную карточку резолюцию для исполнителей, назначенных им для подготовки материалов. Руководитель структурного подразделения вправе уполномочить муниципального служащего на осуществление этих действий.
3.18.2. Руководители структурных подразделений, которые готовят соответствующие вопросы для рассмотрения на оперативном совещании, не позднее 10.00 часов пятницы (или 2 рабочих дней, предшествующих дню проведения совещания) прикрепляют тезисы докладов и другие тематические справочно-информационные материалы к регистрационной карточке в СЭД «Дело». Документ считается подписанным руководителем структурного подразделения администрации, если он прикреплен к регистрационной карточке в СЭД «Дело» с учетной записи руководителя или помощника заместителя главы администрации, председателя комитета.
3.18.3. Приложения к докладам в виде слайдов, таблиц, фотографий, графиков, диаграмм и т.п. также прикрепляются к регистрационной карточке в электронном виде за 2 рабочих дня до проведения оперативного совещания для организации МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий» их показа (демонстрации) во время оперативного совещания.
3.18.4. Руководители структурных подразделений, которым поручена подготовка материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.
3.19. Материалы оперативного совещания (план проведения совещания, тезисы докладов и справочно-информационные материалы по включенным в него вопросам) распечатываются организационно-инспекторским отделом в одном экземпляре из СЭД «Дело» и представляются со списком участников и приглашенных главе городского округа за один рабочий день до проведения совещания.
Остальные участники оперативного совещания используют для работы материалы, прикрепленные к регистрационной карточке в СЭД «Дело».
3.19.1. Подведомственные муниципальные предприятия и учреждения, у которых не установлена СЭД «Дело», представляют материалы к оперативному совещанию на бумажном и электронном носителях.
3.20.	На оперативное совещание могут приглашаться руководители или представители организаций и предприятий, имеющих непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу. Ответственными за оповещение и приглашение руководителей или представителей этих организаций являются руководители структурных подразделений, на которых возложена подготовка соответствующих вопросов.
Список лиц, приглашенных на оперативное совещание, представляется в организационно-инспекторский отдел и согласовывается с управляющим делами администрации городского округа.
3.21.	Должностные лица, в случае невозможности личного присутствия на оперативном совещании, накануне до 17.00 дня, предшествующего дате проведения оперативного совещания, уведомляют организационно-инспекторский отдел о причине отсутствия, а также о замещающих их на оперативном совещании лицах с указанием должности, фамилии, имени, отчества.
3.22.	Лица, участвующие в оперативном совещании, регистрируются организационно-инспекторским отделом не позднее чем за 10 минут до начала оперативного совещания.
3.23.	Время для докладов на оперативном совещании устанавливается до 15 минут, для содокладов - до 5 минут, для выступлений в прениях и информации - до 3 минут. В отдельных случаях, по предложению докладчика, время доклада может быть увеличено. Материалы оперативного совещания (список присутствующих, план проведения совещания, доклады, информационно-аналитические справки и др.) приобщаются в номенклатурное дело.
3.24.	Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на оперативном совещании допускается управляющим делами по предложению начальника управления по связям с общественностью и средствами массовой информации.
По окончании оперативного совещания управление по связям с общественностью и средствами массовой информации организует брифинги для представителей средств массовой информации по рассмотренным на совещании вопросам, обеспечивает информирование граждан через средства массовой информации о вопросах, рассмотренных на совещании, и о принятых по этим вопросам решениях.
3.25.	МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий» организует техническое обеспечение оперативных совещаний (аудио- и при необходимости видеозапись совещаний, демонстрацию видео- и фотоматериалов докладчиков, работу звукоусиливающей аппаратуры, прямую трансляцию и т.п.).
МБУ «Служба административно-технического обеспечения» отвечает за подготовку зала заседаний (оборудование мебелью, освещение, кондиционирование, надлежащий порядок и чистоту).
3.26.	Участники оперативного совещания и приглашенные лица в ходе совещания не используют средства мобильной связи.
3.27.	Ответственным за организацию проведения выездных оперативных совещаний главы городского округа является управление оперативного обеспечения. Руководители структурных подразделений администрации городского округа, руководители муниципальных предприятий и учреждений, готовят и представляют в управление оперативного обеспечения материалы для проведения выездного совещания.
3.28.	По результатам выездных совещаний управление оперативного обеспечения готовит соответствующие поручения. В случае участия в совещании юридических лиц, не подведомственных администрации городского округа, руководители структурных подразделений администрации городского округа, руководители муниципальных предприятий и учреждений, на объектах которых проведено выездное совещание, в течение трех рабочих дней представляют протокол совещания для утверждения главой городского округа с последующим направлением его участникам совещания для организации исполнения принятых решений. Контроль за исполнением решений, принятых на выездных совещаниях, осуществляет управление оперативного обеспечения.

Порядок подготовки и исполнения поручений
3.29.	Решения, принятые на оперативном совещании, оформляются в форме поручений главы городского округа (далее - поручения).
3.30.	Проект поручений оформляется и рассылается по электронной почте организационно-инспекторским отделом на следующий после проведения совещания рабочий день основным исполнителям для согласования текста поручений и сроков их исполнения.
Если в течение четырех часов с момента рассылки проекта поручений от исполнителей не поступало его уточненной формулировки, проект поручений считается согласованным.
3.31.	Согласованный проект поручений на следующий после проведения совещания день представляется организационно-инспекторским отделом управляющему делами администрации городского округа.
3.32.	Поручения подписываются управляющим делами администрации городского округа и направляются на утверждение главе городского округа.
3.33.	Утвержденные главой городского округа поручения регистрируются организационно-инспекторским отделом и рассылаются исполнителям через СЭД «Дело» либо факсимильной связью по реестру (в случае отсутствия СЭД «Дело»).
3.34.	Лицо, ответственное за контроль исполнения поручений в структурном подразделении администрации городского округа, в течение рабочего дня докладывает поручение руководителю структурного подразделения и вносит в регистрационную карточку в СЭД «Дело» резолюцию руководителя и ответственного исполнителя.
3.35.	Подлинник поручения и все материалы по его исполнению приобщаются в номенклатурное дело «Поручения главы городского округа» в организационно-инспекторском отделе.
3.36.	В поручении устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его исчисления считается дата регистрации поручения.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в течение одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца) от даты регистрации поручения.
В случае, если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель поручения представляет главе городского округа предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем за 3 рабочих дня до даты исполнения документа.
3.37.	Основным исполнителем поручения является должностное лицо, указанное в поручении как исполнитель (или первый в списке, если назначено несколько исполнителей). Исполнитель несет ответственность за организацию работы по исполнению поручения в полном объеме.
Соисполнители представляют основному исполнителю предложения и необходимые для полного исполнения поручения материалы, подписанные руководителем структурного подразделения (его заместителем), не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения, если он не превышает 10 рабочих дней, и не позднее чем за 1/3 срока, установленного для исполнения, если он превышает 10 рабочих дней.
3.38.	Основной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки отчета об исполнении поручения. В случае исполнения поручения в короткие сроки основной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего в случае необходимости проводит рабочее совещание с соисполнителями и в тексте итогового отчета об исполнении поручения указывает, с кем он согласован, с кем не согласован, и прикладывает протокол разногласий. Соисполнитель доводит свое мнение исключительно в адрес основного исполнителя.
3.39.	Основной исполнитель (исполнитель) поручения не позднее одного рабочего дня до истечения срока исполнения поручения представляет в организационно-инспекторский отдел отчет об исполнении поручения. Основной исполнитель (исполнитель) вносит отчет о ходе исполнения и прикрепляет файл с информацией в СЭД «Дело».
3.40.	Отчет об исполнении поручения составляется только по одному конкретному пункту поручения и состоит из следующих разделов:
- «содержание поручения» - в разделе приводится полный текст утвержденного поручения без каких-либо изменений;
- «ответственный исполнитель» - указывается структурное подразделение администрации городского округа и должностное лицо, персонально ответственное за исполнение поручения;
- «срок исполнения» - указывается дата исполнения поручения, а также дата продления срока исполнения поручения, если срок исполнения поручения был продлен;
- «информация по выполнению поручения» - кратко излагаются основные мероприятия по выполнению поручения и их результаты с указанием реквизитов подготовленных документов; информация заканчивается одним из следующих предложений:
а)	«Прошу поручение снять с контроля»;
б)	«Прошу продлить срок исполнения до ___________________ (указывается конкретная дата)»;
в)	«Прошу назначить исполнителем (соисполнителем) данного поручения ___________________ (указывается структурное подразделение администрации городского округа)»;
г)	«Информация докладывается в порядке промежуточного контроля». 
Отчет об исполнении поручения подписывает основной исполнитель (исполнитель).
3.41.	Организационно-инспекторский отдел проверяет полноту содержания и правильность оформления отчета об исполнении поручения, вносит сведения об исполнении в СЭД «Дело», заполняет контрольную карточку и предоставляет материалы заместителю управляющего делами администрации городского округа для анализа и последующего доклада главе городского округа (первому заместителю главы администрации городского округа).
В случае, если требуется уточнение представленной информации, заместитель управляющего делами администрации городского округа либо организационно-инспекторский отдел возвращает представленную информацию с письменными замечаниями в структурное подразделение на доработку. По истечении 5 рабочих дней при отсутствии уточнений от исполнителя информация об исполнении докладывается главе городского округа (первому заместителю главы администрации городского округа).

3.42.	В случае, если поручение главы городского округа не исполнено в установленный срок, основной исполнитель (исполнитель) поручения в течение одного рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет по требованию управляющего делами администрации городского округа объяснение на имя главы городского округа о состоянии исполнения поручения и причинах его неисполнения в установленный срок.

Организация проведения аппаратных совещаний 
3.43.	Совещание под руководством управляющего делами администрации городского округа (далее - аппаратное совещание) проводится еженедельно по пятницам.
3.44.	Основной задачей аппаратного совещания является подведение итогов работы за неделю и состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации городского округа.
3.45.	В аппаратном совещании участвуют руководители структурных подразделений аппарата управления, представители управления оперативного обеспечения, правового управления, отдела мобилизационной подготовки, контрольно-ревизионного управления комитета экономики, финансов и контроля, муниципальных учреждений, подведомственных управляющему делами администрации городского округа, помощники заместителей главы администрации, председателей комитетов. При рассмотрении состояния исполнительской дисциплины могут приглашаться руководители структурных подразделений администрации городского округа или непосредственные исполнители документов.
3.46.	Организационное обеспечение аппаратного совещания осуществляет организационно-инспекторский отдел. Подготовку демонстрационных материалов осуществляют управление организации документооборота, контрольно-ревизионное управление комитета экономики, финансов и контроля, управление оперативного обеспечения, правовое управление и организационно-инспекторский отдел.
Обеспечение аудиозаписи, демонстрацию слайдов и трансляцию заседаний аппаратного совещания осуществляет МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий».
МБУ «Служба административно-технического обеспечения» отвечает за подготовку зала заседаний.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Общие положения

4.1.	Контроль исполнения распорядительных документов главы городского округа и администрации городского округа возлагается, как правило, на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено в самом документе.
4.2.	Контроль исполнения документов включает:
- постановку на контроль;
- исполнение документа;
- информирование главы городского округа о ходе исполнения;
- снятие с контроля;
- направление исполненного документа в дело.
4.3.	Сроки исполнения распорядительных документов главы городского округа и администрации городского округа указываются в тексте самих документов.
В случае, если в распорядительных документах не указан срок исполнения, контрольный срок исполнения определяется в один месяц и информация по нему представляется до истечения месяца.
При указании исполнения поручения в днях отсчет ведется со следующего после даты подписания дня, исключая выходные и праздничные дни.
4.4.	Срок исполнения запросов и обращений юридических и физических лиц не должен превышать 30 дней со дня регистрации документа, если иное не предусмотрено действующим законодательством или поручением главы городского округа.
4.5. На запрос депутата, группы депутатов Калининградской областной Думы (депутатский запрос), оформленный постановлением областной Думы, должен даваться письменный ответ не позднее чем через 14 дней со дня его получения или в иной срок, согласованный с инициаторами запроса.
На депутатский запрос депутата, группы депутатов городского Совета депутатов Калининграда, утвержденный решением городского Совета, должен даваться ответ в устной (на заседании городского Совета) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной срок, установленный городским Советом депутатов Калининграда, согласованный с инициаторами обращения.
На обращение депутата Калининградской областной Думы по вопросам депутатской деятельности ответ дается в течение 15 дней со дня регистрации. Если вопрос, поставленный в обращении, требует дополнительного изучения и проверки, то окончательный ответ с предварительным уведомлением об этом депутата должен быть представлен в течение месяца, если иное не установлено действующим законодательством. 
На обращение депутата, группы депутатов городского Совета депутатов Калининграда ответ дается в течение 15 дней со дня его регистрации либо в иной срок, согласованный с инициаторами обращения.
4.6. Протест прокурора или его заместителя подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления, а при исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, в срок, установленный прокурором. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.
Представление прокурора или его заместителя об устранении нарушений закона должно быть рассмотрено структурным подразделением в течение месяца со дня внесения представления, о результатах рассмотрения и принятых мерах должно быть сообщено прокурору не позднее указанного срока в письменной форме. В случае требования прокурора рассмотрения представления с участием представителя прокуратуры, организацию совещания и приглашение заинтересованных лиц осуществляет структурное подразделение, ответственное за его рассмотрение.
4.7.	Сведения, запрашиваемые средствами массовой информации (далее - СМИ) о деятельности главы городского округа, администрации городского округа и ее должностных лиц, как в устной, так и в письменной форме, предоставляются не позднее чем в семидневный срок.
Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, служебную или иную охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю СМИ в трехдневный срок со дня получения запроса.
В уведомлении обязательно должны быть указаны причины, по которым запрашиваемая информация не может быть отделена от сведений, составляющих специально охраняемую законом тайну.
Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть предоставлены в семидневный срок. Уведомление об этом вручается представителю СМИ в трехдневный срок со дня получения запроса с указанием причин, по которым запрашиваемая информация не может быть предоставлена в установленный срок, и даты, к которой будет предоставлена информация.
4.8.	Уведомления о проведении публичных мероприятий, поданные их организаторами, рассматриваются в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 09.06.2004 № 54-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях» и Законом Калининградской области от 26.12.2012 № 188 «Об обеспечении условий проведения на территории Калининградской области собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований», другими нормативными актами.
Структурные подразделения, осуществляющие контроль сроков исполнения
4.9.	Организационно-инспекторский отдел осуществляет контроль сроков исполнения:
- поручений главы городского округа по исполнению постановлений Правительства Калининградской области, указов и распоряжений Губернатора Калининградской области, законов Калининградской области, постановлений Калининградской областной Думы;
- решений городского Совета депутатов Калининграда, решений комиссий городского Совета в части выполнения поручений, данных администрации городского округа;
- постановлений и распоряжений главы городского округа;
- постановлений и распоряжений администрации городского округа;
- поручений по итогам оперативных совещаний;
- предложений комиссий по служебным и комплексным инспекторским проверкам, утвержденным главой городского округа;
- иных поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа.
4.10.	Управление организации документооборота осуществляет контроль сроков исполнения:
-	входящих документов юридических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, в структурные подразделения администрации городского округа;
-	поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по исполнению внутренних документов;
-	обращений юридических и физических лиц, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа;
-	оказания муниципальных услуг администрацией городского округа.
4.11.	Управление оперативного обеспечения осуществляет контроль сроков исполнения:
-	обращений физических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа;
-	поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по итогам личного приема граждан;
-	поручений, содержащихся в протоколах заседаний и совещаний, проводимых главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа;
-	подготовки информационных материалов (докладов, справок), необходимых для осуществления деятельности главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа.
4.12.	Управление по связям с общественностью и средствами массовой информации осуществляет контроль в СЭД «Дело» своевременного поступления ответов на запросы средств массовой информации, от должностных лиц администрации городского округа на критические выступления, высказанные в адрес главы городского округа и администрации городского округа в средствах массовой информации, в том числе поступившие на «Горячую линию», во время прямых эфиров, онлайн-конференций, в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», и на обращения, поступившие на электронную почту press@klgd.ru. 
4.13.	Контрольно-ревизионное управление комитета экономики, финансов и контроля осуществляет контроль исполнения предписаний, выданных по актам проверок.
4.14.	Структурные подразделения, курируемые главой городского округа, ведут самостоятельный контроль своевременности исполнения поступивших документов.
4.15.	Помощники заместителей главы администрации, председателей комитетов осуществляют контроль сроков исполнения поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых заместителями главы администрации, председателями комитетов.
4.16.	Сроки исполнения документов исчисляются в рабочих или календарных (в случаях, определенных законодательством) днях. В случае, если в тексте поручения имеется указание «срочно», «незамедлительно», поручение подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание «оперативно» предусматривает десятидневный срок исполнения поручения. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
4.17.	Персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение документов возлагается на муниципальных служащих - исполнителей документа, соисполнители несут ответственность за ненадлежащее исполнение (неисполнение) документов в случае несвоевременного представления (непредставления) необходимой для ответа информации ответственному исполнителю. В случае предоставления соисполнителем некачественной информации, выразившейся в отсутствии или неполноте ответов по существу обращения, поручения, наличии ошибок в содержании ответов, ненадлежащем оформлении, исполнитель не несет ответственность за исполнение документа в этой части.
Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за несвоевременную передачу документа исполнителю.

Порядок продления сроков исполнения

4.18.	В случае, если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель представляет главе городского округа служебную записку с ходатайством о продлении срока исполнения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Служебная записка представляется не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения документа. Сроки исполнения документов с пометкой «срочно» и «оперативно» не продлеваются.

Порядок снятия с контроля исполненных документов

4.19. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу всех поставленных в нем вопросов, документального подтверждения направления ответов заинтересованным организациям или физическим лицам.
Отчет об исполнении документа должен содержать информацию о реквизитах документов, созданных в ходе его исполнения и зарегистрированных в СЭД «Дело» (на бумажных носителях указанные документы к отчету не прилагаются).
4.20. Исполненные распорядительные документы снимаются с контроля главой городского округа либо первым заместителем главы администрации городского округа на основании информации (отчета) структурного подразделения администрации городского округа. Датой их исполнения считается дата представления информации (отчета) в организационно-инспекторский отдел.
4.21. Снятие с контроля документа, в резолюции которого имеется указание о докладе или подготовке предложений, осуществляет глава городского округа либо первый заместитель главы администрации, в остальных случаях документ снимается с контроля должностным лицом, взявшим его на контроль, после выполнения поручения.
Снятие с контроля актов служебных и комплексных инспекторских проверок осуществляет глава городского округа либо первый заместитель главы администрации по предложению председателя комиссии, проводившей проверку.
Снятие с контроля обращений юридических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, обращений юридических и физических лиц, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа, осуществляет управление организации документооборота после регистрации ответа на обращение.
Снятие с контроля обращений физических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации, осуществляет управление оперативного обеспечения после проверки полноты ответов на них.
Датой исполнения обращений юридических и физических лиц считается дата регистрации ответа или информации (отчета) об исполнении главе городского округа.
4.22. Организационно-инспекторский отдел осуществляет выборочный контроль обоснованности снятия с контроля документов в структурных подразделениях администрации в ходе инспекторской проверки качества исполнения обращений и распорядительных документов.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Общие положения

5.1.	Основы делопроизводства в администрации городского округа устанавливаются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству.
5.2.	Координация работы по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения деятельности администрации городского округа возлагается на управляющего делами администрации городского округа.
Делопроизводство в администрации городского округа ведется с использованием СЭД «Дело», обеспечивающей документирование и организацию работы с документами. Документы, созданные и используемые в структурных подразделениях администрации, подлежат регистрации и хранятся в соответствии с номенклатурой дел администрации.
5.3.	В целях оперативного обмена документами и сообщениями структурными подразделениями, работниками администрации городского округа используется электронный почтовый ящик, размещенный в доменной зоне klgd.ru, который должен проверяться не менее трех раз в день (с равной периодичностью).
Сообщения, полученные на электронный почтовый ящик или отправленные с электронного почтового ящика, размещенного в доменной зоне klgd.ru, являются собственностью администрации городского округа и составляют часть внутреннего документооборота.
Обращения, поступившие к работникам на электронный почтовый ящик, размещенный в доменной зоне klgd.ru, подлежат регистрации в отделе документооборота в соответствующей сфере.
5.5.	В администрации городского округа установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизовано осуществляются:
5.5.1. В управлении организации документооборота администрации городского округа:
-	регистрация и выпуск постановлений, распоряжений главы городского округа и администрации городского округа, распорядительных документов структурных подразделений администрации городского округа;
-	прием и регистрация обращений юридических лиц, в том числе документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших в адрес главы городского округа и администрации городского округа;
-	прием и регистрация электронных документов, поступивших в адрес главы городского округа и администрации городского округа;
-	прием и регистрация обращений физических лиц, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа;
-	регистрация и отправка исходящей корреспонденции, в том числе документов, содержащих информацию ограниченного распространения, главы городского округа и администрации городского округа;
-	регистрация, учет и хранение договоров, заключенных администрацией городского округа и управляющим делами;
-	регистрация и учет выданных доверенностей, в том числе нотариально оформленных;
-	регистрация, учет и хранение актов служебных проверок и комплексных инспекторских проверок, проведенных в администрации городского округа.
Отделы документооборота в соответствующей сфере управления организации документооборота администрации городского округа осуществляют регистрацию протоколов совещаний, проводимых заместителями главы администрации, председателями комитетов.
5.5.2.	В отделе муниципальной службы администрации городского округа:
-	подготовка и регистрация распорядительных документов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, приемом на работу и увольнением лиц, исполняющих обязанности по техническому обеспечению администрации городского округа, приемом и увольнением директоров муниципальных предприятий и учреждений;
-	оформление и регистрация трудовых договоров с муниципальными служащими, лицами, исполняющими обязанности по техническому обеспечению, директорами предприятий и учреждений;
-	оформление, учет и выдача служебных удостоверений;
-	ведение личных дел сотрудников администрации городского округа;
-	подготовка проектов постановлений главы городского округа о награждении Почетной грамотой и объявлении Благодарности главы городского округа, оформление на бланке установленного образца в специальной рамке;
-	подготовка проектов распоряжений администрации городского округа о награждении Почётной грамотой администрации городского округа  и объявлении Благодарности администрации городского округа, оформление на бланке установленного образца;
-	подготовка и оформление на бланке установленного образца благодарственных писем главы городского округа на основании мотивированного ходатайства (с описанием заслуг адресата), поданного на имя главы городского округа руководителем структурного подразделения администрации городского округа (руководителями предприятий, учреждений, организаций города Калининграда) не менее чем за 15 дней;
-	оформление и регистрация командировочных удостоверений работников администрации городского округа.
5.5.3.	В управлении оперативного обеспечения:
-	регистрация обращений физических лиц в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации и ответов на них;
-	регистрация поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по итогам личного приема;
-	регистрация протоколов совещаний, проведенных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа.
5.5.4.	В организационно-инспекторском отделе администрации городского округа:
-	регистрация поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа.
5.5.5.	В правовом управлении:
-	регистрация и учет судебной корреспонденции;
-	согласование эскизов печатей и штампов администрации городского округа и ее структурных подразделений.
	5.5.6.	В управлении по связям с общественностью и средствами массовой информации:
-	учет критических выступлений, высказанных в адрес главы городского округа и администрации городского округа в СМИ;
-	прием, регистрация обращений, поступивших от средств массовой информации, в том числе устные, на «Горячую линию», во время прямых эфиров, онлайн-конференций и на электронную почту press@klgd.ru.
5.5.7.	В МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий» осуществляются:
-	ведение электронной базы «Нормативные правовые акты органов местного самоуправления городского округа»;
-	координация работы по внедрению и эксплуатации СЭД «Дело» в администрации городского округа;
-	администрирование (создание, ликвидация, установка, переадресация, архивирование и т.п.) электронных почтовых адресов.
5.5.8.	Управляющий делами администрации городского округа осуществляет:
-	координацию и контроль за организацией документооборота в администрации городского округа;
-	еженедельное подведение итогов работы по исполнению документов в структурных подразделениях администрации городского округа.

5.6. Ведение секретного делопроизводства возлагается на отдел мобилизационной подготовки администрации городского округа и спецчасть администрации городского округа.
5.7. Структурные подразделения - самостоятельные управления и отделы, не являющиеся юридическими лицами, подчиняющиеся непосредственно главе городского округа, ведут самостоятельное делопроизводство.
Прием, доставка и отправка корреспонденции
5.8. Прием и отправка корреспонденции, поступившей в администрацию городского округа и ее структурные подразделения, осуществляется управлением организации документооборота.
5.9. Прием и отправка корреспонденции с грифом «секретно» осуществляется отделом мобилизационной подготовки, спецчастью администрации.
5.10. Прием и отправка корреспонденции, поступившей в структурные подразделения, не являющиеся юридическими лицами, курируемые главой городского округа, осуществляется в этих подразделениях.
5.11. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, передается дежурному поста охраны администрации с последующей передачей в управление организации документооборота.
5.12. Документы, требующие срочного решения, и телеграммы доставляются главе городского округа незамедлительно через начальника управления оперативного обеспечения.
Регистрация входящих документов

5.13. Регистрация входящих документов администрации городского округа осуществляется:
-	обращения юридических лиц в администрацию городского округа - в управлении организации документооборота;
-	обращения физических лиц в структурные подразделения администрации городского округа - в управлении организации документооборота;
-	запросы (заявления) о предоставлении муниципальных услуг - в управлении организации документооборота;
-	обращения физических лиц в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа - в отделе по работе с населением управления оперативного обеспечения;
-	документы, поступившие в структурные подразделения, курируемые главой городского округа - в самих структурных подразделениях.

5.14. Прием телефонограмм и телефаксовых сообщений, адресованных главе городского округа, заместителям главы администрации, осуществляется соответственно в управлении оперативного обеспечения и в приемных заместителей главы администрации с последующей передачей для регистрации в управление организации документооборота.
5.15. Обращения юридических и физических лиц, поступившие в администрацию городского округа по электронной почте cityhall@klgd.ru, принимаются в общем отделе управления организации документооборота и передаются на регистрацию в соответствующие структурные подразделения администрации.
5.16. Зарегистрированные управлением организации документооборота документы в тот же день передаются на рассмотрение главе городского округа и первому заместителю главы администрации городского округа, заместителям главы администрации, председателям комитетов в соответствии с их компетенцией.
Порядок рассмотрения входящей корреспонденции и оформление резолюций
5.17. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью определения документов, требующих обязательного рассмотрения главой городского округа.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется общим отделом управления организации документооборота исходя из их содержания и с учетом функций структурных подразделений администрации городского округа.
5.18. Документы, адресованные главе городского округа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения администрации городского округа предварительно рассматриваются в управлении оперативного обеспечения, а затем по решению его начальника направляются на рассмотрение главе городского округа, первому заместителю главы администрации или заместителям главы администрации, председателям комитетов.
5.19. Документы, адресованные структурным подразделениям администрации городского округа, наделенным правами юридических лиц, передаются управлением организации документооборота помощникам заместителей главы администрации, председателей комитетов для подготовки проекта резолюции по их исполнению в СЭД «Дело».
5.20. К документам, передаваемым на рассмотрение главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа, проекты резолюции по исполнению готовятся в СЭД «Дело» управлением оперативного обеспечения.
5.21. В состав проекта резолюции входят следующие реквизиты:
-	входящий номер и дата поступления документа;
-	ответственный исполнитель;
-	соисполнители;
-	содержание поручения;
-	срок исполнения поручения;
-	дата подписания поручения;
-	подпись лица, дающего поручение.
Поручение формулируется конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей.
5.22. После рассмотрения главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа документы возвращаются в общий отдел управления организации документооборота для внесения текста резолюции в электронную регистрационную карточку документа и последующей передачи исполнителям.
5.23. Документы, рассмотренные заместителями главы администрации, председателями комитетов, возвращаются их помощникам для внесения текста резолюции в электронную регистрационную карточку документа и последующей передачи исполнителям.
Порядок исполнения документов
5.24.	Подлинники документов с резолюциями главы городского округа либо первого заместителя главы администрации городского округа, должностных лиц администрации городского округа передаются ответственному исполнителю, соисполнителям документы направляются через СЭД «Дело».
Передача документов исполнителям производится в течение дня после рассмотрения их главой городского округа либо первым заместителем главы администрации городского округа, должностными лицами администрации городского округа.
5.25.	Если ответственный исполнитель документа по каким-либо причинам считает необходимым внесение изменений в резолюцию главы городского округа, либо первого заместителя главы администрации городского округа в части указания лица, ответственного за исполнение документа, либо в содержательную часть поручения, то не позднее двух дней после получения документа им готовится служебная записка на имя главы городского округа либо первого заместителя главы администрации городского округа с указанием причин замены резолюции. Служебная записка передается на доклад через управление оперативного обеспечения.
Если замена исполнителя или содержание новой резолюции будет согласована, то управление оперативного обеспечения незамедлительно передает документ в управление организации документооборота для внесения соответствующих изменений в регистрационную карточку. Передача документов ответственному исполнителю и соисполнителям осуществляется в порядке, указанном в п. 5.24 настоящего Регламента.
5.26. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
5.27. Подлинники всех документов, зарегистрированных в управлении организации документооборота и направленных в структурные подразделения для исполнения, возвращаются в управление организации документооборота администрации городского округа вместе с документами о результатах исполнения.

Порядок оформления и подписания исходящих и внутренних документов

5.28. Все исходящие документы (кроме внутренней переписки) оформляются на бланках установленного образца. Каждый документ должен иметь обязательные реквизиты, которые установлены Инструкцией по делопроизводству.
5.29. Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресатами не указывают. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры документа, подлежащие отправке. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, при этом ниже основного адресата добавляются взятые в скобки слова (по списку).
5.30. Каждому исходящему документу должен быть присвоен регистрационный номер - порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Ссылка на номер и дату запроса юридического лица, во исполнение которого подготовлено письмо, обязательна.
5.31. Служебные документы, направляемые Губернатору Калининградской области, руководителям территориальных органов федеральных органов государственной власти в Калининградской области, правоохранительных и контрольно-надзорных органов Калининградской области, подписываются главой городского округа (на бланке главы городского округа) либо другим должностным лицом по его поручению.
5.32. Служебные письма, направляемые в другие организации, подписываются первым заместителем главы администрации городского округа, заместителями главы администрации, председателями комитетов, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
5.33. Докладные записки, справки и иные внутренние документы справочного характера подписываются руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.
5.34.	Каждый документ визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, а также должностными лицами, указанными в резолюции. Согласование оформляется визой и датой на лицевой стороне экземпляра, который остается в администрации городского округа. Каждый лист приложения к документу также должен быть завизирован исполнителем.
5.35. Вся внутренняя переписка осуществляется через СЭД «Дело».
5.36. Подписанные исходящие документы передаются на регистрацию в управление организации документооборота вместе с входящим документом.
5.37. Подписанные ответы на обращения граждан, поступившие в адрес главы городского округа, передаются на регистрацию в управление оперативного обеспечения.
5.38. Подписанные ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения, курируемые главой городского округа, регистрируются в этих структурных подразделениях.
5.39. Доверенности, выданные сотрудникам администрации для представления интересов главы городского округа, администрации городского округа, в том числе и нотариально оформленные, в обязательном порядке передаются на регистрацию в общий отдел управления организации документооборота.
5.40. Доверенность подлежит возврату в общий отдел управления организации документооборота для уничтожения при увольнении сотрудника, которому доверенность была выдана, при отзыве доверенности должностным лицом, выдавшем доверенность, по истечении срока ее действия.
Организация работы архива
5.41. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел, формирование дел МКУ «Калининградский городской архив» определяется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Калининградской области от 29.07.2006 № 41 «Об архивном деле в Калининградской области», Уставом МКУ «Калининградский городской архив».
5.42. Документы, находящиеся на хранении в управлении организации документооборота администрации городского округа, предоставляются сотрудникам структурных подразделений для работы в соответствии с установленным порядком.
5.43. Если документы, находящиеся на хранении в управлении организации документооборота администрации городского округа, требуются другим организациям или физическим лицам, то они выдаются по письменному запросу на имя управляющего делами администрации городского округа в соответствии с установленным порядком. Выписки из этих документов или их копии заверяются в управлении организации документооборота.
5.44. Хранение дел постоянного срока хранения осуществляет в установленном порядке управление организации документооборота.
Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж работников администрации городского округа, осуществляет в установленном порядке отдел муниципальной службы.
Хранение лицевых счетов работников администрации городского округа осуществляют в установленном порядке соответствующие структурные подразделения (подведомственные организации).
5.45 Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) по истечении срока хранения согласно сводной номенклатуре дел подлежат уничтожению по акту в установленном порядке.

6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Общие положения

6.1. Распорядительными документами главы городского округа являются постановления, распоряжения и поручения, распорядительными документами администрации городского округа являются постановления, распоряжения, приказы и поручения.
Постановление администрации городского округа - правовой акт, изданный главой городского округа при исполнении полномочий главы администрации в пределах полномочий, установленных федеральными законами, законами Калининградской области, Уставом города, нормативными правовыми актами городского Совета депутатов Калининграда, по вопросам местного значения, по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных администрации городского округа в соответствии с федеральными законами и законами Калининградской области, и иным вопросам, отнесенным к его компетенции Уставом города. 
Распоряжение администрации городского округа - правовой акт, изданный главой городского округа при исполнении полномочий главы администрации по вопросам организации работы администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений, направленный на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции администрации городского округа, определенной действующим законодательством, Уставом города.
Постановления и распоряжения главы городского округа издаются по иным вопросам, отнесенным к его компетенции Уставом города в соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Распоряжения главы городского округа издаются в случаях возложения полномочий главы городского округа, определенных пунктом 8 статьи 44 Устава города, в связи с его временным отсутствием (командировка, отпуск и иные случаи невозможности исполнения должностных обязанностей), на первого заместителя главы администрации городского округа либо заместителя главы администрации городского округа.
Поручение - распорядительный документ главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа в целях реализации решений, принятых на совещаниях, а также  выполнения поступивших в администрацию городского округа документов.
6.2. Распоряжения вправе издавать также:
- заместитель главы администрации, председатель комитета муниципального имущества и земельных ресурсов - по вопросам распоряжения и управления муниципальным имуществом; образования и предоставления гражданам и юридическим лицам земельных участков из земель, находящихся в муниципальной собственности, государственная собственность на которые не разграничена; постановки на учет граждан в качестве нуждающихся в предоставлении жилых помещений по различным основаниям; внесения изменений в договоры социального найма; предоставления жилых помещений муниципального маневренного фонда; приведения жилых помещений к единому статусу и изменения назначения жилых помещений;
- заместитель главы администрации, председатель комитета архитектуры и строительства администрации городского округа - по вопросам принятия решений о переводе жилых помещений в нежилые помещения и нежилых помещений в жилые помещения; о внесении изменений в разрешение на строительство; о прекращении действия разрешения на строительство; о приведении самовольно переустроенного и (или) перепланированного жилого помещения в прежнее состояние; по вопросам организации проведения информирования жителей многоквартирных домов о предстоящем строительстве сетей инженерно-технического обеспечения;
- заместитель главы администрации, председатель комитета по социальной политике - по вопросам принятия решений об участии молодых семей в программах по обеспечению жильем; о постановке многодетных граждан на учет в целях предоставления земельного участка в собственность бесплатно.
Кроме того, руководители структурных подразделений администрации городского округа вправе издавать распоряжения по вопросам, отнесенным к их компетенции, в случае наделения соответствующими полномочиями.
Приказ - распорядительный документ, издаваемый управляющим делами администрации городского округа и руководителями структурных подразделений администрации городского округа, являющихся юридическими лицами, в пределах своих полномочий, по вопросам работы структурных подразделений, подведомственных организаций и другим вопросам, входящим в их компетенцию. Руководители других структурных подразделений вправе издавать приказы по вопросам своей внутриорганизационной деятельности.
6.3.	Регистрация постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа, распоряжений заместителя главы администрации, председателя комитета муниципального имущества и земельных ресурсов, заместителя главы администрации, председателя комитета архитектуры и строительства, заместителя главы администрации, председателя комитета по социальной политике и приказов руководителей структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, осуществляется управлением организации документооборота администрации городского округа.
Регистрация поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа осуществляется организационно-инспекторским отделом административного управления.
6.4. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим документом или действующим законодательством.
Постановления и распоряжения главы городского округа, администрации городского округа, затрагивающие права и интересы населения города, вступают в силу с момента их опубликования в СМИ, если иное не определено самим документом, и обязательны для исполнения всеми расположенными на территории города юридическими лицами, гражданами, индивидуальными предпринимателями, должностными лицами.
6.5. Глава городского округа вправе распоряжением администрации отменить или приостановить действие приказов и распоряжений структурных подразделений администрации городского округа, принятых их руководителями в случае, если они противоречат федеральному, региональному законодательству, Уставу города.

Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа

6.6.	Право внесения проектов постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа (далее – проекты постановлений и распоряжений) предоставляется должностным лицам администрации городского округа, структурным подразделениям администрации городского округа, другим лицам в соответствии с Уставом города.
6.7. Проекты постановлений должны быть сопровождены пояснительной запиской, а проекты распоряжений могут иметь пояснительную записку за подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, в которой обосновывается необходимость его принятия со ссылкой на соответствующие правовые документы, а также реестром его рассылки. В случае если проектом предусмотрено выделение денежных средств, пояснительная записка должна содержать финансово-экономическое обоснование и оценку социальных и иных последствий.
6.8. На лицевой стороне последнего листа проекта (внизу) указываются фамилия и инициалы исполнителя проекта и контактный телефон.
6.9. Выполнение установленных требований к подготовке проектов постановлений и распоряжений возлагается на руководителя структурного подразделения, подготовившего и внесшего проект.
Контроль соблюдения порядка оформления проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа и сроков их согласования возлагается на управление организации документооборота.
6.10. Обязательным реквизитом проектов постановлений и распоряжений является заголовок, который должен кратко и четко отражать содержание, формироваться при помощи отглагольных существительных в предложном падеже. Например: «Об организации информационного взаимодействия...». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом 14 размера и выравнивается от левой границы текстового поля.
6.11. Текст проектов постановлений и распоряжений печатается на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от заголовка, каждый абзац начинается с красной строки.
6.12. Текст  проектов  постановлений  должен  состоять  из  двух  частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта постановления, ссылки на нормативные правовые документы с указанием их вида (наименования, даты, номера и названия). Преамбула завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами по центру.
6.13. Проекты распоряжений могут и не иметь констатирующей части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: «разрешить», «утвердить», «установить» и т.п.
6.14. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, каждый лист которых должен быть завизирован исполнителем проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя этого проекта на оборотной стороне.
6.15. Пункты проектов постановлений и распоряжений, устанавливающие поручения тем или иным исполнителям, должны содержать полное наименование структурного подразделения, сроки исполнения поручений.
6.16. В целях предотвращения дублирования ранее принятых распорядительных документов в распорядительную часть текста включается пункт, в котором ранее принятое решение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются утратившими силу. Текст такого пункта должен начинаться словами «Считать утратившим силу...».
6.17. В завершающем пункте проекта постановления и распоряжения обязательно определяется структурное подразделение администрации городского округа или должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения постановления или распоряжения.
6.18. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть доведены до сведения населения города, должен быть пункт, устанавливающий обязанность управлению организации документооборота обеспечить опубликование распорядительного документа в средствах массовой информации и на официальном сайте администрации городского округа либо управлению по связям с общественностью и средствами массовой информации обеспечить информирование через СМИ. В постановлениях, имеющих нормативный характер, указывается на необходимость их направления управлением организации документооборота в Министерство по муниципальному развитию и внутренней политике Калининградской области для внесения в региональный регистр муниципальных нормативных правовых актов.

Порядок согласования постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа

6.19.	Проекты постановлений и распоряжений администрации городского округа до представления их на подпись главе городского округа в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, курирующим заместителем главы администрации городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа, заместителем главы администрации городского округа, курирующим подразделение, организацию, участвующую в реализации постановления (распоряжения), управляющим делами администрации городского округа, правовым управлением и управлением организации документооборота, руководителем муниципальной организации, участвующей в исполнении постановления (распоряжения).
Проекты постановлений и распоряжений после их визирования исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, курирующим заместителем главы администрации городского округа представляются в общий отдел управления организации документооборота для осуществления лингвистической проверки, проверки соблюдения правил оформления проекта и его регистрации по реестру передачи документа на согласование с указанием даты передачи (возврата).
6.20.	Проекты постановлений и распоряжений администрации городского округа, влекущие за собой выделение денежных средств из городского бюджета либо требующие финансовых затрат, а также связанные с арендой земельных участков, согласовываются в первую очередь заместителем главы администрации, председателем комитета экономики, финансов и контроля.
6.21. Проекты постановлений о предоставлении земельных участков для строительства объектов социально-культурного назначения должны быть согласованы заместителем главы администрации, председателем комитета по социальной политике.
6.22. Согласование проектов постановлений (распоряжений) управляющим делами администрации городского округа осуществляется перед передачей проекта на согласование первому заместителю главы администрации городского округа. Управляющий делами администрации городского округа при необходимости определяет структурные подразделения, с которыми следует согласовать проекты постановлений и распоряжений дополнительно.
6.23. Проекты постановлений и распоряжений, проверенные и зарегистрированные общим отделом управления организации документооборота в СЭД «Дело», согласовываются с заинтересованными должностными лицами, указанными в них, управлением организации документооборота.
6.24. Согласование проектов постановлений и распоряжений оформляется визой должностного лица, которая включает должность, инициалы, фамилию, личную подпись и дату согласования, на оборотной стороне последнего листа.
6.25. Срок рассмотрения проектов постановлений и распоряжений, представленных на согласование - не более одного рабочего дня. Для проектов постановлений и распоряжений, срок издания которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и Калининградской области не должен превышать одного дня с момента возникновения оснований для их издания - незамедлительно при его представлении на согласование.
Согласование проектов постановлений и распоряжений в правовом управлении осуществляется в течение трех рабочих дней. Проекты постановлений и распоряжений по вопросам проведения публичных мероприятий согласовываются правовым управлением в срок не более одного рабочего дня.
Срок рассмотрения проектов постановлений и распоряжений, издаваемых в целях предоставления муниципальных услуг, срок предоставления которых составляет 15 календарных дней и менее, не должен превышать 4 часов, включая рассмотрение проектов постановлений (распоряжений), регламентирующих земельные отношения. При согласовании указанных проектов в правом верхнем углу реестра передачи проекта постановления (распоряжения) на согласование проставляется отметка «Муниципальная услуга».
6.26.	Замечания по проекту постановления и распоряжения, мотивы несогласия с ним оформляются письменно на отдельном листе в виде заключения, о чем должностным лицом делается соответствующая отметка «с замечаниями» рядом со своей подписью на листе согласования. При этом возражения должны быть аргументированными, со ссылкой на конкретные законодательные или нормативные акты либо с обоснованием возможных негативных социально-экономических последствий. В случае краткого замечания допускается его изложение непосредственно на листе согласования.
При наличии разногласий по замечаниям по проекту постановления (распоряжения) руководитель структурного подразделения, вносящий на рассмотрение проект, может созывать согласительное совещание уполномоченных представителей заинтересованных структурных подразделений для выработки согласованного решения.
Исполнитель после устранения замечаний структурных подразделений направляет доработанный проект постановления (распоряжения) в общий отдел управления организации документооборота для внесения в СЭД «Дело».
При недостижении согласованного решения по постановлениям и распоряжениям руководитель структурного подразделения представляет распорядительный акт с письменными предложениями на имя главы городского округа, служебную записку с изложением своей позиции и принципиальных возражений участников согласования проекта для принятия решения.
6.27. Управление организации документооборота осуществляет согласование проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа по реестру.

РЕЕСТР
передачи проекта постановления (распоряжения) на согласование
(наименование документа, структурное подразделение, подготовившее документ)

№ п/п	Наименование структурного подразделения, которому передан документ	Дата получения	Роспись в получении документа для согласования	Дата возврата документа после согласования	Роспись в получении документа	Примечание	

Реестр после согласования и подписания в обязательном порядке приобщается к постановлению (распоряжению).
При наличии технической возможности согласование распорядительного документа осуществляется в электронном виде с использованием учетной записи в СЭД «Дело». Управление организации документооборота после регистрации проекта распорядительного документа организует его параллельное согласование путем направления электронной версии проекта постановления (распоряжения) через СЭД «Дело» всем лицам, осуществляющим его согласование. Согласование осуществляется с рабочего места должностного лица, визирующего проект постановления (распоряжения), по решению заместителя главы администрации, председателя комитета допускается согласование с рабочего места главного специалиста-помощника заместителя главы администрации, председателя комитета.
6.28.	Проекты постановлений (распоряжений) подлежат повторному согласованию со всеми завизировавшими его первоначальный вариант в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа.
Внесение в проекты незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования.
6.29. Ответственность за качество подготовки, точность содержания проектов постановлений (распоряжений) и правильность согласования, а также достоверность внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих должностных лиц возлагается на руководителей структурных подразделений администрации городского округа, подготовивших проект.
6.30. Управление организации документооборота по истечении 15 рабочих дней со дня окончания планируемого срока согласования информирует через СЭД «Дело» разработчика проекта распорядительного документа о необходимости снятия с согласования документа либо продления срока доработки проекта.
Решение о снятии с согласования либо продлении срока доработки проекта принимается управляющим делами администрации городского округа на основании служебной записки курирующего заместителя главы администрации структурного подразделения, подготовившего проект.
6.31. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений (распоряжений) передаются на подпись главе городского округа.
Порядок регистрации и рассылки распорядительных документов
6.32. Регистрация и сканирование в СЭД «Дело» подписанных главой городского округа постановлений (распоряжений) главы городского округа, администрации городского округа осуществляется общим отделом управления организации документооборота в день их подписания с раздельной регистрацией.
6.33. После регистрации постановления и распоряжения рассылаются управлением организации документооборота в течение трех рабочих дней в муниципальные предприятия и учреждения, не использующие СЭД «Дело» - по электронной почте. Всем остальным структурным подразделениям распорядительные документы рассылаются в электронном виде через СЭД «Дело» согласно реестру рассылки.
6.34. Копии постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа, предоставляемые по запросам юридических и физических лиц, заверяются начальником общего отдела управления организации документооборота.
6.35. Копии постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа, подлежащие опубликованию, направляются общим отделом управления организации документооборота в официальное издание администрации городского округа МУП «Газета «Гражданин». Срок передачи документов, подлежащих опубликованию в газете «Гражданин», - понедельник недели выхода газеты, до 15.00. Документ, подлежащий печати, представляется на бумажном носителе. Электронный вид документа (формат Word или Excel) пересылается с использованием СЭД «Дело».
6.36. Подписанные главой городского округа распорядительные документы с грифом «секретно» регистрируются и тиражируются согласно реестру рассылки отделом мобилизационной подготовки и в спецчасти администрации городского округа.
6.37. Исполнитель обязан указать в реестре рассылки распорядительного документа куда рассылается документ, номер своего телефона, дату оформления реестра. Реестр подписывается исполнителем.
6.38. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения технических ошибок может быть произведена только с разрешения управляющего делами администрации городского округа. В этом случае исполнителем ранее разосланные экземпляры отзываются, передаются в общий отдел управления организации документооборота.
6.39. Копии постановлений (распоряжений) главы городского округа, администрации городского округа направляются управлением организации документооборота в прокуратуру Калининградской области и в МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий».
6.40. Копии постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан города, направляются в управление по связям с общественностью и средствами массовой информации через СЭД «Дело» для доведения их до сведения населения через СМИ.

7. ПОРЯДОК ПОДПИСАНИЯ ГЛАВОЙ ГОРОДСКОГО ОКРУГА НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ, ПРИНЯТЫХ ГОРОДСКИМ СОВЕТОМ ДЕПУТАТОВ КАЛИНИНГРАДА

7.1. Решение городского Совета депутатов Калининграда об утверждении нормативного правового акта, поступившее для подписания (обнародования) в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом города, с сопроводительным письмом передаются в управление оперативного обеспечения для визирования первым заместителем главы администрации, курирующим заместителем главы администрации, начальником правового управления и представления на подпись главе городского округа. 
7.2. Общий срок визирования должностными лицами администрации городского округа и подписания главой городского округа решения городского Совета депутатов Калининграда об утверждении нормативного правового акта (далее - нормативный правовой акт) и его опубликования (обнародования) либо направления в городской Совет депутатов мотивированного обоснования отклонения нормативного правового акта, предложения о внесении в него изменений и дополнений составляет 10 дней.
7.3. Срок рассмотрения нормативного правового акта, представленного для визирования, не должен превышать одного рабочего дня, в правовом управлении - трех рабочих дней. Возражения и поправки при согласовании нормативного правового акта вышеуказанными должностными лицами отражаются при визировании или оформляются отдельной запиской (заключением).
7.4. Глава городского округа при рассмотрении нормативного правового акта, завизированного должностными лицами с возражениями и поправками, принимает решение о проведении совещания по данному вопросу либо подготовке мотивированного обоснования отклонения нормативного правового акта, предложения о внесении в него изменений и дополнений в городской Совет депутатов.
7.5. Мотивированное обоснование отклонения нормативного правового акта либо предложения о внесении в него изменений и дополнений в городской Совет депутатов (председателю городского Совета депутатов) оформляются письмом за подписью главы городского округа. Проект письма на оборотной стороне его копии визируется первым заместителем главы администрации, курирующим заместителем главы администрации, правовым управлением. Возражения и поправки со стороны указанных должностных лиц отражаются при визировании или оформляются отдельной запиской (заключением).
7.6. Письмо с мотивированным обоснованием отклонения нормативного правового акта либо предложениями о внесении в него изменений и дополнений в установленный п. 7.2. срок направляется в городской Совет депутатов Калининграда через общий отдел управления организации документооборота администрации городского округа.
7.7. Если при повторном рассмотрении городским Советом депутатов Калининграда отклоненный главой городского округа нормативный правовой акт будет одобрен в ранее принятой редакции большинством не менее двух третей от установленной численности депутатов городского Совета депутатов Калининграда, нормативный правовой акт подлежит подписанию главой городского округа в течение семи дней и опубликованию (обнародованию).
7.8. Копии решений городского Совета депутатов Калининграда об утверждении нормативных правовых актов, подлежащие опубликованию, направляются общим отделом управления организации документооборота в официальное издание администрации городского округа МУП «Газета «Гражданин». Срок передачи документов, подлежащих опубликованию в газете «Гражданин», - понедельник недели выхода газеты, до 15.00. Документ, подлежащий печати, представляется на бумажном носителе. Электронный вид документа (формат Word или Excel) пересылается с использованием СЭД «Дело».

8. ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА С ГОРОДСКИМ СОВЕТОМ ДЕПУТАТОВ КАЛИНИНГРАДА

Общие положения

8.1. Администрация городского округа и городской Совет депутатов Калининграда взаимодействуют в установленных Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», иными федеральными законами, законами Калининградской области, Уставом города формах.
Структурные подразделения администрации городского округа, постоянные комиссии и структурные подразделения аппарата городского Совета депутатов Калининграда осуществляют взаимодействие, необходимое для работы над правовыми актами, рассмотрения вопросов, входящих в их компетенцию, организации контроля исполнения принятых правовых и нормативных актов.
Указанное взаимодействие может осуществляться посредством проведения совместных заседаний (совещаний), обмена информацией, участия в деятельности рабочих групп, подготовительных и согласительных комиссий и в иных формах.
8.2. Администрация городского округа еженедельно направляет в городской Совет депутатов Калининграда план проведения очередного оперативного совещания.
Предложения городского Совета депутатов Калининграда по вопросам, входящим в компетенцию администрации городского округа, могут включаться в установленном порядке в план оперативного совещания.
8.3. По согласованию с председателем городского Совета депутатов Калининграда руководители структурных подразделений администрации городского округа вправе присутствовать на заседаниях городского Совета депутатов Калининграда, его постоянных комиссий.
По согласованию с главой городского округа депутаты городского Совета депутатов Калининграда вправе присутствовать на оперативных совещаниях.
8.4. По приглашению городского Совета депутатов Калининграда или председателя городского Совета депутатов Калининграда и по согласованию с главой городского округа председатели комитетов или иные должностные лица администрации городского округа могут присутствовать на заседании городского Совета депутатов и его комиссий.
8.5. Депутатский запрос или запрос городского Совета депутатов Калининграда, поступивший на имя главы городского округа, направляется по его поручению руководителям структурных подразделений, иным должностным лицам для рассмотрения и подготовки ответа в установленные сроки.
В случае, если для подготовки проекта ответа требуется участие нескольких структурных подразделений администрации, подготовка и согласование осуществляются в порядке, установленном настоящим Регламентом.
8.6.	Ответ на депутатский запрос, запрос городского Совета депутатов Калининграда должен быть дан в письменной форме в сроки, установленные п. 4.5. настоящего Регламента. В случае, если запрос исходит от группы депутатов городского Совета, ответ готовится в адрес городского Совета депутатов и каждого депутата, подписавшего депутатский запрос.
Ответ на депутатский запрос, запрос городского Совета депутатов подписывает глава городского округа либо должностное лицо, временно исполняющее его обязанности.
8.7.	Обращения депутатов городского Совета депутатов Калининграда, поступившие на имя главы городского округа, направляются в структурные подразделения для рассмотрения и подготовки ответа.
Ответ на обращение депутата городского Совета депутатов Калининграда должен быть дан в срок, установленный п. 4.5. настоящего Регламента, за подписью главы городского округа либо первого заместителя главы администрации городского округа, заместителя главы администрации, председателя комитета.
8.8.	Подписанные документы, подлежащие отправке в городской Совет депутатов Калининграда, регистрируются в установленном порядке.

Порядок подготовки проектов решений городского Совета депутатов Калининграда по вопросам, вносимым для рассмотрения главой городского округа

8.9. Вопросы для обсуждения на заседании городского Совета депутатов Калининграда с проектами решений вносятся главой городского округа.
8.10. Инициатор внесения вопроса составляет пояснительную записку по данному вопросу с обоснованием необходимости его рассмотрения, готовит проект решения. В случае если проектом решения предусмотрено выделение денежных средств, пояснительная записка должна содержать финансово-экономическое обоснование. На оборотной стороне первого листа проекта указывается, каким должностным лицом, структурным подразделением подготовлен проект, ставится подпись и дата.
8.11. Проекты решений визируются первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации городского округа, руководителем соответствующего структурного подразделения, правовым управлением, управлением организации документооборота, управляющим делами администрации городского округа. Возражения и поправки со стороны указанных должностных лиц записываются на обороте последнего листа проекта или оформляются отдельной запиской.
Материалы направляются в городской Совет депутатов Калининграда с сопроводительным письмом за подписью главы городского округа через общий отдел управления организации документооборота администрации городского округа.
8.12.	Проекты решений, проверенные и зарегистрированные общим отделом управления организации документооборота администрации городского округа в СЭД «Дело», согласовываются с заинтересованными должностными лицами, указанными в них, управлением организации документооборота.
8.13. Структурные подразделения администрации городского округа по вопросам, заблаговременно инициативно внесенным в план работы городского Совета депутатов Калининграда, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии.
8.14. Проекты решений должны представляться в аппарат городского Совета депутатов Калининграда не менее чем за две недели до заседания городского Совета депутатов Калининграда для обсуждения в постоянных комиссиях на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий.

9. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

9.1. Рассмотрение обращений граждан в администрации городского округа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Глава городского округа, администрация городского округа в пределах своей компетенции обеспечивают рассмотрение письменных и устных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законом срок.
9.2. Письменные обращения граждан, поступившие в администрацию городского округа, регистрируются в отделе по работе с населением управления оперативного обеспечения администрации городского округа в трехдневный срок с момента поступления и представляются на рассмотрение главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа, заместителям главы администрации городского округа, управляющему делами администрации городского округа в соответствии с их компетенцией.
Обращения граждан, в которых затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции разных структурных подразделений, рассматриваются главой городского округа либо первым заместителем главы администрации городского округа, который определяет ответственного исполнителя.
На рассмотрение главе городского округа представляются также обращения граждан о неправомерных действиях или бездействии муниципальных служащих администрации городского округа.
При поступлении письменного обращения конкретному должностному лицу, структурному подразделению администрации городского округа обращение регистрируется в отделе организации документооборота соответствующей сферы управления организации документооборота.
9.3. В случае необходимости структурное подразделение администрации городского округа, должностное лицо могут обеспечить рассмотрение обращения путем создания комиссии в установленном порядке и (или) с выездом на место.
9.4. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации городского округа, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке обращений граждан Российской Федерации».
9.5. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней.
В тех случаях, когда при рассмотрении обращения необходимо проведение специальной проверки, получение дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на 30 дней, с соответствующим уведомлением заявителя.
9.6. Письменные обращения граждан снимаются с контроля должностным лицом, давшим поручение, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменном виде.
9.7. Личный прием граждан в администрации городского округа проводится должностными лицами, определенными главой городского округа, согласно графику, который ежемесячно размещается на официальном сайте администрации городского округа.
9.8. Организацию личного приема главы городского округа, запись граждан и контроль исполнения принятых главой городского округа решений (поручений) осуществляет отдел оперативного обеспечения.
Организацию приема граждан по личным вопросам первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации городского округа, управляющим делами обеспечивают и контролируют их помощники.
9.9. Личный прием маломобильных групп населения, не имеющих возможности самостоятельного передвижения, может проводиться в режиме видеоконференцсвязи.
Поручения, принятые в ходе личного приема, проведенного в режиме видеоконференцсвязи, подлежат исполнению в установленном порядке.
9.10. Данные о гражданах, записавшихся на прием, и материалы для предварительного изучения предлагаемых к рассмотрению вопросов докладываются лицу, проводящему прием, не позднее чем за двое суток до дня приема.
Письменные обращения граждан, полученные в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном порядке.
10. КООРДИНАЦИОННЫЕ И СОВЕЩАТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ
10.1. Координационными органами администрации городского округа являются комиссии, в том числе межведомственные, организационные комитеты, рабочие группы, которые образуются для обеспечения согласованных действий структурных подразделений администрации городского округа, органов государственной власти и других структур при решении определенного круга задач муниципального уровня.
Совещательными органами являются советы, которые образуются для предварительного рассмотрения различных вопросов деятельности администрации городского округа и подготовки по ним предложений, носящих рекомендательный характер.
Компетенция координационных и совещательных органов, а также порядок принятия ими решений определяются в положениях о них, утверждаемых распоряжением администрации городского округа.
10.2. Координационные и совещательные органы формируются на представительной основе. В их состав, в зависимости от вопросов, для решения которых они образуются, включаются представители соответствующих комитетов и управлений, могут включаться представители городского Совета депутатов Калининграда, научных организаций, общественных объединений и религиозных организаций, которые в координационных органах имеют право совещательного голоса.
10.3. Координационные и совещательные органы могут своими решениями образовывать рабочие группы.
10.4. Решения координационных и совещательных органов оформляются протоколами заседаний.
Решения, принимаемые координационными органами в соответствии с их компетенцией, являются обязательными для всех представленных в них комитетов и управлений, если иное не установлено действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями главы городского округа.
10.5. Организационные комитеты образуются для проведения мероприятий городского значения в установленные сроки. Образование и упразднение организационных комитетов, определение их компетенции, утверждение их персонального состава осуществляются главой администрации городского округа.
10.6. Организационные комитеты возглавляются, как правило, главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа или заместителями главы администрации городского округа, управляющим делами, руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений. Руководство организационным комитетом может быть возложено на сопредседателей.
10.7. Межведомственные комиссии и советы образуются для решения определенных задач или рассмотрения вопросов межотраслевого значения. Образование, реорганизация и упразднение межведомственных комиссий и советов, определение их компетенции, утверждение их руководителей и персонального состава осуществляются, как правило, совместно заинтересованными сторонами. Принятые решения оформляются протоколом, который подписывается лицом, проводившим заседание межведомственной комиссии либо совета.
10.8. В случаях, установленных законами Калининградской области, правовыми актами Губернатора Калининградской области или Правительства Калининградской области, распоряжениями главы городского округа или администрации городского округа, образование координационных и совещательных органов, определение их компетенции, порядка принятия и оформления их решений, утверждение их руководителей и персонального состава осуществляются в соответствии с указанными актами.
10.9. В случае возникновения разногласий по вопросам образования, реорганизации и упразднения межведомственных комиссий и советов, определения их компетенции, утверждения руководителей и персонального состава они рассматриваются главой городского округа.
10.10. Межведомственные комиссии и советы возглавляются, как правило, главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа или заместителями главы администрации городского округа, руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений. Руководство межведомственной комиссией или советом может быть возложено на сопредседателей.
10.11. По вопросам, требующим решения главы городского округа, межведомственные комиссии и советы вносят соответствующие предложения.
10.12. Комиссиями (межведомственными комиссиями) ежегодно готовятся отчеты о проделанной работе, на основании которых готовится соответствующая аналитическая записка главе городского округа для оценки эффективности их деятельности. Отчеты о работе комиссий готовятся заинтересованными структурными подразделениями. Состав комиссии обновляется заинтересованными структурными подразделениями по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
10.13. Организационно-техническое обеспечение деятельности координационных и совещательных органов возлагается на исполнительный орган, указанный в Положениях о них.
Секретарь координационного или совещательного органа осуществляет свою деятельность в соответствии с утвержденным Положением.

11. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

Порядок приема и увольнения муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации городского округа «Город Калининград», их права и обязанности

11.1. Первый заместитель главы администрации городского округа, заместители главы администрации городского округа «Город Калининград» предлагаются на должность главой городского округа «Город Калининград» с последующим утверждением городским Советом депутатов Калининграда. После утверждения с указанными должностными лицами заключается трудовой договор.
В случае неутверждения городским Советом депутатов Калининграда предложенных кандидатур глава городского округа «Город Калининград» имеет право в месячный срок предложить другую или прежнюю (не более двух раз) кандидатуру.
11.2. Другие муниципальные служащие назначаются на должность и освобождаются от нее распоряжением администрации городского округа по согласованию с руководителями соответствующих подразделений.
На муниципальную службу в администрации городского округа принимаются лица, соответствующие квалификационным требованиям, установленным для замещения должностей муниципальной службы правовыми актами администрации городского округа.
11.3.	Оформление приема на работу муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации городского округа осуществляется отделом муниципальной службы на основании личного заявления работника на имя главы городского округа с резолюцией о согласии руководителя соответствующего структурного подразделения. С лицами, принимаемыми на работу, заключаются трудовые договоры, на основании которых издаются соответствующие распоряжения о приеме на работу. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, представляет документы, предусмотренные Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Сведения, представленные гражданином при поступлении на муниципальную службу, могут подвергаться проверке в установленном федеральными законами порядке. В случае установления в процессе проверки обстоятельств, препятствующих поступлению гражданина на муниципальную службу, указанный гражданин информируется в письменной форме о причинах отказа в приеме на службу.
11.4.	Отдел муниципальной службы знакомит вновь принятого работника с Правилами внутреннего трудового распорядка администрации, Кодексом этики и служебного поведения муниципального служащего администрации городского округа «Город Калининград», который утверждается распоряжением администрации городского округа, должностной инструкцией и настоящим Регламентом.
Непосредственный руководитель структурного подразделения администрации, в подчинении которого находится вновь принятый сотрудник, проводит первичный инструктаж по охране труда.
11.5.	После оформления приема на работу муниципальным служащим администрации городского округа выдается удостоверение в соответствии с положением о служебном удостоверении муниципальных служащих администрации городского округа «Город Калининград» (далее - Положение), утверждаемое распоряжением администрации городского округа.
После оформления приема на работу техническим работникам администрации городского округа выдается пропуск.
В соответствии с Положением муниципальные служащие администрации городского округа несут персональную ответственность за хранение, использование служебного удостоверения, передачу служебного удостоверения другим лицам и использование (предъявление) служебного удостоверения в интересах, не связанных с выполнением служебных задач.
При увольнении муниципального служащего служебное удостоверение сдаётся в отдел муниципальной службы.
При увольнении технического работника пропуск сдаётся в отдел муниципальной службы.
Работники администрации городского округа несут ответственность за сохранность выданных удостоверений или пропусков, а в случае их утраты обязаны сообщить об этом письменно в отдел муниципальной службы.
11.6. Отделом муниципальной службы ведется реестр муниципальных служащих городского округа «Город Калининград в порядке, установленном решением городского Совета депутатов Калининграда.
11.7. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) производится на основании личного заявления работника, поданного на имя работодателя не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен Трудовым кодексом Российской Федерации или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.
По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении, если стороны достигли соглашения о дате увольнения.
Увольнение работников по другим основаниям осуществляется в порядке и сроки, предусмотренные действующим законодательством.
Прекращение трудового договора с работником оформляется распоряжением работодателя не позднее дня его увольнения.
Распоряжения о расторжении трудового договора с работниками готовятся в отделе муниципальной службы и подписываются главой городского округа.
11.8. В администрации городского округа устанавливается режим рабочего времени и времени отдыха:
-	начало рабочего дня в 09.00;
-	перерыв с 13.00 до 14.00;
-	окончание рабочего дня в 18.00.
Время начала и окончания рабочего дня может изменяться по распоряжению администрации городского округа в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Оформление отпусков, листков нетрудоспособности, документов для назначения доплаты к пенсии. Повышение квалификации, аттестация и присвоение классных чинов 

11.9. Ежегодные оплачиваемые отпуска муниципальным служащим и техническим работникам предоставляются в соответствии с Законом Калининградской области от 05.12.2008 № 301 «О правовом регулировании муниципальной службы в Калининградской области», а также в соответствии с перечнем должностей муниципальных служащих, имеющих право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, установленным распоряжением администрации городского округа «Город Калининград».
11.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым главой городского округа не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
11.11. Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работнику оформляется распоряжением работодателя не позднее, чем за две недели до начала отпуска на основании заявления работника.
11.12. Отпуска без сохранения заработной платы муниципальным служащим и техническим работникам предоставляются в соответствии с действующим законодательством на основании личного заявления по согласованию с руководителями соответствующих структурных подразделений на основании распоряжения администрации.
11.13. Листки нетрудоспособности муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению, оформленные в установленном порядке, сдаются в отдел муниципальной службы администрации городского округа для подтверждения страхового стажа.
После подтверждения страхового стажа листки нетрудоспособности  возвращаются отделом муниципальной службы в структурные подразделения, наделенные правами юридического лица, в течение одного рабочего дня с момента поступления листка нетрудоспособности на проверку.
11.14. Доплата к пенсии муниципальным служащим устанавливается в соответствии с Положением о порядке установления и выплаты ежемесячной доплаты к пенсии за муниципальную службу, утверждаемым городским Советом депутатов Калининграда.
11.15. Повышение квалификации муниципальных служащих планируется отделом муниципальной службы на очередной год в соответствии с действующим законодательством по предложению руководителей структурных подразделений.
11.16. Работа по подготовке резерва кадров осуществляется отделом муниципальной службы совместно с руководителями структурных подразделений в соответствии с Положением о кадровом резерве муниципальной службы в администрации городского округа, утвержденным постановлением администрации городского округа.
11.17. Аттестация муниципальных служащих на соответствие занимаемой должности проводится в соответствии с Положением «О проведении аттестации муниципальных служащих органов местного самоуправления городского округа «Город Калининград», избирательной комиссии городского округа «Город Калининград», утверждённым решением городского Совета депутатов Калининграда.
11.18. Присвоение классных чинов муниципальным служащим проводится в соответствии с Законом Калининградской области от 05.12.2008 № 301 «О правовом регулировании муниципальной службы в Калининградской области», Положением о порядке внесения представления на квалификационный экзамен для присвоения классного чина муниципальному служащему администрации городского округа «Город Калининград», утвержденным распоряжением администрации городского округа «Город Калининград» от 21.02.2011 № 44-р.
11.19. Выплата заработной платы производится работникам администрации в сроки, установленные распоряжением администрации городского округа в соответствии с действующим законодательством. Каждый работник администрации городского округа получает расчетный лист о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период.
11.20. Применение дисциплинарных взысканий и поощрение работников администрации городского округа осуществляется в соответствии с действующим законодательством, условиями трудового договора и правовыми актами администрации городского округа.

12. СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ РАБОТНИКОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

12.1. Направление в служебные командировки работников администрации городского округа производится в соответствии с Положением «О порядке оформления служебных командировок и возмещении расходов, связанных с ними», утвержденным решением городского Совета депутатов Калининграда. Командировки планируются структурными подразделениями администрации городского округа.
12.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого указывается цель выезда, оформляется отделом муниципальной службы на основании распоряжения администрации городского округа и подписывается управляющим делами администрации городского округа с проставлением печати администрации городского округа.
12.3. Письменные отчеты о результатах командировок утверждаются соответствующими заместителями главы администрации городского округа, управляющим делами администрации городского округа и находятся на хранении в отделе муниципальной службы.
12.4. Руководители муниципальных учреждений и предприятий направляются в служебные командировки с разрешения главы городского округа или руководителя структурного подразделения, который является работодателем, которое оформляется соответствующим распоряжением.
12.5. Зарубежные командировки планируются отделом международных связей в соответствии с годовым планом международной деятельности администрации городского округа. Распоряжения о загранкомандировке готовятся и представляются на подпись главе городского округа отделом международных связей. Отчет о выполненной в загранкомандировке работе сдаётся в отдел международных связей в соответствии с установленным порядком.

13. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ
РУКОВОДИТЕЛЕЙ, А ТАКЖЕ ПРИ ПРЕКРАЩЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА

13.1. При смене руководителей, а также при прекращении деятельности структурного подразделения администрации городского округа прием-передача документов, помещений, инвентаря и оборудования производится по акту приема-передачи дел комиссией, созданной в установленном порядке.
13.2. При прекращении деятельности структурного подразделения без передачи его функций другому подразделению документы передаются в МКУ «Калининградский городской архив».
При прекращении деятельности структурного подразделения с передачей его функций другому подразделению документы передаются в то структурное подразделение, которому переданы указанные функции.