РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
«ГОРОД КАЛИНИНГРАД»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 23 августа 2012г.                                                                 № 1620
г. Калининград

О Регламенте администрации
городского округа «Город Калининград»

В целях обеспечения условий для повышения эффективности деятельности администрации городского округа «Город Калининград», совершенствования взаимодействия должностных лиц, структурных подразделений администрации городского округа «Город Калининград», повышения уровня обоснованности принимаемых решений, организационного, документационного и информационного обеспечения муниципальных служащих и граждан, руководствуясь Уставом городского округа «Город Калининград», в соответствии с решением окружного Совета депутатов города Калининграда от 21.03.2012 №79 «Об утверждении структуры администрации городского округа «Город Калининград»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Регламент администрации городского округа «Город Калининград» (приложение).
2. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа ознакомить под роспись муниципальных служащих и технических работников с Регламентом администрации городского округа «Город Калининград».
3. Считать утратившими силу: 
-постановление главы администрации городского округа «Город Калининград» от 15.10.2008 №1650 «О Регламенте администрации городского округа «Город Калининград»;
- постановление главы администрации городского округа «Город Калининград» от 26.12.2008 №2146 «О внесении изменений в постановление главы администрации от 15.10.2008 №1650 «О Регламенте администрации городского округа «Город Калининград»;

- постановление главы администрации городского округа «Город Калининград» от 31.03.2009 №459 «О внесении дополнений в Регламент администрации городского округа «Город Калининград»;
- постановление главы администрации городского округа «Город Калининград» от 08.05.2009 №683 «О внесении дополнений в Регламент администрации городского округа «Город Калининград» и передаче полномочий  на подписание распорядительных документов по образованию земельных участков и предоставлению гражданам и юридическим лицам земельных участков заместителю главы администрации, председателю комитета муниципального имущества и земельных ресурсов администрации городского округа «Город Калининград»;
- постановление главы администрации городского округа «Город Калининград» от 12.03.2010 №500 «О внесении изменений в Регламент администрации городского округа «Город Калининград»;
- постановление главы администрации городского округа «Город Калининград» от 27.04.2010 №757 «О внесении изменений в Регламент администрации городского округа «Город Калининград»;
-постановление администрации городского округа «Город Калининград» от 04.05.2010 №796 «О внесении изменений в Регламент администрации городского округа «Город Калининград»;
- постановление администрации городского округа «Город Калининград» от 09.06.2011 №973 «О внесении изменений в Регламент администрации городского округа «Город Калининград», утвержденный постановлением главы администрации городского округа «Город Калининград» от 15.10.2008 №1650.
4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации городского округа «Город Калининград» С.В.Воропаева.

Глава администрации                                                                          С.Б.Мухомор

 

Приложение
к постановлению администрации
городского округа «Город Калининград»
от 23 августа 2012 г. № 1620

РЕГЛАМЕНТ
администрации  городского  округа  «Город  Калининград»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

1.1. В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Калининградской области «О правовом регулировании вопросов организации местного самоуправления на территории Калининградской области» и Уставом городского округа «Город Калининград» (далее - Устав города) администрация городского округа «Город Калининград» является исполнительно-распорядительным органом городского самоуправления и действует под непосредственным руководством главы администрации городского округа «Город Калининград» (далее - глава администрации городского округа). 
1.2. Регламент администрации городского округа «Город Калининград» (далее – Регламент) является правовым актом, регулирующим деятельность администрации городского округа, определяющим порядок ее организационного, документационного и информационного обеспечения.
1.3. Администрация городского округа «Город Калининград» (далее - администрация городского округа) является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Калининградской области, Уставом города, решениями окружного Совета депутатов города Калининграда, постановлениями главы городского округа «Город Калининград», постановлениями и распоряжениями администрации городского округа, настоящим Регламентом.
Администрация городского округа в соответствии с Федеральным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» имеет печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
1.4. Администрация городского округа в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Калининградской области  решает вопросы местного значения городского округа и выполняет отдельные государственные полномочия, переданные законами субъекта Российской Федерации.
1.5. Администрация городского округа вправе осуществлять международные и внешнеэкономические связи.
Координация международной деятельности обеспечивается отделом социально-экономического развития и внешнеэкономических связей управления экономического развития комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа в соответствии с Регламентом по реализации международных связей, утверждаемым постановлением администрации городского округа. 
1.6. Глава администрации городского округа руководит деятельностью администрации городского округа на принципах единоначалия.
Исполнительные функции глава администрации городского округа осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнения определяются настоящим Регламентом.
1.7. В случае отсутствия главы администрации городского округа его полномочия осуществляет один из заместителей главы по распоряжению администрации городского округа. 
1.8. Положения о комитетах, управлениях, отделах администрации городского округа, за исключением положений о структурных подразделениях - юридических лицах, утверждаются распоряжениями администрации городского округа. 
Должностные инструкции муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются распоряжениями администрации городского округа.
Копии утвержденных должностных инструкций муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению направляются в отдел муниципальной службы администрации  городского округа.
1.9. Структурные подразделения администрации городского округа с правом юридического лица, а также управление ЗАГС и его структурные подразделения, имеют печати, соответствующие бланки и штампы. Структурные подразделения администрации городского округа без права юридического лица могут иметь собственные печати, бланки  и штампы для внутреннего пользования.
Порядок использования бланков определяется Инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением администрации городского округа (далее - Инструкцией по делопроизводству).
Эскизы печатей и штампов согласовываются в правовом управлении администрации городского округа, которое ведет их учет.
Порядок согласования эскизов печатей и штампов, их изъятия, а также применения печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовой) устанавливается распоряжением администрации городского округа в соответствии с действующим законодательством.
Ответственность за сохранность и порядок применения бланков, печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.
1.10. В администрации городского округа издаются распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, поручения), ведется работа по рассмотрению обращений юридических и физических лиц, заключению договоров, в том числе в целях обеспечения муниципальных нужд, в порядке, установленном действующим законодательством, настоящим Регламентом, Инструкцией  по делопроизводству, другими правовыми актами.
1.11. Размер расходов на содержание администрации городского округа утверждается решением окружного Совета депутатов города Калининграда по представлению главы администрации городского округа в бюджете городского округа на соответствующий год.
1.12. Информация о работе администрации городского округа доводится до сведения населения управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации администрации городского округа в средствах массовой информации и на официальном сайте администрации городского округа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
1.13. В целях осуществления единой информационной политики информация о проводимых мероприятиях, имеющих общегородское значение, заблаговременно направляется структурным подразделением, организующим данное мероприятие, в управление по связям с общественностью и средствами массовой информации с предоставлением при необходимости информационных материалов.
1.14. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы администрации городского округа несекретного характера и обязательны для всех сотрудников администрации городского округа.
1.15. Нарушение требований настоящего Регламента влечет для работников администрации городского округа ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. СТРУКТУРА И ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

2.1. Структура администрации городского округа представляется на утверждение окружного Совета депутатов города Калининграда главой администрации городского округа в пределах бюджетных средств на ее содержание, утвержденных решением окружного Совета депутатов города Калининграда.
2.2. Глава администрации городского округа на основании структуры администрации утверждает штатное расписание администрации городского округа, определяет функции и полномочия руководителей структурных  подразделений.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ, ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ОПЕРАТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ, ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

Планирование работы
3.1. Администрация городского округа осуществляет свою работу в соответствии с утвержденным главой администрации городского округа планом основных мероприятий администрации городского округа на месяц (далее – План).
3.2. План состоит из следующих разделов:
- мероприятия, проводимые под руководством главы администрации городского округа;
- мероприятия, проводимые под руководством заместителей главы администрации, председателей комитетов;
- основные мероприятия, проводимые в структурных подразделениях администрации городского округа;
- участие в работе комиссий окружного Совета депутатов города Калининграда;
- культурно-массовые и спортивные мероприятия.
3.3. План включает в себя следующие графы:
Дата
время	Мероприятия	Ответственный	Примечание	
1	2	3	4	
3.4. Разработку проекта Плана осуществляет организационно- инспекторский отдел административного управления администрации городского округа (далее - организационно-инспекторский отдел) на основе предложений структурных подразделений администрации городского округа. 
3.5. Структурные подразделения администрации городского округа представляют свои планы мероприятий на очередной месяц и предложения в План, согласованные с курирующими заместителями главы администрации, председателями комитетов, в организационно-инспекторский отдел до 20 числа месяца, предшествующего планируемому, на бумажном и электронном носителях.
3.6. Организационно-инспекторский отдел за три рабочих дня до истечения месяца, предшествующего планируемому, представляет проект Плана управляющему делами администрации городского округа.
3.7. Подписанный управляющим делами администрации городского округа проект Плана, представляется на утверждение главе администрации городского округа. План утверждается не позднее последнего рабочего дня месяца, предшествующего планируемому.
Утвержденный главой администрации городского округа План рассылается организационно-инспекторским отделом в структурные подразделения администрации городского округа по электронной почте.
3.8. С учетом мероприятий Плана и текущих изменений и дополнений организационно-инспекторский отдел еженедельно в четверг до 17.00 часов готовит план основных мероприятий администрации городского округа на следующую неделю и рассылает его в структурные подразделения администрации городского округа. В случае изменения даты его проведения либо отмены, структурное подразделение администрации, информирует организационно-инспекционный отдел об этом за три рабочих дня.
3.9. Контроль за выполнением Плана и недельного плана осуществляет организационно-инспекторский отдел.

Организация проведения оперативных совещаний под руководством главы администрации городского округа

3.10. Оперативное совещание, проводимое под руководством главы администрации городского округа (далее - оперативное совещание), является формой коллегиального рассмотрения вопросов деятельности администрации городского округа. 
3.11. Основной задачей оперативного совещания является обеспечение контроля за ходом выполнения постановлений и распоряжений администрации городского округа, поручений главы администрации городского округа, решений окружного Совета депутатов города Калининграда, указов, распоряжений и поручений Губернатора Калининградской области, постановлений Правительства Калининградской области, а также оперативного решения вопросов, возникающих в процессе деятельности администрации городского округа.
3.12. Организационное и справочно-информационное обеспечение оперативного совещания осуществляет организационно-инспекторский отдел.
3.13. Оперативные совещания проводятся еженедельно по вторникам. По мере необходимости по решению главы администрации городского округа могут проводиться внеплановые или выездные оперативные совещания.
3.14. Оперативные совещания проводятся в соответствии с планом оперативных совещаний на месяц, который формируется организационно-инспекторским отделом на основе поручений главы администрации городского округа, а также предложений руководителей структурных подразделений и утверждается главой администрации городского округа.
План оперативных совещаний на месяц включает в себя перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению на совещании, с указанием по каждому вопросу даты его рассмотрения и должностных лиц, ответственных за подготовку вопросов (докладчиков).
3.15. Руководители структурных подразделений администрации городского округа к 20 числу месяца, предшествующего планируемому, представляют в организационно-инспекторский отдел:
1) перечень вопросов, предлагаемых для рассмотрения на оперативных совещаниях; 
2) должность, фамилию, инициалы докладчика и предполагаемую дату его рассмотрения.
3.16. Вопросы, требующие оперативного рассмотрения, вносятся в повестку очередного оперативного совещания по решению главы администрации городского округа либо по инициативе заместителей главы администрации по согласованию с главой администрации городского округа.
3.17. План очередного оперативного совещания формируется из вопросов месячного плана, а также вопросов, требующих оперативного рассмотрения и внесенных главой администрации городского округа.
Подготовленный проект плана очередного оперативного совещания рассылается в структурные подразделения администрации городского округа по электронной почте не менее чем за пять рабочих дней до совещания для организации подготовки вопросов.
3.18. Руководители структурных подразделений, которые готовят соответствующие вопросы для рассмотрения на оперативном совещании, не позднее 10.00 часов пятницы (или двух дней, предшествующих дню проведения совещания) представляют в организационно-инспекторский отдел подписанные тезисы докладов и другие тематические справочно-информационные материалы. Материалы в обязательном порядке  представляются на бумажном и электронном носителях.
Приложения к докладам в виде слайдов, таблиц, фотографий, графиков, диаграмм и т.п. представляются на электронных носителях информации в МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий» за 1 день до проведения оперативного совещания для организации показа (демонстрации) во время проведения оперативного совещания.
Должностные лица, которым поручена подготовка материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.
3.19. Материалы оперативного совещания (план проведения совещания, подлинники тезисов докладов и справочно-информационных материалов по включенным в него вопросам, а также список участников и приглашенных) представляются организационно-инспекторским отделом главе администрации городского округа в пятницу (или за один рабочий день до проведения совещания).
Копии материалов по обсуждаемым вопросам представляются организационно-инспекторским отделом управляющему делами администрации городского округа и рассылаются по электронной почте участникам оперативного совещания за один рабочий день до проведения совещания.
3.20. Персональный состав участников оперативного совещания определяет управляющий делами.
На оперативное совещание могут приглашаться руководители или представители организаций и предприятий, имеющих непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу. Ответственными за оповещение и приглашение руководителей или представителей этих организаций являются руководители структурных подразделений, на которые возложена подготовка соответствующих вопросов.
Список лиц, приглашенных на оперативное совещание, представляется в организационно-инспекторский отдел и согласовывается с управляющим делами администрации городского округа.
3.21. Должностные лица, которые участвуют в оперативном совещании, предварительно (накануне дня заседания) уведомляют организационно- инспекторский отдел о своем присутствии на совещании или, в случае невозможности личного присутствия, сообщают о причине отсутствия, а также должность, фамилию, имя, отчество лица, замещающего его на оперативном совещании.
3.22. Лица, участвующие в оперативном совещании, регистрируются организационно-инспекторским отделом не позднее чем за 10 минут до начала оперативного совещания.
3.23. Время для докладов на оперативном совещании устанавливается - до 15 минут, для содокладов - до 5 минут, для выступлений в прениях и информации - до 3 минут. В отдельных случаях, по предложению докладчика, время доклада может быть увеличено.
3.24. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на оперативном совещании  допускается по предложению начальника управления по связям с общественностью и средствами массовой информации.
По окончании оперативного совещания управление по связям с общественностью и средствами массовой информации организует брифинги для представителей средств массовой информации по рассмотренным на совещании вопросам, обеспечивает информирование граждан через средства массовой информации о вопросах, рассмотренных на совещании, и о принятых по этим вопросам решениях.
3.25. МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий» организует техническое обеспечение оперативных совещаний (аудиозапись совещаний, демонстрацию видео- и фотоматериалов докладчиков, работу звукоусиливающей аппаратуры, прямую  трансляцию и т.п.).
МБУ «Служба административно-технического обеспечения» отвечает за подготовку зала заседаний (оборудование мебелью, освещение, кондиционирование, надлежащий порядок и чистоту).
3.26. Участникам оперативного совещания и приглашенным лицам в ходе совещания запрещается пользоваться средствами мобильной связи.
3.27. Ответственными за подготовку и организацию проведения выездных оперативных совещаний главы администрации городского округа являются руководители структурных подразделений администрации городского округа, руководители муниципальных предприятий и учреждений, на объектах которых планируется проведение выездного совещания.
3.28. По результатам выездных совещаний под руководством главы администрации городского округа руководители структурных подразделений администрации городского округа, руководители муниципальных предприятий и учреждений, на объектах которых проведено выездное совещание, в течение трех рабочих дней представляют в организационно-инспекторский отдел протокол совещания, утвержденный главой администрации городского округа. Управление оперативного обеспечения готовит поручения главы администрации по итогам выездных совещаний.
Порядок подготовки и исполнения поручений

3.29. Решения, принятые на оперативном совещании, оформляются в форме поручений главы администрации городского округа (далее поручения).
3.30. Проект поручений оформляется и рассылается по электронной почте организационно-инспекторским отделом на следующий после проведения совещания рабочий день основным исполнителям для согласования текста поручения и сроков их исполнения.
Если в течение четырех часов с момента рассылки проекта поручений от исполнителей не поступало его уточненной формулировки, проект поручений считается согласованным.
3.31. Согласованный проект поручений на следующий после проведения совещания день представляется организационно-инспекторским отделом управляющему делами администрации городского округа.
3.32. Поручения подписываются управляющим делами администрации городского округа и направляются на утверждение главе администрации городского округа.
3.33. Утвержденные главой администрации городского округа поручения регистрируются организационно-инспекторским отделом и рассылаются исполнителям через систему электронного документооборота «Дело» (далее – СЭД «Дело») либо факсимильной связью по реестру (случае отсутствия СЭД «Дело»).
3.34. Лицо, ответственное за контроль исполнения поручений в структурном подразделении администрации городского округа, в течение рабочего дня докладывает поручение руководителю структурного подразделения и вносит в регистрационную карточку СЭД «Дело» резолюцию руководителя и ответственного исполнителя.
3.35. Подлинник поручения и все материалы по его исполнению приобщаются в номенклатурное дело «Поручения главы администрации». Материалы оперативного совещания (список присутствующих, план проведения совещания, доклады, информационно-аналитические справки и др.) приобщаются в номенклатурное дело «Материалы оперативного совещания». Номенклатурные дела ведутся в организационно-инспекторском отделе.
3.36. В поручении устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его исчисления считается дата регистрации поручения.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в течение одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты регистрации поручения. 
В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель поручения представляет главе администрации городского округа предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем за 3 дня до даты исполнения документа.
3.37. Основным исполнителем поручения является должностное лицо, указанное в поручении как исполнитель (или первый в списке, если назначено несколько исполнителей). Исполнитель несет ответственность за организацию работы по исполнению поручения в полном объеме.
Соисполнители представляют основному исполнителю предложения и необходимые для полного исполнения поручения материалы, подписанные руководителем соответствующего структурного подразделения (его заместителем), не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения, если он не превышает 10 дней, и не позднее, чем за 1/3 срока, установленного для исполнения, если он превышает 10 дней.
3.38. Основной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки отчета об исполнении поручения. В случае исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего в случае необходимости проводит рабочее совещание с соисполнителями и в тексте итогового отчета об исполнении поручения указывает, с кем он согласован, а с кем не согласован, и прикладывает протокол разногласий. Соисполнитель доводит свое мнение исключительно в адрес основного исполнителя.
3.39. В случае если поручение главы администрации городского округа не исполнено в установленный срок, основной исполнитель (исполнитель) поручения в течение одного рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет управляющему делами администрации городского округа объяснение о состоянии исполнения поручения и причинах его неисполнения в установленный срок.
3.40. Основной исполнитель (исполнитель) поручения не позднее одного рабочего дня до истечения срока исполнения поручения представляет в организационно-инспекторский отдел отчет об исполнении поручения. Основной исполнитель (исполнитель) вносит отчет о ходе исполнения и прикрепляет файл с информацией в СЭД «Дело».
3.41. Отчет об исполнении поручения составляется только по одному конкретному пункту поручения и состоит из следующих разделов:
- «содержание поручения» – в разделе приводится полный текст утвержденного поручения без каких-либо изменений;
- «ответственный исполнитель» - указывается структурное подразделение администрации городского округа и должностное лицо, персонально ответственное за исполнение поручения;
- «срок исполнения» - указывается дата исполнения поручения, а также дата продления срока исполнения поручения, если поручение было продлено;
- «информация по выполнению поручения» - кратко излагаются основные мероприятия по выполнению поручения и их результаты с указанием реквизитов подготовленных документов, информация заканчивается одним из следующих предложений:
а) «Прошу снять с контроля данное поручение»;
б) «Прошу продлить срок исполнения до_______ (указывается конкретная дата)»;
в) «Прошу назначить исполнителем данного поручения__________ (указывается структурное подразделение администрации городского округа)»;
г) «Информация докладывается в порядке промежуточного контроля».
Отчет об исполнении поручения подписывает основной исполнитель (исполнитель) поручения.
3.42. Организационно-инспекторский отдел проверяет отчет об исполнении поручения, вносит сведения об исполнении в СЭД «Дело», заполняет контрольную карточку и предоставляет материалы заместителю управляющего делами для доклада главе администрации городского округа.
В случае если требуется уточнение представленной информации, заместитель управляющего делами либо организационно-инспекторский отдел возвращает с письменными замечаниями представленную информацию в структурное подразделение на доработку. По истечении 5 дней,  при отсутствии уточнений от исполнителя, информация об исполнении докладывается главе администрации городского округа. 

Организация проведения совещаний под руководством управляющего делами

3.43. Совещание под руководством управляющего делами администрации городского округа (далее – аппаратное совещание) проводится еженедельно по пятницам.
3.44. Основной задачей аппаратного совещания является подведение итогов работы за неделю и состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации городского округа.
3.45. В аппаратном совещании участвуют руководители структурных подразделений аппарата управления, управления оперативного обеспечения, правового управления, отдела мобилизационной подготовки, руководители муниципальных учреждений, подведомственных управляющему делами, помощники заместителей главы администрации, председателей комитетов и помощники глав администраций районов.
3.46. Организационное обеспечение аппаратного совещания осуществляет организационно-инспекторский отдел.
Подготовку демонстрационных материалов, обеспечение аудиозаписи, демонстрацию слайдов и трансляцию заседаний аппаратного совещания осуществляет МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий».
МБУ «Служба административно-технического обеспечения» отвечает за подготовку зала заседаний.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ  КОНТРОЛЯ  ИСПОЛНЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ

Общие положения

4.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, ход исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководства администрации городского округа о ходе исполнения в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
4.2. Контроль за исполнением распорядительных документов администрации городского округа возлагается, как правило, на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено в самом документе.
4.3. Сроки исполнения распорядительных документов администрации городского округа указываются в тексте самих документов.
В случаях, если в распорядительных документах не указан срок исполнения, то контрольный срок исполнения определяется в один месяц и информация по нему представляется до истечения месяца.
При указании исполнения поручения в днях отсчет ведется со следующего дня после даты подписания, исключая выходные и праздничные дни.
4.4. Срок исполнения запросов и обращений юридических и физических лиц не должен превышать 30 дней со дня регистрации документа, если иное не предусмотрено действующим законодательством или поручением главы администрации городского округа.
4.5. На запрос депутата Калининградской областной Думы (депутатский запрос), оформленный постановлением областной Думы, должен даваться письменный ответ не позднее чем через 14 дней со дня его получения или в иной срок, согласованный с инициатором запроса, обращения.
На депутатский запрос депутата окружного Совета депутатов города Калининграда, утвержденный решением представительного органа, должен даваться ответ в устной (на заседании представительного органа муниципального образования) или письменной форме не позднее  чем через пятнадцать дней со дня его получения или в иной более поздний срок, установленный представительным органом муниципального образования.
На обращение депутата Калининградской областной Думы по вопросам депутатской деятельности ответ дается безотлагательно, но не позднее 15 дней. Если вопрос, поставленный в обращении, требует дополнительного изучения и проверки, то окончательный ответ с предварительным уведомлением об этом депутата должен быть представлен ему не позднее чем в месячный срок, если иное не установлено действующим  законодательством.
На обращение депутата, группы депутатов окружного Совета  депутатов города Калининграда,  ответ дается не позднее чем через пятнадцать дней со дня его получения либо в иной срок, согласованный с инициаторами обращения.
4.6. Протест прокурора или его заместителя подлежит рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления, а при исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона в иной, сокращенный срок, установленный прокурором. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.
Представление прокурора или его заместителя об устранении нарушений закона должно быть безотлагательно рассмотрено в течение месяца со дня внесения представления, о результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору не позднее указанного срока в письменной форме.
4.7. Сведения, запрашиваемые средствами массовой информации (далее - СМИ) о деятельности администрации городского округа и ее должностных лиц, как в устной, так и в письменной форме, представляются не позднее чем в семидневный срок.
Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю средств массовой информации в 3-дневный срок со дня получения запроса.
В уведомлении обязательно должны быть указаны причины, по которым запрашиваемая информация не может быть отделена от сведений, составляющих специально охраняемую законом тайну.
Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об этом вручается представителю СМИ в 3-дневный срок со дня получения запроса с указанием причин, по которым запрашиваемая информация не может быть представлена в установленный срок и дата, к которой будет представлена информация.
4.8. Уведомления о проведении публичных мероприятий, поданные их организаторами, рассматриваются в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 09.06.2004 №54-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях» и Законом Калининградской области от 26.02.2008 № 224 «О порядке подачи уведомления о проведении публичного мероприятия на территории Калининградской области».

Структурные подразделения, осуществляющие контроль за сроками исполнения

4.9. Организационно-инспекторский отдел осуществляет контроль за сроками исполнения:
- поручений главы администрации городского округа по исполнению постановлений Правительства Калининградской области, указов и распоряжений Губернатора Калининградской области, законов Калининградской области, постановлений Калининградской областной Думы;
- решений окружного Совета депутатов города Калининграда, решений комиссий окружного Совета в части выполнения поручений данных администрации городского округа;
- постановлений и распоряжений администрации городского округа;
- поручений главы администрации городского округа, данных на оперативных совещаниях; 
- поручений, содержащихся в протоколах заседаний и совещаний, проводимых главой администрации городского округа;
- предложений комиссий по служебным, инспекторским и иным проверкам, утвержденным главой администрации;
- иные поручения главы администрации городского округа.
4.10. Управление организации документооборота осуществляет контроль за сроками исполнения:
- входящих документов юридических лиц, поступивших в адрес главы администрации городского округа (в том числе по электронной почте);
- поручений, данных главой администрации городского округа по исполнению внутренних документов;
- обращений юридических и физических лиц, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа;
- оказания муниципальных услуг администрации городского округа.
4.11. Управление оперативного обеспечения осуществляет контроль за сроками исполнения:
- обращений физических лиц, поступивших в адрес главы администрации городского округа (в том числе по электронной почте);
- поручений главы администрации городского округа по обращениям физических лиц;
- поручений главы администрации городского округа по итогам личного приема граждан;
- подготовки информационных материалов (докладов, справок), необходимых для осуществления деятельности главы администрации городского округа.
4.12. Управление по связям с общественностью и средствами массовой информации осуществляет контроль за своевременным поступлением ответов от должностных лиц на критические выступления, высказанные в адрес администрации городского округа в СМИ, в том числе поступивших на «Горячую линию», во время прямого эфира и обращений, поступивших на официальный сайт администрации городского округа.
4.13. Контрольно-ревизионное управление комитета экономики, финансов и контроля осуществляет контроль за исполнением предписаний, выданных по актам проверок.
4.14. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. В случае если в тексте поручения имеется указание «срочно», «незамедлительно» поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
4.15. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на муниципальных служащих – исполнителей документа, соисполнители несут солидарную ответственность за исполнение документов, в случае несвоевременного предоставления необходимой  информации ответственному исполнителю.
В случае несвоевременной передачи документа исполнителю, муниципальные служащие структурных подразделений, не обеспечивших своевременную передачу документа исполнителю, несут солидарную ответственность с исполнителем за несвоевременное исполнение документа.

Порядок продления сроков исполнения

4.16. В случае если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, служебную записку с ходатайством о продлении срока исполнения, с указанием причин продления и  планируемой даты исполнения. Служебная записка представляется не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа. В этом случае в адрес обратившегося направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа. Сроки исполнения документов с пометкой «срочно» и «оперативно» не продлеваются.
Для служебных документов срок исполнения может быть увеличен в зависимости от сложности вопроса, а для писем граждан - не более чем на 30 дней (с письменным уведомлением об этом заявителя).

Порядок снятия с контроля исполненных документов

4.17. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу всех поставленных в нем вопросов, документального подтверждения и направления ответов заинтересованным организациям или физическим лицам.
4.18. Исполненный распорядительный документ снимается с контроля главой администрации городского округа, а в его отсутствие исполняющим обязанности главы администрации городского округа на основании информации (отчета) структурного подразделения администрации городского округа. Датой исполнения распорядительных документов считается дата представления информации (отчета) в организационно-инспекторский отдел.
4.19. Снятие с контроля документа, в резолюции которого имеется указание о докладе или подготовке предложений, осуществляет глава администрации городского округа, в остальных случаях документ снимается с контроля должностным лицом, взявшим его на контроль, после выполнения поручения.
Снятие с контроля актов служебных, инспекторских и иных проверок осуществляет глава администрации городского округа по предложению председателя комиссии, проводившего проверку.
Отчет об исполнении должен содержать информацию о реквизитах документов, созданных в ходе его исполнения и зарегистрированных в СЭД «Дело» (на бумажных носителях указанные документы к отчету не прилагаются).
Датой исполнения поступивших писем от юридических и физических лиц считается дата регистрации ответа или информации (отчета) о проделанной работе главе администрации городского округа.
4.20. Организационно-инспекторский отдел уполномочен осуществлять выборочный контроль обоснованности снятия с контроля документов в структурных подразделениях администрации городского округа.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Общие положения

5.1. Основы делопроизводства в администрации городского округа устанавливаются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству.
5.2. Координация работы по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления в администрации городского округа возлагается на управляющего делами администрации городского округа.
5.3. Контроль за ведением делопроизводства, организацией исполнения документов в установленный срок в структурных подразделениях администрации городского округа возлагается на управление организации документооборота.
5.4. Делопроизводство в администрации городского округа ведется с использованием СЭД «Дело», предназначенной для учета и сопровождения документов.
В целях оперативного обмена документами и сообщениями работникам администрации городского округа создается электронный почтовый ящик.
Работники, имеющие электронный почтовый ящик, обязаны периодически (как минимум три раза с равной периодичностью) в течение дня проверять поступление электронных сообщений.
5.5. В администрации городского округа установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизовано:
5.5.1. В управлении организации документооборота администрации городского округа осуществляются:
- регистрация и выпуск постановлений, распоряжений администрации городского округа, распорядительных документов структурных подразделений администрации городского округа;
- прием и регистрация обращений юридических лиц, в том числе документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших в администрацию городского округа;
- прием и регистрация электронных документов, поступивших в адрес администрации городского округа;
- прием и регистрация обращений физических лиц, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа;
- регистрация и отправка исходящей корреспонденции, том числе документов, содержащих информацию ограниченного распространения, администрации городского округа;
- регистрация, учет и хранение договоров, заключенных администрацией городского округа и управляющим делами;
- регистрация и учет выданных доверенностей, в том числе нотариально оформленных;
- регистрация, учет и хранение актов служебных проверок, проведенных в администрации городского округа.
5.5.2. В отделе муниципальной службы администрации городского округа осуществляются:
- подготовка и регистрация распорядительных документов, связанных с поступлением на муниципальную службу и ее прохождением, прием на работу и увольнение лиц, исполняющих обязанности по техническому обеспечению администрации городского округа, прием и увольнение директоров муниципальных предприятий и учреждений, непосредственно подчиненных главе администрации городского округа;
- оформление и регистрация трудовых договоров с муниципальными служащими, лицами, исполняющими обязанности по техническому обеспечению, директорами предприятий и учреждений;
- оформление, учет и выдача служебных удостоверений;
- ведение личных дел сотрудников администрации городского округа;
- оформление и регистрация командировочных удостоверений работников администрации городского округа в пределах Российской Федерации.
5.5.3. В управлении оперативного обеспечения:
- регистрация обращений физических лиц, поступивших в адрес главы администрации городского округа;
- регистрация ответов на обращения физических лиц, поступивших в адрес главы администрации городского округа;
- регистрация поручений главы администрации городского округа по итогам личного приема.
5.5.4. В организационно-инспекторском отделе администрации городского округа осуществляется:
- регистрация поручений главы администрации городского округа.
5.5.5. В правовом управлении осуществляются:
- согласование эскизов печатей и штампов администрации городского округа и ее структурных подразделений;
- систематизация поступивших новых законодательных актов Российской Федерации, Калининградской области;
- регистрация и учет судебной корреспонденции.
5.5.6. В МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий» осуществляются:
- ведение электронной базы «Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления городского округа»;
- координация работы по внедрению и эксплуатации СЭД «Дело» администрации городского округа.
5.5.7. Управляющий делами администрации городского округа осуществляет:
- координацию и контроль за организацией документооборота в администрации городского округа;
- еженедельное подведение итогов работы по исполнению документов в структурных подразделениях администрации городского округа.
5.6. Децентрализовано в администрациях районов осуществляется регистрация, рассмотрение, контроль за исполнением входящих документов от юридических и физических лиц, адресованных непосредственно в администрации районов, прием граждан по личным вопросам, обратившихся к главам администраций районов, а также отправка исходящей корреспонденции.
5.7. Ведение секретного делопроизводства возлагается на отдел мобилизационной подготовки администрации городского округа и спецчасть администрации городского округа.

Прием, доставка и отправка корреспонденции

5.8. Прием корреспонденции, поступившей в администрацию городского округа и ее структурные подразделения, ее отправка осуществляются управлением организации документооборота администрации городского округа.
Прием и отправка корреспонденции с грифом «секретно» осуществляется отделом мобилизационной подготовки и спецчастью администрации городского округа.
5.9. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, передается дежурному поста охраны администрации городского округа с последующей передачей в управление организации документооборота администрации городского округа.
5.10. Документы, требующие срочного решения, и телеграммы доставляются главе администрации городского округа незамедлительно через начальника управления оперативного обеспечения.

Регистрация входящих документов

5.11. Регистрация входящих документов администрации городского округа осуществляется:
- обращения юридических лиц, поступившие в администрацию городского округа - в управлении организации документооборота;
- обращения физических лиц, поступившие в структурные подразделения администрации городского округа - в управлении организации документооборота;
- заявления об оказании муниципальных услуг - в управлении организации документооборота;
- обращения физических лиц, поступившие в адрес главы администрации городского округа - в отделе по работе с населением управления оперативного обеспечения.
5.12. Прием телефонограмм и телефаксовых сообщений, адресованных в администрацию городского округа, осуществляется в приемной главы администрации городского округа и в приемных структурных подразделений и передаются для регистрации в управление организации документооборота.
5.13. Обращения юридических и физических лиц, поступившие в администрацию городского округа по электронной почте, принимаются в общем отделе управления организации документооборота и передаются на регистрацию в соответствующие структурные подразделения администрации.
5.14. Зарегистрированные управлением организации документооборота документы, как правило, в тот же день передаются на рассмотрение главе администрации городского округа и заместителям главы администрации, председателям комитетов в соответствии с их компетенцией.

Порядок рассмотрения входящей корреспонденции и оформление резолюций

5.15. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью определения документов, требующих обязательного рассмотрения главой администрации городского округа.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется общим отделом управления организации документооборота, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации городского округа распределения функций.
5.16. Документы, адресованные главе администрации городского округа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения администрации городского округа, предварительно рассматриваются в управлении оперативного обеспечения, а затем по решению начальника управления оперативного обеспечения направляются на рассмотрение главе администрации городского округа или его заместителям.
5.17. Документы, адресованные структурным подразделениям администрации городского округа, передаются управлением организации документооборота помощникам заместителей главы администрации городского округа для подготовки проекта резолюции по их исполнению в СЭД «Дело».
5.18. К документам, передаваемым на рассмотрение главе администрации городского округа, проекты резолюции по исполнению готовятся в СЭД «Дело» управлением оперативного обеспечения.
5.19. В состав проекта резолюции входят следующие реквизиты:
- входящий номер и дата поступления документа;
- ответственный исполнитель;
- соисполнители;
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения;
- дата подписания поручения;
- подпись лица, дающего поручение.
Поручение формулируется конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей.
5.20. После рассмотрения главой администрации городского округа документы возвращаются в общий отдел управления организации документооборота, для внесения текста резолюции в электронную регистрационную карточку документа и последующей передачи исполнителям.
5.21. Документы, рассмотренные заместителями главы администрации городского округа, возвращаются их помощникам для внесения текста резолюции в электронную регистрационную карточку документа и последующей передачи исполнителям.

Порядок исполнения документов

5.22. Подлинники документов с резолюциями должностных лиц администрации городского округа передаются ответственному исполнителю, соисполнителям документы направляются через СЭД «Дело».
Передача документов исполнителям производится в течение дня после рассмотрения их должностными лицами администрации городского округа.
5.23. Если ответственный исполнитель документа по каким-либо причинам считает необходимым внесение изменений в резолюцию главы администрации городского округа в части указания лица, ответственного за исполнение документа, либо в содержательную часть поручения, то не позднее двух дней после получения документа им готовится служебная записка на имя главы администрации городского округа, с указанием причин замены резолюции. Служебная записка передается на доклад через управление оперативного обеспечения.
Если новая резолюция к документу будет подписана, прежний ответственный исполнитель обязан незамедлительно передать документ с новой резолюцией в управление организации документооборота.
5.24. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
5.25. Соисполнители не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю информацию для обобщения и составления отчета, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
5.26. Подлинники всех документов, зарегистрированных в управлении организации документооборота и направленных в структурные подразделения для исполнения, возвращаются в управление организации документооборота администрации городского округа вместе с документами о результатах исполнения.

Порядок оформления и подписи исходящих и внутренних документов

5.27. Все исходящие документы (кроме внутренней переписки) оформляются на бланках установленного образца. Каждый документ должен иметь обязательные реквизиты, которые установлены Инструкцией по делопроизводству.
5.28. Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресатами не указывают. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, при этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова: (по списку).
5.29. Каждому исходящему документу должен быть присвоен регистрационный номер – порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Ссылка на номер и дату запроса юридического лица, во исполнение которого подготовлено письмо, обязательна.
5.30. Служебные документы, направляемые Губернатору Калининградской области, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, правоохранительных и контрольно-надзорных органов Калининградской области подписываются главой администрации городского округа либо другим должностным лицом по его поручению.
Служебные письма, направляемые в другие организации, подписываются заместителями главы администрации городского округа, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
Докладные записки, справки и иные внутренние документы справочного характера подписываются руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.
5.31. Каждый документ визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, а также должностными лицами, указанными в резолюции. Согласование оформляется визой и датой на лицевой стороне экземпляра, который остается в администрации городского округа. Каждое приложение к документу также должно быть завизировано.
5.32. Подписанные исходящие документы передаются на регистрацию в управление организации документооборота вместе с входящим документом.
Подписанные ответы на обращения граждан, поступившие в адрес главы администрации, передаются на регистрацию в управление оперативного обеспечения.
5.33. Доверенность, выданная сотрудникам администрации для представления интересов администрации городского округа, в том числе и нотариально оформленная, в обязательном порядке передается на регистрацию в общий отдел управления организации документооборота.
Доверенность подлежит возврату в общий отдел управления организации документооборота для уничтожения: при увольнении сотрудника, которому доверенность была выдана; при отзыве доверенности должностным лицом, выдавшем доверенность; по истечении ее срока действия.

Организация работы архива

5.34. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел, формирование дел МКУ «Калининградский городской архив» определяется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Калининградской области от 29.07.2006 № 41 «Об архивном деле в Калининградской области», Уставом МКУ «Калининградский городской архив».
5.35. Документы, находящиеся на хранении в управлении организации документооборота администрации городского округа, предоставляются сотрудникам структурных подразделений для работы в соответствии с установленным порядком.
5.36. Если документы, находящиеся на хранении в управлении организации документооборота администрации городского округа, требуются другим организациям или физическим лицам, то они выдаются по письменному запросу на имя управляющего делами администрации городского округа в соответствии с установленным порядком. Выписки из этих документов или их копии заверяются в управлении организации документооборота.
5.37. Хранение дел постоянного срока хранения осуществляет в установленном порядке управление организации документооборота.
Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж работников администрации городского округа, осуществляет в установленном порядке отдел муниципальной службы.
5.38. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), по истечении срока хранения согласно сводной номенклатуре дел подлежат уничтожению по акту в установленном порядке.
6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Общие положения

6.1. Распорядительными документами администрации городского округа являются постановления, распоряжения, приказы и поручения.
Постановление - правовой акт администрации городского округа, изданный главой администрации городского округа в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Калининградской области, Уставом города, нормативными правовыми актами окружного Совета депутатов города Калининграда, по вопросам местного значения и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления в соответствии с законами Калининградской области.
Постановления вправе издавать главы администраций районов в случаях, установленных правовыми актами администрации городского округа и окружного Совета депутатов города Калининграда.
Распоряжение - правовой акт администрации, изданный главой администрацией городского округа, по вопросам организационной деятельности структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений, направленный на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции администрации городского округа, определенной действующим законодательством, Уставом города.
Распоряжения вправе издавать также: заместитель главы администрации, председатель комитета муниципального имущества и земельных ресурсов - по вопросам распоряжения и управления муниципальным имуществом, образования и предоставления земельных участков гражданам и юридическим лицам из земель, находящихся в муниципальной собственности и государственная собственность на которые не разграничена, постановки на учет граждан в качестве нуждающихся в предоставлении жилых помещений по различным основаниям, внесения изменений в договоры социального найма, предоставления жилых помещений муниципального маневренного фонда, приведения жилых помещений к единому статусу и изменения назначения жилых помещений; заместитель главы администрации, председатель комитета архитектуры и строительства администрации городского округа - по вопросам принятия решений о переводе жилых помещений в нежилые помещения и нежилых помещений в жилые помещения, о внесении изменений в разрешение на строительство, о прекращении действия разрешения на строительство, о приведении самовольно переустроенного и (или) перепланированного жилого помещения в прежнее состояние, главы администраций районов - по вопросам организационной деятельности администраций районов.
Кроме того, руководители структурных подразделений администрации городского округа вправе издавать распоряжения по вопросам, отнесенным к их компетенции, в случае наделения соответствующими полномочиями правовыми актами органа местного самоуправления.
Приказ - распорядительный документ, издаваемый управляющим делами и руководителями структурных подразделений администрации городского округа в пределах своих полномочий, по вопросам работы структурных подразделений, подведомственных организаций и другим вопросам, входящим в их компетенцию.
Поручение - распорядительный документ главы администрации городского округа.
6.2. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим документом или действующим законодательством.
Регистрация постановлений и распоряжений администрации городского округа, распоряжений заместителя главы администрации, председателя комитета муниципального имущества и земельных ресурсов, заместителя главы администрации, председателя комитета архитектуры и строительства и приказов руководителей структурных подразделений осуществляется управлением организации документооборота администрации городского округа.
Регистрация поручений главы администрации городского округа осуществляется организационно-инспекторским отделом административного управления.
6.3. Постановления и распоряжения администрации городского округа, затрагивающие права и интересы населения города, вступают в силу с момента их опубликования в СМИ, если иное не определено самим документом, и обязательны для исполнения всеми физическими и юридическими лицами на территории городского округа.
6.4. Глава администрации городского округа вправе отменить распоряжения заместителя главы администрации, председателя комитета муниципального имущества и земельных ресурсов, заместителя главы администрации, председателя комитета архитектуры и строительства, а также постановления и распоряжения глав администраций районов, поручения и приказы управляющего делами, руководителей структурных подразделений администрации городского округа, если они не соответствуют действующему законодательству, настоящему Регламенту и правовым актам администрации городского округа.

Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа

6.5. Право внесения проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа предоставляется должностным лицам администрации городского округа, структурным подразделениям администрации городского округа, депутатам окружного Совета депутатов города Калининграда и другим лицам в соответствии с действующим законодательством.
6.6. Проект постановления или распоряжения должен быть сопровожден пояснительной запиской за подписью руководителя структурного подразделения, в которой обосновывается необходимость его принятия со ссылкой на соответствующие правовые документы. В случае если проектом предусмотрено выделение денежных средств, пояснительная записка должна содержать финансово-экономическое обоснование и оценку социальных и иных последствий.
6.7. На лицевой стороне последнего листа проекта (внизу) указываются фамилия и инициалы исполнителя проекта и контактный телефон.
6.8. Выполнение установленных требований к подготовке проектов постановлений и распоряжений и их согласование возлагается на руководителя структурного подразделения, подготовившего и внесшего проект.
Контроль за соблюдением порядка оформления проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа и сроками их согласования возлагается на управление организации документооборота.
6.9. Обязательным реквизитом проекта постановления и распоряжения является заголовок, который должен кратко и четко отражать содержание, формироваться при помощи отглагольных существительных в предложном падеже. Например: «Об организации информационного взаимодействия…». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом 14 размера и выравнивается от левой границы текстового поля.
6.10. Текст проекта постановления и распоряжения печатается на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от заголовка, каждый абзац начинается с красной строки.
6.11. Текст проекта постановления должен состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта постановления, ссылки на нормативно-правовые документы с указанием наименования документа, даты, номера и заголовка. Преамбула завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами по центру.
6.12. Проекты распоряжений могут и не иметь констатирующей части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: «разрешить», «утвердить», «установить» и т.п.
6.13. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, каждый лист которых должен быть завизирован исполнителем проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя этого проекта, на оборотной стороне.
6.14. Пункты проектов, устанавливающие поручения тем или иным исполнителям, должны содержать полное наименование структурного подразделения, сроки исполнения поручений.
6.15. В целях предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами в распорядительную часть текста включается пункт, в котором ранее принятое решение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются утратившими силу. Текст такого пункта должен начинаться словами «Считать утратившим силу…».
6.16. В завершающем пункте проекта постановления и распоряжения обязательно определяется структурное подразделение администрации  городского округа или должностное лицо, на которое возлагается организация контроля за исполнением постановления или распоряжения.
6.17. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть доведены до сведения населения города, должен быть пункт, устанавливающий управлению организации документооборота обязанность обеспечить опубликование постановления (распоряжения) в средствах массовой информации. В постановлениях, имеющих нормативный характер, указывается об их направлении управлением организации документооборота в Министерство по муниципальному развитию Калининградской области для внесения в региональный регистр муниципальных правовых актов.
Существенными признаками нормативности правового акта является наличие в нем правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение, направленных на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.

Порядок согласования постановлений и распоряжений администрации городского округа

6.18. Проекты постановлений (распоряжений) администрации городского округа до представления их на подпись главе администрации в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, курирующим заместителем главы администрации городского округа, курирующим заместителем главы администрации городского округа подразделения, участвующего в реализации постановления (распоряжения), управляющим делами, правовым управлением и управлением организации документооборота администрации городского округа.
Проект постановления (распоряжения) после его визирования исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, представляется в общий отдел управления организации документооборота администрации городского округа для осуществления лингвистической проверки, соблюдения правил оформления проекта и его регистрации.
6.19. Проекты постановлений (распоряжений), влекущие за собой выделение денежных средств из городского бюджета, либо требующие финансовых затрат, согласовываются в первую очередь заместителем главы администрации, председателем комитета экономики, финансов и контроля.
6.20. Проекты постановлений о предоставлении земельных участков для строительства объектов социально-культурного назначения должны быть согласованы заместителем главы администрации, председателем комитета по социальной политике.
6.21. Согласование проектов постановлений (распоряжений) управляющим делами администрации городского округа осуществляется непосредственно перед передачей проекта на подпись главе администрации городского округа. Управляющий делами при необходимости определяет структурные подразделения, с которыми следует согласовать проект дополнительно.
6.22. Передача на согласование проекта постановления (распоряжения) осуществляется управлением организации документооборота администрации городского округа.
6.23. Согласование проекта оформляется визой должностного лица на оборотной стороне последнего листа, которая включает должность, инициалы, фамилию, личную подпись и дату согласования.
После согласования, должностное лицо обязано в течение дня возвратить проект в управление организации документооборота администрации городского округа.
6.24. Срок рассмотрения проектов постановлений (распоряжений), представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. Для проектов постановлений и распоряжений, регламентирующих земельные отношения - до трех рабочих дней.
Согласование проектов постановлений (распоряжений) в правовом управлении осуществляется в течение трех рабочих дней.
6.25. Замечания по проекту постановления (распоряжения), мотивы несогласия с ним оформляются письменно на отдельном листе в виде заключения, о чем должностным лицом делается соответствующая отметка «с замечаниями» рядом со своей подписью на листе согласования. В случае краткого замечания допускается его изложение непосредственно на листе согласования.
При наличии разногласий по замечаниям по проекту постановления (распоряжения) руководитель структурного подразделения, вносящий на рассмотрение проект, может созывать согласительное совещание уполномоченных представителей заинтересованных структурных подразделений для выработки согласованного решения.
При не достижении согласованного решения по постановлениям (распоряжениям):
- подготовленным по поручению главы администрации городского округа, руководитель структурного подразделения представляет на рассмотрение распорядительный акт с письменными предложениями на имя главы администрации городского округа;
- подготовленным в рамках полномочий администрации городского округа, руководитель структурного подразделения представляет на имя главы администрации городского округа письменное предложение о рассмотрении на оперативном совещании проекта распорядительного документа и протокол согласительного совещания с подлинниками замечаний.
6.26. Управление организации документооборота осуществляет согласование проектов постановлений (распоряжений) администрации городского округа по реестру.
Реестр после согласования и подписания в обязательном порядке приобщается к постановлению (распоряжению).

РЕЕСТР
передачи проекта постановления (распоряжения) на согласование

(наименование документа, структурное подразделение, подготовившее документ)

№
п/п	Наименование структурного подразделения, которому передан документ	Дата получения	Роспись в получении документа для согласования	Дата возврата документа после согласования	Роспись в получении документа	Примечание	

6.27. Проект постановления (распоряжения) подлежит повторному согласованию со всеми визирующими первоначальный вариант в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа.
Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа, изменений не влечет за собой повторного визирования.
6.28. Ответственность за  качество подготовки, точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих должностных лиц возлагается на руководителей структурных подразделений администрации городского округа, представивших проект.
6.29. Проект решения о ликвидации муниципального предприятия, учреждения в соответствии с действующим законодательством оформляется постановлением администрации городского округа «Город Калининград». Проект постановления готовит комитет муниципального имущества и земельных ресурсов администрации на основании обоснованных предложений отраслевых комитетов администрации городского округа.
Постановление администрации городского округа «Город Калининград» о ликвидации муниципального предприятия, учреждения должно содержать:
- основание ликвидации;
- порядок и сроки ликвидации;
- состав ликвидационной комиссии (ликвидатора).
Комитет муниципального имущества и земельных ресурсов или уполномоченное им лицо в установленном законодательством порядке уведомляет регистрирующий орган о решении ликвидировать муниципальное предприятие, учреждение.
Документы муниципальной организации передаются в МКУ «Калининградский городской архив» в порядке, установленном законодательством.
6.30. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений (распоряжений) передаются на подпись главе администрации городского округа управляющим делами.

Порядок регистрации и рассылки распорядительных документов

6.31. Регистрация и сканирование в СЭД «Дело» подписанных главой администрации постановлений (распоряжений) осуществляется общим отделом управления организации документооборота в день их подписания.
6.32. В течение дня подписания постановления (распоряжения) исполнитель (после уведомления общим отделом) представляет электронную версию документа и реестр его рассылки.
6.33. Дата вступления в силу постановлений и распоряжений определяется в соответствии с п.п. 6.2., 6.3. настоящего Регламента.
6.34. После регистрации постановления и распоряжения рассылаются управлением организации документооборота в течение трех рабочих дней в бумажном виде в структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением распорядительного документа, а также в структурные подразделения и организации, не входящие в СЭД «Дело». Всем остальным структурным подразделениям распорядительные документы рассылаются в электронном виде согласно реестру рассылки.
6.35. Копии постановлений и распоряжений администрации городского округа, предоставляемые по запросам юридических и физических лиц, заверяются начальником общего отдела управления организации документооборота.
6.36. В обязательном порядке постановления и распоряжения администрации городского округа направляются в МКУ «Центр информационно-коммуникационных технологий» и окружной Совет депутатов города Калининграда.
6.37. Подписанные главой администрации городского округа распорядительные документы с грифом «секретно» тиражируются согласно реестру рассылки отделом мобилизационной подготовки администрации городского округа в соответствии с установленным порядком.
6.38. Исполнитель обязан указать в реестре рассылки распорядительного документа почтовый адрес организации, куда рассылается документ, номер своего телефона, дату оформления реестра. Реестр подписывается исполнителем.
6.39. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения технических ошибок может быть произведена только с разрешения управляющего делами администрации городского округа. В этом случае исполнителем ранее разосланные экземпляры отзываются, передаются в общий отдел управления организации документооборота.
6.40. Ежемесячно, не позднее 15 числа следующего месяца, копии изданных постановлений администрации городского округа направляются общим отделом управления организации документооборота в прокуратуру Калининградской области. 
6.41. Постановления (распоряжения) администрации городского округа, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан города, направляются в управление по связям с общественностью и средствами массовой информации для доведения их до сведения населения через СМИ.

7. ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА С ОКРУЖНЫМ СОВЕТОМ ДЕПУТАТОВ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА

Общие положения

7.1. Администрация городского округа и окружной Совет депутатов города Калининграда взаимодействуют в установленных Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», иными федеральными законами, законами Калининградской области формах.
Структурные подразделения администрации городского округа, постоянные комиссии и структурные подразделения аппарата окружного Совета депутатов города Калининграда осуществляют взаимодействие, необходимое для работы над правовыми актами, рассмотрения вопросов, входящих в их компетенцию, организации контроля за исполнением принятых правовых  и нормативных актов.
Указанное взаимодействие может осуществляться посредством проведения совместных заседаний (совещаний), обмена информацией, участия в деятельности рабочих групп, подготовительных и согласительных комиссий и в иных формах.
7.2.Администрация городского округа еженедельно направляет в окружной Совет депутатов города Калининграда план проведения очередного оперативного совещания, проводимого под руководством главы администрации городского округа, на заседание которого приглашается заместитель председателя окружного Совета депутатов города Калининграда.
Рекомендации и предложения окружного Совета депутатов города Калининграда по вопросам, входящим в компетенцию администрации городского округа, могут включаться в установленном порядке в план оперативного совещания, проводимого главой администрации городского округа.
7.3. По согласованию с главой администрации городского округа руководители структурных подразделений администрации городского округа вправе присутствовать на заседаниях окружного Совета депутатов города Калининграда, его постоянных комиссий.
По согласованию с главой администрации городского округа депутаты окружного Совета депутатов города Калининграда вправе присутствовать на оперативных совещаниях, проводимых главой администрации городского округа.
7.4. По приглашению окружного Совета депутатов города Калининграда или главы городского округа, председателя окружного Совета депутатов и по согласованию с главой администрации городского округа председатели комитетов или иные должностные лица администрации городского округа могут присутствовать на заседании окружного Совета депутатов и его комиссий.
7.5. Депутатский запрос, запрос окружного Совета депутатов города Калининграда, поступившие на имя главы администрации городского округа, направляются по его поручению руководителям структурных подразделений, иным должностным лицам для рассмотрения и подготовки ответа в установленные сроки.
В случае если для подготовки проекта ответа требуется участие нескольких структурных подразделений администрации, подготовка и согласование осуществляются в порядке, установленном настоящим Регламентом.
7.6. Ответ на депутатский запрос, запрос окружного Совета депутатов города Калининграда, должен быть дан в письменной форме в сроки, установленные п. 4.5. настоящего Регламента. В случае если запрос исходит от группы депутатов окружного Совета, ответ готовится в адрес окружного Совета депутатов и каждого депутата, подписавшего депутатский запрос.
Ответ на депутатский запрос, запрос окружного Совета депутатов подписывает глава администрации городского округа либо должностное лицо, временно исполняющее его обязанности.
7.7. Обращения депутатов окружного Совета депутатов города Калининграда, поступившие на имя главы администрации городского округа, направляются в структурные подразделения для рассмотрения и подготовки ответа.
Ответ на обращение депутата окружного Совета депутатов должен быть дан в срок, установленный п. 4.5. настоящего Регламента за подписью главы администрации городского округа либо заместителя главы администрации, председателя комитета.
7.8. Подписанные документы, подлежащие отправке в окружной Совет депутатов города Калининграда, регистрируются в установленном порядке.

Порядок подготовки проектов решений окружного Совета  депутатов города Калининграда по вопросам, вносимым для рассмотрения администрацией городского округа

7.9. Вопросы для обсуждения на заседании окружного Совета депутатов города Калининграда с проектами решений вносятся исключительно главой администрации городского округа.
7.10. Инициатор внесения вопроса составляет пояснительную записку по данному вопросу с обоснованием необходимости его рассмотрения, готовит проект решения. На оборотной стороне первого листа проекта указывается каким должностным лицом, структурным подразделением подготовлен проект, подпись и дата.
7.11. Проекты решений визируются заместителями  главы администрации городского округа, руководителем соответствующего структурного подразделения, правовым управлением, управляющим делами администрации городского округа. Возражения и поправки со стороны указанных должностных лиц записываются на обороте последнего листа проекта или оформляются отдельной запиской и не могут препятствовать дальнейшему рассмотрению проекта.
Материалы направляются в окружной Совет депутатов города Калининграда с сопроводительным письмом за подписью главы администрации городского округа через общий отдел управления организации документооборота администрации городского округа.
7.12. В случае необходимости разработки нормативного правового акта, утверждаемого решением окружного Совета депутатов города Калининграда, по инициативе администрации городского округа заинтересованное структурное подразделение администрации городского округа за подписью руководителя представляет на рассмотрение главы администрации городского округа служебную записку с обоснованием необходимости принятия нормативного правового акта.
Распоряжением администрации городского округа подготовка проектов нормативных правовых актов возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации городского округа с учетом их функций и компетенции, а при необходимости привлекаются другие специалисты, эксперты, ученые. В распоряжении указываются срок подготовки проекта и ответственное должностное лицо. Копия распоряжения представляется председателю окружного Совета депутатов города Калининграда, который передает ее для контроля в соответствующую постоянную комиссию.
7.13. Подготовка проекта нормативного правового акта на основании решения окружного Совета депутатов города Калининграда о его разработке производится структурными подразделениями администрации городского округа в соответствии с распоряжением администрации городского округа.
7.14. Структурные подразделения администрации городского округа по вопросам, заблаговременно внесенным в план работы окружного Совета депутатов города Калининграда, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения, рекомендации, которые должны быть отражены в решениях комиссии. Выписка из решения заседания комиссии по этому вопросу прилагается к проекту нормативного правового акта и справке-обоснованию. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии.
7.15. Проекты решений по внеплановым, срочным вопросам должны представляться в аппарат окружного Совета депутатов города Калининграда не менее чем за две недели до заседания окружного Совета депутатов 
города Калининграда для обсуждения в постоянных комиссиях на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий.
7.16. За неделю до заседания окружного Совета депутатов города Калининграда подготовленные и согласованные проекты решений, справки к ним и выписки из решений комиссий представляются главе администрации городского округа.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

8.1. Контрольным органом администрации городского округа является контрольно-ревизионное управление комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа, которое выполняет функции контроля в пределах полномочий, установленных Положением о контрольно-ревизионном управлении, и проводит проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений администрации городского округа.
8.2. Проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений осуществляются в соответствии с Административным регламентом комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа «Город Калининград» исполнения муниципальной функции по проведению проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации городского округа и муниципальных организаций, использования средств бюджета городского округа иными организациями, а также материальных ценностей, находящихся в муниципальной собственности, утвержденным постановлением администрации городского округа «Город Калининград» от 27.08.2010 № 1464.

9. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

9.1. Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа осуществляется в соответствии с федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Администрация городского округа в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение письменных и устных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа заявителю в установленный законом срок.
9.2. Установленный настоящим Регламентом порядок рассмотрения обращений граждан (далее - Порядок) распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в судебном и ином порядке, установленном федеральными законами и законами Калининградской области (исковые заявления, заявления граждан в федеральные суды, конституционные (уставные) суды, мировым судьям и др.). Данный порядок распространяется также при рассмотрении обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или федеральным законодательством.
9.3. Письменные обращения граждан, поступившие в администрацию городского округа, регистрируются в отделе по работе с населением управления оперативного обеспечения администрации городского округа в трехдневный срок с момента поступления и представляются на рассмотрение заместителям главы администрации городского округа, управляющему делами администрации городского округа в соответствии с их компетенцией.
Обращения граждан, в которых затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции разных структурных подразделений, рассматриваются главой администрации городского округа, который определяет ответственного исполнителя.
На рассмотрение главы администрации городского округа представляются также обращения граждан на неправомерные действия или бездействие муниципальных служащих администрации городского округа.
При поступлении письменного обращения конкретному должностному лицу, структурному подразделению администрации городского округа обращение регистрируется в отделе организации документооборота соответствующей сферы управления организации документооборота.
9.4. В случае необходимости структурное подразделение администрации городского округа, должностное лицо могут обеспечить рассмотрение обращения путем создания комиссии в установленном порядке и (или) с выездом на место.
9.5. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке обращений граждан Российской Федерации».
9.6. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней.
В тех случаях, когда при рассмотрении обращения необходимо проведение специальной проверки, получение дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
9.7. Письменные обращения граждан снимаются с контроля должностным лицом, давшим поручение, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменном виде.
9.8. Личный прием граждан в администрации городского округа проводится должностными лицами, определенными главой администрации городского округа, согласно графику, который ежемесячно размещается на официальном сайте администрации городского округа.
9.9. Организацию личного приема главы администрации, запись граждан и контроль за исполнением принятых главой администрации решений (поручений) осуществляет отдел оперативного обеспечения.
Организацию приема граждан по личным вопросам заместителями главы администрации городского округа, управляющим делами обеспечивают и контролируют их помощники.
9.10. Личный прием маломобильных групп населения, не имеющих возможности самостоятельного передвижения, может проводиться в режиме видеоконференцсвязи.
Поручения и направление ответа гражданину, принимавшему участие в личном приеме по видеоконференцсвязи, подлежит рассмотрению в установленном порядке.
9.11. Данные о гражданах, записавшихся на прием, и материалы для предварительного изучения предлагаемых к рассмотрению вопросов докладываются лицу, проводящему прием, не позднее, чем за двое суток до дня приема.
Письменные обращения граждан, полученные в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

10. КООРДИНАЦИОННЫЕ И СОВЕЩАТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ

10.1. Координационными органами администрации городского округа являются комиссии (межведомственные комиссии), организационные комитеты, рабочие группы, которые образуются для обеспечения согласованных действий структурных подразделений администрации городского округа, органов государственной власти и других структур при решении определенного круга задач.
Совещательными органами являются советы, которые образуются для предварительного рассмотрения различных вопросов деятельности администрации городского округа и подготовки по ним предложений, носящих рекомендательный характер.
Компетенция координационных и совещательных органов, а также порядок принятия решений определяются в положениях о них.
10.2. Координационные и совещательные органы формируются на представительной основе. В их состав, в зависимости от вопросов, для решения которых они образуются, включаются представители соответствующих комитетов и управлений, могут включаться представители окружного Совета депутатов города Калининграда, научных организаций, общественных объединений и религиозных организаций, которые в координационных органах имеют право совещательного голоса.
10.3. Координационные и совещательные органы могут своими решениями образовывать рабочие группы.
10.4. Решения координационных и совещательных органов оформляются протоколами заседаний.
Решения, принимаемые координационными органами в соответствии с их компетенцией, являются обязательными для всех представленных в них комитетов и управлений, если иное не установлено действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями главы администрации городского округа.
10.5. Организационные комитеты образуются для проведения мероприятий городского значения в установленные сроки. Образование и упразднение организационных комитетов, определение их компетенции, утверждение их персонального состава осуществляются главой администрации городского округа.
10.6. Организационные комитеты возглавляются, как правило, главой администрации городского округа или его заместителями, руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений. Руководство организационным комитетом может быть возложено на сопредседателей.
10.7. Межведомственные комиссии и советы образуются для решения определенных задач или рассмотрения вопросов межотраслевого значения. Образование, реорганизация и упразднение межведомственных комиссий и советов, определение их компетенции, утверждение их руководителей и персонального состава осуществляются, как правило, совместно заинтересованными сторонами. Принятые решения оформляются протоколом и представляются главе администрации городского округа на утверждение.
10.8. В случаях, установленных законами Калининградской области, правовыми актами Губернатора Калининградской области или Правительства Калининградской области, распоряжениями главы городского округа или администрации городского округа, образование координационных и совещательных органов, определение их компетенции, порядка принятия и оформления их решений, утверждение их руководителей и персонального состава осуществляются в соответствии с указанными актами.
10.9. В случае возникновения разногласий по вопросам образования, реорганизации и упразднения межведомственных комиссий и советов, определения их компетенции, утверждения руководителей и персонального состава они рассматриваются главой администрации городского округа.
10.10. Межведомственные комиссии и советы возглавляются, как правило, главой администрации городского округа или его заместителями, руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений. Руководство межведомственной комиссией или советом может быть возложено на сопредседателей.
10.11. По вопросам, требующим решения главы администрации городского округа, межведомственные комиссии и советы вносят соответствующие предложения в порядке, установленном настоящим Регламентом.
10.12. Организационно-техническое обеспечение деятельности координационных и совещательных органов возлагается на исполнительный орган, указанный в Положениях о них.
Секретарь координационного или совещательного органа осуществляет свою деятельность в соответствии с утвержденным Положением.

11. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

Порядок приема и увольнения муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации городского округа «Город Калининград», их права и обязанности

11.1. Глава администрации городского округа формирует согласно Уставу городского округа «Город Калининград» структуру администрации городского округа и представляет ее на утверждение окружному Совету депутатов города Калининграда, утверждает своим распоряжением штатное расписание администрации городского округа.
11.2. Заместители главы администрации городского округа «Город Калининград», главы администраций районов предлагаются на должность главой администрации городского округа «Город Калининград» с последующим утверждением окружным Советом депутатов города Калининграда. После утверждения с указанными должностными лицами заключается трудовой договор.
В случае не утверждения окружным Советом депутатов города Калининграда предложенных кандидатур глава администрации городского округа «Город Калининград» имеет право в месячный срок предложить другую или прежнюю (не более двух раз) кандидатуру.
11.3. Другие муниципальные служащие назначаются на должность и освобождаются от нее распоряжением администрации городского округа по согласованию с руководителями соответствующих подразделений.
На муниципальную службу в администрации городского округа принимаются лица, соответствующие квалификационным требованиям, установленным к замещению должностей муниципальной службы.
11.4. Оформление приема на работу муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации городского округа осуществляется отделом муниципальной службы согласно личному заявлению работника на имя главы администрации городского округа с резолюцией о согласии руководителя соответствующего структурного подразделения. С лицами, принимаемыми на работу, заключаются трудовые договоры, на основании которых издаются соответствующие распоряжения о приеме на работу. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, представляет документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Сведения, представленные гражданином при поступлении на муниципальную службу, могут подвергаться проверке. В случае установления обстоятельств, препятствующих поступлению гражданина на муниципальную службу, указанный гражданин информируется в письменной форме о причинах отказа в поступлении на службу.
11.5. Отдел муниципальной службы знакомит вновь принятого работника с Правилами внутреннего трудового распорядка администрации и Кодексом этики и служебного поведения муниципального служащего администрации городского округа «Город Калининград».
Непосредственный руководитель структурного подразделения администрации, в подчинение которого находится вновь принятый сотрудник, знакомит его под роспись с должностной инструкцией, Регламентом администрации городского округа, проводит первичный инструктаж по охране труда.
11.6. После оформления приема на работу работникам администрации городского округа выдается удостоверение в соответствии с положением о служебном удостоверении муниципальных служащих администрации городского округа «Город Калининград» (далее – Положение) или пропуск.
В соответствии с Положением муниципальные служащие администрации городского округа несут персональную ответственность за хранение, использование служебного удостоверения, передачу служебного удостоверения другим лицам и использование (предъявление) служебного удостоверения в интересах, не связанных с выполнением служебных задач.
При увольнении муниципального служащего служебное удостоверение сдаётся в отдел муниципальной службы.
Работники администрации городского округа несут ответственность за сохранность выданных удостоверений или пропусков, а в случае их утраты обязаны сообщить об этом письменно в отдел муниципальной службы.
11.7. Отделом муниципальной службы ведется реестр муниципальных служащих городского округа «Город Калининград в порядке, установленном решением окружного Совета депутатов города Калининграда.
11.8. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) производится согласно личному заявлению работника, поданному на имя работодателя не позднее, чем за две недели. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении с резолюцией руководителя соответствующего структурного подразделения администрации городского округа.
По соглашению между работником и работодателем трудовой договор, может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении, если стороны достигли соглашения о дате увольнения.
Увольнение работников по другим основаниям осуществляется в порядке и сроки, предусмотренные действующим законодательством.
Распоряжения о расторжении трудового договора с муниципальными служащими и работниками по техническому обеспечению готовятся в отделе муниципальной службы и подписываются главой администрации городского округа.
11.9. В администрации городского округа устанавливается режим рабочего времени и времени отдыха:
- начало рабочего дня в 09.00;
- перерыв с 13.00 до 14.00;
- окончание рабочего дня в 18.00.
Время начала и окончания рабочего дня может изменяться по распоряжению администрации городского округа в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Оформление отпусков, листков нетрудоспособности, документов для назначения доплаты к пенсии, пенсий. Повышение квалификации и аттестация

11.10. Ежегодные оплачиваемые отпуска муниципальным служащим и техническим работникам предоставляются в соответствии с Законом Калининградской области от 05.12.2008 № 301 «О правовом регулировании муниципальной службы в Калининградской области», а также в соответствии с перечнем должностей муниципальных служащих, имеющих право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, установленным правовым актом администрации городского округа «Город Калининград».
11.11. Отпуска без сохранения заработной платы муниципальным служащим и техническим работникам предоставляются в соответствии с действующим законодательством на основании личного заявления по согласованию с руководителями соответствующих структурных подразделений на основании распоряжения администрации.
11.12. Листки нетрудоспособности муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации городского округа сдаются в отдел муниципальной службы администрации городского округа.
11.13. Повышение квалификации муниципальных служащих планируется отделом муниципальной службы на очередной год в соответствии с действующим законодательством по предложению руководителей структурных подразделений.
11.14. Работа по подготовке резерва кадров осуществляется отделом муниципальной службы совместно с руководителями структурных подразделений в соответствии с Положением о кадровом резерве муниципальной службы и порядке проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы в администрации городского округа, утвержденным правовым актом администрации городского округа.
11.15. Аттестация муниципальных служащих на соответствие занимаемой должности проводится в соответствии с Положением «О проведении аттестации муниципальных служащих органов местного самоуправления городского округа «Город Калининград», избирательной комиссии городского округа «Город Калининград», утверждённым правовым актом представительного органа местного самоуправления.
11.16. Выплата заработной платы производится работникам администрации в безналичном порядке путем перечисления на банковскую заработную карту в установленном порядке.
При выплате заработной платы в сроки, установленные главой администрации городского округа в соответствии с действующим законодательством, каждый работник администрации городского округа получает расчетный лист о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период.
11.17. Применение дисциплинарных взысканий и поощрение работников администрации городского округа осуществляется в соответствии с действующим законодательством, условиями трудового договора и правовыми актами администрации городского округа.

12. ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ, СОГЛАШЕНИЙ КОНТРАКТОВ И ПРОТОКОЛОВ НАМЕРЕНИЙ

Общие правила

12.1. В соответствии со ст. 45 Устава города право заключения договоров, соглашений, контрактов и протоколов намерений (далее – договоры) от имени администрации городского округа с юридическими лицами, в том числе с зарубежными, по вопросам компетенции администрации городского округа   предоставляется главе администрации городского округа и передается должностным лицам администрации городского округа путем издания соответствующего распоряжения.
12.2. Структурные подразделения администрации городского округа, обладающие правами юридического лица, заключают договоры от своего имени в пределах полномочий, определенных законодательством и правовыми актами окружного Совета депутатов города Калининграда.
12.3. В договоре указываются имя, отчество, фамилия и должность уполномоченного лица, представляющего администрацию городского округа либо структурное подразделение администрации городского округа, а также правовой акт, на основании которого данное лицо заключает договор от имени юридического лица.
12.4. Договор считается заключенным и вступает в силу с момента подписания его сторонами и регистрации в установленном настоящим Регламентом порядке, если в договоре не указано иное.
12.5. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации и финансовой надежности договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производится структурным подразделением администрации городского округа, инициирующим заключение данного договора, либо в компетенцию которого входит предмет договора.
12.6. Договор должен быть завизирован следующими должностными лицами:
- руководителем соответствующего структурного подразделения;
- заместителем главы администрации, председателем комитета экономики, финансов и контроля;
- начальником правового управления;
- управляющим делами и главным бухгалтером – при заключении договоров по организационно-техническому и материальному обеспечению деятельности администрации городского округа.
12.7. Договоры, заключенные в администрациях районов города, подписываются главой администрации района. Порядок визирования указанных договоров устанавливается распоряжением администрации района.
Договоры, предусматривающие выделение средств из бюджета городского округа, подлежат обязательному визированию заместителем главы администрации, председателем комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа.
12.8. Договоры регистрируются и их подлинники хранятся в управлении организации документооборота.
12.9. Порядок заключения муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд определяется Федеральным законом от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и другими правовыми актами.
Настоящий Регламент администрации городского округа не распространяется на порядок заключения муниципальных контрактов.

Основные требования при заключении договора

12.10. Для рассмотрения проекта договора представляются следующие документы:
- подлинные экземпляры проекта договора (в количестве, равном числу договаривающихся сторон);
- заверенная копия свидетельства о регистрации, копия устава и других учредительных документов юридического лица;
- документ, подтверждающий полномочия представителя другой договаривающейся стороны;
- экономическое обоснование условий договора.
При заключении договора, затрагивающего вопросы жизнедеятельности города либо влияющего на его социально-экономическое развитие, от другой стороны могут быть затребованы и иные документы.
12.11. Структура договора должна соответствовать требованиям, установленным законодательством, и содержать следующие основные положения:
а) вводная часть:
- наименование договора,
- дата подписания договора,
- место подписания договора,
- полное наименование сторон, под которыми они зарегистрированы в Реестре государственной регистрации,
- название стороны по договору,
- полное наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего договор, а также указывается документ (его номер, дата), из которого следуют его полномочия на подпись договора;
б) предмет договора:
в) обязанности и права сторон по договору,
г) срок, место, способ выполнения своих обязательств сторонами;
д) порядок расчетов;
е) срок действия договора;
ж) ответственность сторон;
з) прочие условия договора.

Порядок внесения изменений и дополнений в заключенные договоры и порядок расторжения заключенных договоров

12.12. Любые изменения и дополнения в заключенный договор оформляются дополнительным соглашением.
12.13. Заключение дополнительного соглашения, учет и контроль за его исполнением осуществляется в порядке, предусмотренном настоящим Положением для заключения договора.
12.14. Договор может быть расторгнут по добровольному взаимному соглашению сторон, оформленному в письменном виде. При отсутствии согласия одной из сторон, договор расторгается в судебном порядке.

Учет и контроль за исполнением договорных обязательств
12.15. После заключения (подписания) и регистрации договора его копия со всеми приложениями направляется в управление экономического развития комитета экономики, финансов и контроля для постановки на учет и контроля.
12.16. Контроль за исполнением договорных обязательств осуществляет структурное подразделение администрации городского округа, выступившее инициатором заключения договора. В случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения другой стороной условий договора, данное структурное подразделение представляет соответствующую информацию в правовое управление администрации городского округа для принятия мер в соответствии с действующим законодательством.
12.17. По итогам каждого квартала в 10-дневный срок структурное подразделение, выступившее инициатором заключения договора, представляет в управление экономического развития комитета экономики, финансов и контроля отчеты о ходе выполнения договорных обязательств.
12.18. Управление экономического развития осуществляет учет и контроль договоров, заключенных в администрации городского округа. Для чего организует:
а) электронный учет всех заключенных в администрации городского округа договоров;
б) анализ выполнения договорных обязательств по структурным подразделениям согласно представленным отчетам;
в) ежеквартально докладывает главе администрации городского округа:
- о ходе выполнения заключенных договоров,
- о суммах невыполненных договорных обязательств по каждому договору,
- предложения по предупреждению нарушений.
12.19. Ежеквартально, после получения данных из структурных подразделений администрации городского округа, глава администрации городского округа проводит совещание с руководителями структурных подразделений по выполнению договорных обязательств. По результатам совещания при необходимости издается распоряжение администрации городского округа.

13. СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ РАБОТНИКОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

13.1. Направление в служебные командировки работников администрации городского округа производится в соответствии с Положением «О порядке оформления служебных командировок и возмещении расходов, связанных с ними», утвержденным решением окружного Совета депутатов города Калининграда. Командировки планируются структурными подразделениями администрации городского округа.
13.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого указывается цель выезда, оформляется отделом муниципальной службы на основании распоряжения администрации городского округа и подписывается управляющим делами администрации городского округа с проставлением печати администрации городского округа.
13.3. Письменные отчеты о результатах командировок утверждаются соответствующими заместителями главы администрации городского округа, управляющим делами.
13.4. Зарубежные командировки планируются отделом социально-экономического развития и внешнеэкономических связей управления экономического развития комитета экономики, финансов и контроля в соответствии с годовым планом международной деятельности администрации городского округа. Распоряжения о загранкомандировке готовятся и представляются на подпись главе администрации городского округа отделом социально-экономического развития и внешнеэкономических связей. Отчет о зарубежной командировке сдается в отдел социально-экономического развития и внешнеэкономических связей в соответствии с регламентом по реализации международных связей.
13.5. Руководители муниципальных учреждений и предприятий направляются в служебные командировки с разрешения главы администрации городского округа или руководителя структурного подразделения, который является работодателем.

14. ПОРЯДОК ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, А ТАКЖЕ ПРИ ПРЕКРАЩЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

14.1. При смене руководителей, а также при прекращении деятельности структурного подразделения администрации городского округа прием-передача документов, помещений, инвентаря и оборудования производится по акту приема-передачи дел комиссией, созданной в установленном порядке.
14.2. При прекращении деятельности структурного подразделения без передачи его функций другому подразделению документы передаются в МКУ «Калининградский городской архив».
При прекращении деятельности структурного подразделения с передачей его функций другому подразделению документы передаются в то структурное подразделение, которому переданы указанные функции.